Wie Sie erfolgreich einen Dienstplan erstellen

Bevor wir loslegen, können Sie hier unsere kostenlose Vorlage für den Dienstplan erhalten:

Die folgende Aussage wird entweder Ihr Ego pushen oder Sie etwas verängstigen:

Mit der Verantwortung für die Erstellung des Dienstplans nehmen Sie eine der wichtigsten Rollen in Ihrem Unternehmen ein.

Warum?

Weil Sie damit auch den größten Einfluss auf die Mitarbeitenden haben – das Herz eines jeden Betriebs.

Ihre Fähigkeit, die Bedürfnisse und Prioritäten aller Angestellten – Familie, Hobby, (Weiter-)Bildung, zusätzliche Jobs – bei der Erstellung eines Dienstplans zu berücksichtigen, wirkt sich direkt auf die Arbeitsmoral und Produktivität des Teams aus.

Aber nur kein Druck!

Viel zu häufig sprechen wir darüber, was Mitarbeitende von ihren Vorgesetzten brauchen, um ihr Arbeits- und Privatleben bestmöglich unter einen Hut zu bringen. Dabei sollten wir uns aber auch fragen, was Vorgesetzte von ihrem Team brauchen, um die Bedürfnisse und Erwartungen aller an den Dienstplan zu erfüllen. Um Arbeitgeber, Vorgesetzte und Manager bei dieser Aufgabe zu unterstützen, haben wir diesen Leitfaden erstellt.

Im Verlauf des Leitfadens gehen wir noch genauer darauf ein, warum ein reibungsloser Prozess bei der Erstellung eines Dienstplans so wichtig ist. Außerdem teilen wir einige wertvolle Tipps und Quellen, die Ihnen dabei helfen sollen, eine (noch) bessere Bindung zur Ihrem Team aufzubauen.

Schließlich möchten Sie ja vermeiden, dass Ihre besten Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen. Natürlich ist der Dienstplan nur eine von vielen Möglichkeiten, Mitarbeiter zu motivieren und ihnen Wertschätzung zu zeigen. Nichtsdestotrotz ist er ein erster und wichtiger Schritt in die richtige Richtung.

Es gibt also eine Menge zu lernen. Also machen Sie sich einen Kaffee, lehnen Sie sich zurück und scrollen Sie durch.

Inhalt

„Niemand plant, zu versagen. Aber die meisten versagen beim Planen.“ In diesem Zitat steckt eine Menge Wahres drin. Schicht- und Personalleiter stimmen sicher zu.

Der erste entscheidende Schritt zur Erstellung eines effektiven Dienstplans: eine gute Vorlage. Falls Sie noch keine haben, sind Sie hier genau richtig. Unsere kostenlose Vorlage für Ihren Dienstplan macht es möglich, Basics wie bereits geleistete Schichten, Abwesenheiten und das gezahlte Gehalt stets im Blick zu behalten.

Es gibt jetzt also keine Entschuldigungen mehr, das Team nicht mit einem ordentlichen Dienstplan zu organisieren. Sollten Sie das Gefühl haben, eine umfassendere Lösung zu brauchen, schauen Sie sich gerne die Planday-App zur Dienstplanung an.

Ein Dienstplan definiert die Anzahl der Stunden oder Tage in einem bestimmten Zeitraum, zu denen Sie von Ihren Mitarbeitenden erwarten, dass sie… nun ja… arbeiten. Grundlegend soll die Dienstplanung also sicherstellen, dass stets die ideale Anzahl an Angestellten mit den benötigten Qualifizierungen und Erfahrungen zur entsprechenden Tages- und Wochenzeit arbeitet. Nur so läuft Ihr Betrieb reibungslos.

Abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens an einen funktionierenden Dienstplan gibt es viele verschiedene Varianten, die sich beispielsweise auf verschiedene Saisons, Branchen, Teamgrößen und Geschäftszeiten fokussieren. Ist Ihr Unternehmen beispielsweise mehr als zehn Stunden täglich in Betrieb (oder sogar rund um die Uhr geöffnet), gehören neben (oder statt) Vollzeit- oder Festangestellten auch Schichtarbeiter zur Planung.

Vor allem bei der Ausschreibung offener Stellen muss für Interessenten deutlich werden, welche Arbeitszeiten für die jeweilige Position vorgesehen sind. Im Laufe des Bewerbungsverfahrens sollte mit Bewerbern nochmals abgeklärt werden, ob diese Zeiten sich mit den Lebensumständen und eigenen Vorstellungen von einem guten Job vereinbaren lassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Erwartungen auf beiden Seiten klar sind und die Zusammenarbeit längerfristig funktioniert.

Für einen Überblick über die verschiedenen Arbeitszeitmodelle scrollen Sie einfach weiter nach unten.

Während ein Arbeitstag nur eine begrenzte Anzahl von Stunden hat, scheint die Zahl der Aufgaben schier unendlich zu sein.

Ohne Zweifel kann die Erstellung eines Dienstplans dabei ein ziemlich zeitaufwendiges To Do sein.

Tatsächlich sehen Kunden von Planday die Dienstplanung häufig als eine der herausforderndsten und wichtigsten Aufgaben in ihrem Alltag. Vor allem unter der Berücksichtigung vieler flexibler Faktoren wie Krankheitsausfälle oder Jahresurlaube wird deutlich, dass die Dienstplanung ein ständiger Balanceakt ist.

Auf einer Bewertungsplattform schrieb ein Manager:

„Ich verbringe jede Woche mehrere Stunden sowohl während als auch außerhalb der Arbeitszeit mit den Dienstplänen. Immer wieder muss ich sie in Excel bearbeiten und anpassen, um sicherzustellen, dass jede Schicht besetzt ist.“

Folgende Aussage zieht sich wie ein roter Faden durch unsere Gespräche mit Managern, in deren Verantwortungsbereich die Dienstplanung liegt:

Viele Manager und Verantwortliche wissen überhaupt nicht (oder haben sogar Angst zu überprüfen), wie viel Zeit sie in die Erstellung des Dienstplans investieren.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn Sie auch nicht genau wissen, wie viel Zeit Sie die Dienstplanerstellung kostet, immerhin aber klar sagen können, dass es ein ziemlicher Aufwand ist, empfehlen wir Ihnen, beim nächsten Mal dieses kleine Experiment durchzuführen:

Denn warum nicht etwas Zeit gewinnen, die Sie dann für andere, ebenso wichtige Bereiche Ihres Unternehmens (beispielsweise das Recruitment, Einarbeitung oder Weiterbildung) nutzen können?

Wenn Sie daran interessiert sind, 80% der Zeit für die Dienstplanerstellung zurückgewinnen, sollten wir miteinander sprechen – denn das Dienstplanungsprogramm von Planday verfügt über zahlreiche Funktionen, mit denen Sie wertvolle Zeit fürs Wesentliche gewinnen können.

Da die Dienstplanung auch von den Arbeitszeitmodellen in Ihrem Betrieb abhängt, werfen wir hier einen kurzen Blick auf die geläufigsten.

Aufgrund der individuellen Strukturen, Bedürfnisse und Anforderungen eines jeden Unternehmens gibt es nicht DAS eine Arbeitszeitmodell, das für alle funktioniert.

Vor allem die Betriebs- bzw. Geschäftszeiten sind ein relevanter Faktor. Während Schichtdienste für Unternehmen mit einem 24-Stunden-Betrieb notwendig sind, folgen Bürojobs meist den regulären Geschäftszeiten und haben daher Teil- oder Vollzeitmodelle. Auch die Größe eines Unternehmens hat einen großen Einfluss auf die Arbeitsstrukturen.

Haben Sie bereits nach Beispielen für Arbeitszeitmodelle gesucht, waren Sie eventuell etwas überfordert. Um Ihnen den Überblick zu erleichtern, finden Sie hier Beispiele, die Ihnen hoffentlich weiterhelfen:

Vollzeitbeschäftigte arbeiten normalerweise 30 bis 40 Stunden pro Woche – abhängig davon, wie das jeweilige Unternehmen eine Vollzeitbeschäftigung definiert. Eine übliche Arbeitswoche in Vollzeit geht von Montag bis Freitag, jeweils von 9 bis 17 Uhr.

Stellen mit weniger als 30 Arbeitsstunden pro Woche werden normalerweise als Teilzeitstellen eingestuft. Ein Beispiel für so eine Teilzeit-Stelle ist z.B. die Arbeit von Montag bis Donnerstag, jeweils von 8 bis 12 Uhr.

In diesem Modell werden Arbeitsbeginn und -ende für die wöchentlich festgelegte Arbeitszeit vorgeschrieben und bleiben meist durchweg gleich. Andere Modelle, die auch in diese Kategorie gehören, sind:

Weniger starr als bei festen Arbeitszeiten legen Arbeitnehmer und -geber hier flexibel fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten gearbeitet wird.

Als Rahmen fungieren dabei die zu leistende Stundenanzahl oder eine bestimmte Tageszeit, zu der die Mitarbeiter anwesend sein müssen. Beispielsweise kann gelten, dass Mitarbeiter zwischen 11 und 15 Uhr am Arbeitsplatz sein müssen. Außerhalb dieses Rahmens erfolgt die Arbeitszeiteinteilung aber flexibel.

In diesem Modell wird ein Arbeitstag in zwei Schichten aufgeteilt.

Während ein Vollzeitbeschäftigter meist eine Stunde Mittagspause hat, sind es bei Angestellten mit versetzter Arbeitszeit oft mindestens zwei Stunden. Versetzte Arbeitszeiten kommen beispielsweise im Gastgewerbe oder in Call-Centern häufig vor.

Bei einigen Arbeitnehmern ist dieses Modell jedoch unbeliebt, weil sie zwischen den zwei Schichten nicht genügend Zeit haben, um nach Hause zu fahren. Sie verbringen also stattdessen Zeit auf der Arbeit, ohne Stunden abzuleisten. Für Mitarbeiter hingegen, die in der Nähe ihres Arbeitsplatzes wohnen, kann dieses Modell eine gute Option sein.

Die Dienstplanung wird von vielen Unternehmen als schleppender und ineffizienter Prozess empfunden.

Dabei profitieren vor allem schichtbasierte – aber auch alle anderen – Unternehmen enorm von einer Planung, die an den individuellen Bedürfnissen und Strukturen des Betriebs ausgerichtet ist. Denn aus ihr ergeben sich als Konsequenz ein geringerer Zeitaufwand, eine verbesserte Arbeitsmoral, weitaus weniger frustrierte Mitarbeitende und als Folge eine sinkende Fluktuation. Etliche Gründe also, warum ein gut durchdachter Dienstplan so notwendig ist.

Nichtsdestotrotz haben viele Manager, Schichtleiter und Geschäftsführer noch Schwierigkeiten bei der richtigen (und effizienten) Erstellung einer Personalplanung sowie der entsprechenden Umsetzung. Wenn Sie sich angesprochen fühlen, folgen hier Tipps und Tricks, um Probleme zu vermeiden:

Nehmen wir an, Sie erstellen den Plan in Excel und versenden ihn per Email an Ihre Mitarbeiter. Plötzlich fällt Ihnen ein Fehler auf und Sie bemerken, dass Sie den Kollegen eingeplant haben, der für die nächsten Wochen an einem weit entfernten Strand in der Sonne liegt. Also schicken Sie erneut den angepassten Plan raus, bevor einer Ihrer Mitarbeitenden sich krank meldet.

Also wird der Plan nochmals angepasst. Und schon sind mehrere Versionen im Umlauf. Plötzlich werden nicht nur Posteingänge geflutet, sondern Angestellte sind auch verwirrt, weil sie versehentlich die falsche Version öffnen.

Natürlich kann man für einen solchen Fall Dateinamen etablieren, die klarmachen, welche denn nun die aktuellste Version ist. Trotzdem – Sie wissen es vermutlich aus Erfahrung – wird es immer wieder zu Fehlern und Missverständnissen kommen.

Google Tabellen könnten hier eventuell die bessere Wahl sein. Allerdings sind hier wiederum die Zusatzfunktionen begrenzt (mehr dazu später).

Je früher Sie den fertigen Dienstplan an Ihr Team schicken, desto besser.

Wir würden Ihnen zu etwa zwei Wochen Vorlaufzeit raten, damit Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig Bescheid wissen und ihre private Freizeit planen können.

Um den Plan schnellstmöglich für alle einsehbar zu machen, empfehlen wir cloudbasierte Apps wie Planday. So müssen Mitarbeitende Sie nicht anrufen oder vor Ort sein, um einen gedruckten oder auf dem lokalen Server abgelegten Dienstplan einsehen zu können. Stattdessen kann Ihr Team ganz einfach jederzeit und von überall aus auf den Plan zugreifen.

Natürlich kommt es immer mal wieder zu kleinen Anpassungen (wobei eine App für die Schichtplanung sehr hilfreich sein kann, da Sie damit ganz einfach Änderungen vornehmen und Teammitglieder sofort darüber informieren können). Allerdings sollten Sie die Dienstplanung nie zu lange aufschieben, um Eventualitäten abzuwarten. Dies wird bei Mitarbeitenden über kurz oder lang zu Frustrationen und schlimmstenfalls sogar zu Kündigungen führen. Und wie wir bereits wissen: Kaum etwas ist fataler für Unternehmen als der Verlust von guten Mitarbeitern.

Ein weiterer Vorteil der frühen Planung für Sie: Angestellte haben genügend Zeit, einen Schichtwechsel zu beantragen. So sinkt das Risiko, dass Sie in letzter Minute Ersatz für eine Schicht finden müssen.

Das klingt jetzt vielleicht unintuitiv für Sie, aber: Einen Dienstplan erstellt man am besten, indem man sich erstmal ein bisschen zurücklehnt.

Im Ernst: Ermutigen Sie Ihr Team, Einfluss auf die Verteilung der Arbeitszeiten und Schichten zu nehmen. Plandays Online-Dienstplanung lässt Mitarbeitende beispielsweise angeben, welche Schichten sie gerne übernehmen wollen. So haben Sie direkt eine erste Grundlage für die Planung.

Mit unserem Tool können Mitarbeitende außerdem Schichten selbstständig untereinander tauschen. Sie müssen sich also nicht mehr um jede Änderung selbst kümmern und den Plan daraufhin anpassen, sondern nur Ihre Genehmigung geben – so sparen Sie jede Menge Zeit.

Wichtig ist hierbei, dass Angestellte nur mit Kollegen tauschen, die auch die benötigten Qualifikationen haben. Dafür sollte das genutzte Tool in der Lage sein, einen Schichttausch auf Basis übereinstimmender Fähigkeiten der Mitarbeitenden möglich zu machen. In jedem Fall sollte das Tool die vorgenommenen Änderungen auch an alle Nutzer melden.

Überraschen Sie Ihre Mitarbeiter immer wieder mit komplett abweichenden Dienstplänen, wird es für sie schwierig, Konstanz und Planbarkeit in ihr Privatleben zu bringen.

Damit sind natürlich nicht die gelegentlich notwendigen Änderungen gemeint. Studien haben allerdings gezeigt, dass sich ständig ändernde Dienstpläne negativ auf die Gesundheit und das Stressempfinden von Arbeitnehmern auswirken können.

Grundsätzlich empfehlen wir, Dienstpläne so konsistent wie möglich zu halten. Gibt es jedoch Dienste oder Schichten, die allgemein besonders beliebt oder unbeliebt sind, achten Sie darauf, diese fair zu verteilen. So vermeiden Sie, dass Mitarbeitende sich bevorzugt oder benachteiligt fühlen.

Ganz wichtig: Haben Sie bei der Planung immer die Wünsche Ihres Teams im Hinterkopf und schauen Sie, welche sich umsetzen lassen. Achten Sie darauf, nicht permanent nur einen Mitarbeitenden zu berücksichtigen oder vor den Kopf zu stoßen. So vermeiden Sie Frustration.

Hier werden wir mal ganz schonungslos sein. Mit einigen dieser Varianten wird eine effiziente Planung quasi unmöglich sein, und zu einer Menge an Frustration führen, da diese Tools einfach nicht für die Schichtplanung konzipiert wurden. Das macht es extrem schwierig, einen wirklich funktionierenden Teamplan zu erstellen.

Aber lassen Sie uns der Vollständigkeit halber einmal die gängigsten Lösungen durchgehen:

Vorteile

Nachteile

Vorteile

Nachteile

Achtung: Sollten Sie Google Tabellen zum Erstellen Ihres Dienstplans verwenden, überprüfen Sie die Berechtigungen, bevor Sie den Link zur Freigabe an Ihr Team senden. Gehen Sie sicher, dass Ihr Team das Dokument zwar „ansehen“, aber nicht „bearbeiten“ kann, um falsche Änderungen und damit einhergehende Verwirrung zu vermeiden.

Vorteile

Nachteile

Nur damit Sie Bescheid wissen: Neben den oben genannten Lösungen gibt es weitere Apps, die speziell für Einzelpersonen bzw. Freiberufler entwickelt wurden. Zwei dieser Apps sind Office Time und SchedulePlanner. Da diese Apps nicht für größere Teams oder Unternehmen mit Schichtsystem und daher komplexeren Anforderungen konzipiert sind, sind wir auf diese hier nicht näher eingegangen.

Häufig verwenden Betriebe Excel oder Google Tabellen statt Tools, die speziell für die Dienst- und Schichtplanung gemacht sind. Denn immerhin sind diese bereits bekannt und „kostenlos“ (zumindest ist zunächst kein zusätzliches Budget nötig). Doch die Sache ist die:

Tabellen funktionieren einfach nicht für eine effiziente Dienstplanung. Excel eignet sich hervorragend für Kalkulationen und die Visualisierung von Daten – keine Frage. Nutzen Sie das Programm allerdings für die Erstellung von Dienstplänen, kostet Sie das einiges an Effizienz und Motivation Ihres Teams.

Insbesondere für Unternehmen mit Schichtsystem ist das Planen mit Tabellen extrem zeitaufwendig, unzuverlässig und ineffizient.

Viele von Ihnen wissen dies wahrscheinlich bereits – vor allem, wenn Sie selbst die Planung schon mit Tabellen durchgeführt haben. Falls Sie allerdings noch nicht ganz verstehen, warum Tabellen so hinderlich sind, erklären wir es gerne:

Das erfolgreiche Verwalten von Dienstplänen braucht mehr als eine bloße Tabelle.

Programme wie Excel bieten einfach nicht die wichtigsten Funktionen, um die zeitaufwendigen und mühsamen Aspekte der Dienstplanung zu vereinfachen oder gar zu automatisieren. Es gibt beispielsweise keine Möglichkeit für Mitarbeitende, Ihre Verfügbarkeiten für den zu planenden Zeitraum anzugeben. Dies muss persönlich, per Mail, Telefon oder Nachricht kommuniziert und manuell notiert werden.

Sie können Ihre Mitarbeitenden auch nicht automatisch nach Kategorien wie Qualifikationen oder Anwesenheit (bzw. Abwesenheit aufgrund von Urlaub) einplanen. Solche Aspekte müssen immer noch separat gecheckt werden. Diverse Planungsdetails finden also auf unterschiedlichsten Kanälen (Tabellen, Mail, persönlicher Kontakt, Nachrichten, Notizen) statt. Dies führt allzu leicht dazu, dass wichtige Infos übersehen werden und sich Fehler einschleichen.

Eine App für die Dienstplanung hingegen vereint alle Daten und jede Kommunikation rund um die Dienstplanung an einem Ort. Das Scrollen durch ellenlange E-Mail-Verläufe oder (noch schlimmer) der Versuch, sich zu erinnern, was zwischen Tür und Angel besprochen wurde, gehören der Vergangenheit an.

Dienstpläne lassen sich in Tabellen nur schwer erstellen und verwalten.

Selbst wenn Sie eine Vorlage verwenden, die zunächst einmal vielversprechend scheint, werden Sie viel Zeit damit verbringen, diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen, zu formatieren und zu aktualisieren, sobald es Änderungen gibt.

Tools hingegen, die speziell für die Dienstplanung entwickelt wurden, nehmen Ihnen genau diese Mühe ab.

Tabellen sind nicht in der Lage, ein „Big Picture“ darzustellen.

Ohne eine Plattform, die alle Daten zu Ihrer Dienstplanung in einer Übersicht bietet, wird es schwer zu beurteilen, wie effizient Sie und Ihr Unternehmen aktuell arbeiten.

Mit einem Dienstplanungsprogramm wie Planday automatisieren Sie nicht nur Ihre Personaleinsatzplanung und optimieren sich wiederholende Verwaltungsaufgaben. Sie können auch feststellen, ob Sie überbesetzt sind. Vergleichen Sie dafür ganz einfach Ihre Lohnkosten mit den Einnahmen. Auf dieser Basis wird es Ihnen leichter fallen, nur so viele Mitarbeitende wie nötig einzuplanen.

Sollten Sie das Gefühl haben, Ihren Arbeitstag nicht optimal zu nutzen, haben wir gute Neuigkeiten für Sie: Ihre Produktivität zu erhöhen, ist nicht schwer! Sie müssen sich nur einmal gezielt damit auseinandersetzen, wofür genau Sie Ihre Zeit aufwenden. Finden Sie heraus, was Kunden von Planday tun, um ihre Arbeitszeit effektiver zu nutzen:

Erfahren Sie hier mehr.

Wenn Unternehmen und ihre Prozesse fehlerhaft organisiert sind, ziehen sich die Konsequenzen bis in alle Bereiche des Tagesgeschäfts.

Um solche negativen Kettenreaktionen zu vermeiden und Ihr Team zum Erfolg zu führen, sollte die Planung also nach bestem Wissen und Gewissen optimiert werden. Hier sind einige der häufigsten Gründe, warum Unternehmen auf ein Dienstplanungstool wie Planday umsteigen:

Die richtige Planung ist essentiell: Damit Ihr Team perfekt organisiert ist, sollten in erster Linie Sie selbst gut organisiert sein.

Before you start working on your schedule, you’ll need to do the following: