Problemet: omstendelig manuell timeregistrering
En av de mest tidkrevende oppgavene for en leder kan være å holde styr på manuelle timelister. Du må stole på at medarbeiderne husker å føre sine egne timer, gå gjennom håndskrevne timelister, og føre alt inn i et Excel-ark. Når timene er ført inn skal det beregnes pauser, lønnstillegg og kostfradrag. Deretter skal alt summeres og sendes over til regnskapsfører. Dette tar mye tid, det er flere mulige feilkilder, og medarbeiderne mister oversikt over sine egne timer.
Løsningen: stemplingsur på telefonen
Ledere får full oversikt over de ansattes timer ved at de bruker stemplingsuret i appen, eller gjennom en nettleser. Timene summeres per dag, per uke eller per måned. Dette gir ikke bare lederne full oversikt over hvor mye hver ansatt jobber, det gjør det også enkelt å hente ut et komplett lønnsgrunnlag i slutten av måneden.
Et stemplingsur verdsatt av medarbeiderne
Som leder vet du godt at hvis ikke rutinene er enkle, så vil de ansatte slite med å følge dem. Derfor er stemplingsuret utviklet for å være enkelt å bruke for de ansatte. Ansatte kan stemple inn og ut via iOS-appen, Android-appen, fra et nettbrett eller en datamaskin. Stemplingsuret er tilgjengelig på alle enheter, men du har fortsatt kontroll på hvor man kan stemple inn og ut fra.
Stemplingsuret vet om den ansatte har en kommende vakt, og den ansatte stempler inn direkte fra appens startside. Alt er lagt til rette for at medarbeiderne skal huske å stemple både inn og ut.
Bedre kontroll over timelistene
Selv om stemplingsuret er laget med tanke på medarbeiderne, har lederne fortsatt full kontroll. Ansatte kan stemple inn fra forskjellige enheter, men det er lederne som bestemmer hvilket geografisk område man må være innenfor for å kunne bruke stemplingsuret.
Ledere kan sette opp GPS-soner for stemplingsuret, slik at medarbeiderne må være innenfor sonen for å bruke det. Stemplingsuret kan også settes opp til kun å fungere hvis man er koblet til et trådløst nett som du har godkjent. Dette sikrer at medarbeiderne faktisk er på jobb når de starter og avslutter vaktene sine. Utover dette kan man sette opp regler for hvordan stemplingsuret skal runde av start- og sluttiden til de ansatte.
Gi beskjeder i forbindelse med inn- og utstempling
Vårt stemplingsur fungerer også som et kommunikasjonsverktøy. Ledere kan sende meldinger som vises for medarbeiderne idet de stempler inn eller ut. Dette gjør det enkelt å holde alle oppdatert med den ferskeste informasjonen.
Utover det har også medarbeiderne mulighet til å legge igjen en kommentar når de bruker stemplingsuret. Dette er verdifull informasjon når timelistene skal gås gjennom og godkjennes.
Bruk timelistene til å eksportere et komplett lønnsgrunnlag
Før timelistene brukes i lønnsgrunnlaget, skal en leder gå gjennom og godkjenne alle vaktene. Det er enkelt å justere timene som blir med i lønnsgrunnlaget. Når du skal godkjenne timer, ser du timene registrert i stemplingsuret, hva som sto i vaktplanen og eventuelle kommentarer fra medarbeideren. Du korrigerer, eller godkjenner som det står. Uansett er det oversiktlig og effektivt, og i løpet av kort tid er lønnsgrunnlaget klart.
