Med riktig bruk av Planday kan man bruke systemet til å føre personallisten digitalt

Fra 1. januar 2014 ble det innført krav om føring av personalliste i utvalgte bransjer. Dette ble innført for å motvirke svart arbeid, og mange av våre kunder er omfattet av dette kravet. Med riktig bruk av Planday kan man bruke systemet til å føre personallisten digitalt. Her forklarer vi hvordan man går frem, og hva man skal huske på.

personallisten digitalt

Fra skatteboka til digital personalliste

Da dette ble skrevet tilbød fortsatt Skattedirektoratet en innbundet bok for føring av listen. Men for mange oppleves det tungvint å føre personallisten manuelt. Spesielt når man bruker et digitalt system til registrering av timer, medarbeiderkommunikasjon, personalopplysninger og lønnsgrunnlag. Ved en kontroll er det viktig at man har satt sitt digitale system opp til å oppfylle alle kravene som stilles. Utover at medarbeiderne må huske å stemple inn og ut, er det noen opplysninger som må være registrert.

digital personalliste

Personallistens formkrav

For at en digitalt ført liste skal godkjennes ved en kontroll må den oppfylle noen krav. Dette er krav som man kan oppfylle med å føre personallisten i Planday, men det krever at du fyller ut følgende opplysninger i systemet:

 

Ansattes navn og fødselsnummer

Personallisten må inneholde medarbeidernes navn og fødsels- eller D-nummer. Det er mulig å løse dette ved å ha et register over fødsels- og D-nummer utenfor systemet, som så er knyttet til de ansattes brukernavn. Men det er langt enklere å passe på at man har registrert riktig 11-sifret nummer direkte i systemet. Dette er ikke sensitive personopplysninger, og opplysningene er uansett bedre beskyttet i vårt system enn i skatteboka.

 

Bedriftens organisasjonsnummer

Når personallisten skrives ut skal den inneholde bedriftens organisasjonsnummer. Dette registreres enkelt i systemets innstillinger, og hvis personallisten strekker seg over flere sider, inkluderes organisasjonsnummeret på alle sider.

 

Nummererte sidetall
Personallister som skrives ut fra Planday kommer alltid med nummererte sidetall. Dette er et av kravene når listen føres i en innbundet bok, og når listene skrives ut fra systemet hjelper det på oversikten at sidene er nummerert.

 

Start- og sluttidspunkt

Start- og sluttiden registreres når medarbeiderne stempler inn eller ut gjennom stemplingsuret. Disse tidene kan ikke endres, og vil alltid være et faktisk avtrykk av når medarbeideren stemplet inn eller ut. Dette er også grunnen til at man kan bruke Planday til å føre personallisten digitalt. Den kan ikke manipuleres.

Hvis en medarbeider glemmer å stemple ut vil en leder kunne registrere tiden de var på jobb, og denne registreringen vil loggføres i systemet slik at den kan vises ved en eventuell kontroll.

Etabler gode rutiner og øv dere på en kontroll

Selv om man har kontroll på inn- og utstempling, organisasjonsnummer, fødselsnummer og medarbeidernes navn, skal man vite hva som skjer i forbindelse med en kontroll fra Skatteetaten. Ved en kontroll skal personallisten kunne skrives ut på papir omgående, uavhengig av hvem som er på jobb. Det er med andre ord ikke sikkert at det er en Planday-administrator på jobb, og derfor er det viktig at de ansatte vet nøyaktig hva de skal gjøre.

Vanligvis velger våre kunder å ha en universell innlogging til Planday som kan brukes i tilfelle kontroll. Selv om man har satt alt opp, er det viktig at man lærer medarbeiderne opp til hva de skal gjøre ved en kontroll, i tillegg til at man har sikret seg at listen kan skrives ut på papir. Dette kan virke som et utdatert krav i dagens samfunn, men det er dessverre ingen vei utenom.

Planday Feature

Ta høyde for det uforutsette

Selv om man har full kontroll på digital føring av personallisten, og alle medarbeiderne er godt kjent med hva som kreves i forbindelse med en kontroll, er det alltid en god idé å ha en skattebok tilgjengelig.

Man vet aldri når strømmen går, når internett svikter, eller når Planday har et av sine ytterst sjeldne brudd. Sånn er det bare i den digitale tidsalderen.

Ta høyde for det uforutsette

ID-krav for medarbeidere som er på jobb

Utover personallisten stilles det også krav til at det kan fremvises gyldig legitimasjon for alle medarbeidere som er på arbeidsplassen når kontrollen utføres. For å overholde kravet er det to muligheter: Man kan enten avtale at medarbeiderne viser sin egen legitimasjon på forespørsel, eller oppbevare en digital kopi av medarbeidernes legitimasjon som kan vises på forespørsel.

Hvis medarbeiderne ikke kan fremvise legitamasjon kan det utløse gebyr for bedriften. Det gjelder for eksempel hvis en medarbeider ikke har gyldig legitimasjon på seg. Derfor er det en god idé å legge en digital kopi av medarbeidernes legitimasjon på deres Planday-profil. Da kan medarbeideren alltid hente frem sin egen legitimasjon direkte i systemet.

Planday Feature

Vil du se hvordan Planday fungerer i praksis? Få en personlig presentasjon.

BE OM EN PRESENTASJON