5 gode råd: Sådan bliver tidsregistrering nemmere for ledere
Som leder ved du sikkert alt, om hvor lang tid det kan tage at regne alle dine ansattes timer sammen, trække pauser fra, og huske fridage, som også skal tastes ind i tidsregistreringssystemet. For ikke at tale om at taste det hele ind i økonomisystemet og tjekke, at alt er korrekt. Fejlmarginen kan være stor, især når det skal gå hurtigt.
Hvis virksomheden stadig bruger håndskrevne timesedler til tidsregistrering, bliver den endnu større - det er ikke altid nemt at tyde andres kragetæer. Her kommer 5 gode råd til, hvordan du kan gøre tidsregistrering nemmere for dig selv eller dine mellemledere at håndtere timer og løn.
1. Gør det så bekvemt som muligt
For lederen kan det kræve rigtig meget tid at administrere timerne, medmindre der er et godt tidsregistreringssystem. Du mister hurtigt motivationen, hvis du sidder med et langsomt og besværligt tidsregistreringssystem, som gør processen længere end højst nødvendigt.
I mange virksomheder er det stadig almindeligt at bruge papirtimesedler og Excel til tidsregistrering, og det kan kræve rigtig meget ekstra tid - tid som man kan spare med det rette tidsregistreringssystem. Vælg et tidsregistreringssystem, som automatisk giver dig overblik over medarbejderne, opgaverne og afdelingerne med det samme. Vælger du et digitalt system, kan du endda automatisere de fleste delprocesser.
2. Strømlin processen i alle afdelinger
Det er vigtigt at skabe ens processer i alle afdelinger, da det sparer rigtig meget tid, og i sidste ende mange penge. Når alle afdelinger har ens proceshåndtering, er det nemmere at få overblik over tidsregistreringen, og du får mulighed for at vurdere, om den ene afdeling kan lære noget af den anden.
Ved at implementere det samme tidsregistreringssystem i hele forretningen, gør du arbejdsdagen nemmere for både dig og dine ansatte. Et digitalt tidsregistreringssystem kan også give dig indsigt i, om der kan spares tid på nogle opgaver. Sammenlign eventuelt de forskellige afdelinger eller uger, og se på, om der er et mønster i, hvornår personalet bruger længere tid på nogle bestemte opgaver.
3. Integrer dit tidsregistreringssystem med dit lønprogram
En af de få opgaver som stjæler mere tid end at tidsregistrere, er at regne alles timer sammen og udregne løn hver uge eller måned. Det kan tage flere timer hver gang. Med et tidsregistreringssystem, som integrerer med dit økonomisystem, kan du lynhurtigt overføre personalets tidsregistrering fra tidsregistreringssystemet til dit lønsystem.
Du får en fejlmargin på nul og får overblik over lønprocenten. Derudover sparer du op til 75% af den tid, du normalt ville bruge på at lave løn. Det bliver også hurtigere at medregne feriedage mere præcist.
4. Automatiser tidsregistrering
Med et tidsregistreringssystem, som inkludere et digitalt stempelur eller lignende, kan du automatisere meget af tidsregistreringen og den efterfølgende proces. Du sparer dig selv og dine ansatte for en masse besvær, ved at have automatisk tidsregistrering. Du slipper for papirsedler, som du skal indsamle fra alle og aflæse.
Og dit personale slipper for at huske at udfylde dem efter hver vagt. Det hele foregår digitalt, med ganske få klik. Integrere tidsregistreringssystemet med dit lønprogram, sparer du også tid på at lave løn, og dine ansattes tidsregistrering bliver helt præcis, så du ikke betaler for timer, hvor dit personale ikke arbejder.
5. Undgå overspringshandlinger
Overspringshandlinger er skyld i rigtig meget spild af tid på arbejdet, men hvorfor overspringshandler vi? De hyppigste grunde er, at man mangler noget information som er vigtig i forhold til at løse opgaven. Det gælder også tidsregistrering og håndtering af de registrerede timer.
Hvis du mangler tidsregistrering fra nogle af de ansatte, eller kun har nogle af timerne, kan det være svært at finde motivationen for at gå i gang, fordi du ved, at du enten skal i gang med en besværlig process, hvor du skal have fat i alle, og få dem til at tjekke deres tidsregistrering, og vende tilbage til dig, og højst sandsynlig kan du ikke gøre det hele færdigt på en gang.
Brug et tidsregistreringssystem, der gør det nemt for alle – både timeansatte og ledere. Det første skridt til at gøre det nemmere for dig, som leder at håndtere dit personales tidsregistrering, er at sørge for, at dit personale tidsregistrerer til tiden. Det skal være nemt at tidsregistrere sine timer – ellers bliver personalet hurtigt trætte af det. Kan det klares med enkelt klik, går det betydeligt hurtigere end hvis det foregår på håndskrevne papirsedler.
På den måde har du det hele samlet i ét tidsregistreringssystem fra starten, bliver opgaven straks mere motiverende og overskuelig at give sig i kast med.
