Mange utfordringer for ledere
Det er krevende å lede en bedrift hvor flesteparten av medarbeiderne jobber til uregelmessige tider og går på timelønn. Det er store utfordringer knyttet til å lage arbeidsplaner som passer for både deg og dine ansatte. Det kan ta en liten evighet å sette opp en perfekt ukeplan, for så å få det hele ødelagt av medarbeidere som plutselig ikke kan jobbe.
For å sette opp en velfungerende plan er det mye du må ta hensyn til. Det må være samsvar mellom ressursplanleggingen og forventet arbeidsmengde. Du må også ta hensyn til medarbeidernes kompetanser, og beslutte hvilke medarbeidere som skal jobbe sammen.
Med så mye å ta hensyn til, kan jobben med arbeidsplanen okkupere store deler av dagen din. Heldigvis finnes det verktøy som kan gjøre denne jobben mer effektiv.
Ta utgangspunkt i tilgjengelige medarbeidere
Det er utfordrende å sette opp en arbeidsplan som passer både bedriftens og de ansattes behov og ønsker. Derfor er det viktig å vite når hver ansatt er tilgjengelig for å jobbe.
Med et godt digitalt verktøy holder du oversikt over hvem som er tilgjengelig på hvilke dager. Medarbeiderne legger inn hvilke dager de kan jobbe, og kan legge igjen kommentarer knyttet til sin tilgjengelighet. Når du skal sette opp vakter, ser du hvilke medarbeidere som ønsker å jobbe.
Medarbeiderne kan også søke om ferie gjennom Planday, så du kan planlegge god tid i forveien. Når du godkjenner en feriesøknad, passer systemet på at du ikke gir vakter til ansatte som har fått innvilget ferie.
Skap forutsigbarhet med arbeidsplaner for lange perioder
Mange bedrifter, som hovedsakelig har timelønnede ansatte, planlegger kun for noen dager av gangen, og få gjør informasjon om når ansatte skal jobbe tilgjengelig på nett. Dette skaper problemer både for ledere og ansatte, fordi mange må bytte vakter i siste liten, og lederne må ofte hjelpe til for å få det hele til å gå opp.
Med et godt verktøy for å lage arbeidsplanen er det mange deler av jobben som blir enklere. En av de største fordelene er at du kan lage arbeidsplaner for lengre perioder av gangen, noe som gir forutsigbarhet og større spillerom når man oppdager kollisjoner. God ressursplanlegging er veien ut av stressende siste liten-løsninger.
Hvis du har en ukentlig plan som ser ut til å passe godt uke etter uke, så er det en enkel sak å lagre denne arbeidsplanen som en mal. Da kan du gjenbruke planen så mange ganger du har bruk for, og gjøre små tilpasninger fra uke til uke.
Hold praten gående
God kommunikasjon er en nøkkelfaktor for å lykkes i en hvilken som helst virksomhet. Både ledere og ansatte trenger oversikt over hvem som jobber når, og informasjon om de siste endringene og oppdateringene knyttet til når de skal jobbe.
Et ressursplanleggingsprogram kan gjøre det lettere for ledere å kommunisere med sine medarbeidere. Med vårt system kan ledere sende meldinger eller SMS til individuelle mottakere eller til en bestemt gruppe medarbeidere. Ledere kan også sende meldinger til ansatte når de stempler seg inn eller ut gjennom appen. Alle holdes oppdatert, og alle vet akkurat hva som skjer på dagens vakt.
Ansatte kan selvfølgelig også sende meldinger til sin leder hvis de trenger det. Utover det, kan alle medarbeiderne kommunisere med hverandre, noe som er spesielt smart når det blir snakk om vaktbytter, eller for å finne noen som kan dekke en vakt. Som leder slipper du å involveres i all logistikken, og avventer bare til vaktbytter og vaktønsker trenger en siste godkjenning fra deg.
Skap gode rutiner for jobben med arbeidsplanen
Behovene til en bedrift endrer seg hele tiden, men forsøk å skape et kjent mønster i bemanningsbehovet når det er mulig. Med en arbeidsplan, som følger en forholdsvis fast rytme, vet medarbeiderne hva de kan forvente, og dette kan bidra til å øke entusiasmen og redusere stress.
I tillegg kan en regelmessig arbeidsplan bidra til å redusere fraværet, og gi medarbeiderne mulighet til å skape sterke profesjonelle relasjoner seg imellom. Kort sagt, en forutsigbar arbeidsplan gir trygghet til medarbeiderne når det kommer til forventet arbeidstid og lønn, samtidig som det gir de ansatte mulighet til å jobbe sammen om hvordan de kan prestere bedre.
