Der Planday Blog sprach mit Hendrik Olschweski, Geschäftsführer des StrandPauli in Hamburg. Hendrik erklärt, wie er Planday als Plattform für Dienstplanung, Zeiterfassung, Kommunikation und Controlling nutzt und wie die Integration mit bestehenden Systemen ihm hilft, seinen Arbeitsalltag zu meistern.
Obwohl StrandPauli von Anfang an eine Dienstplanungssoftware nutzte, wurde mit dem Ausbau des Betriebs klar, dass eine integrierte Lösung gebraucht wird, die über die Personalplanung hinaus auch das Controlling und die Kostenkontrolle unterstützt.
„Ich wollte eine Möglichkeit zur Kalkulation und zur Berechnung. Und das kann Planday meiner Meinung nach am besten, die Lohnkostenberechnung, auch mit Nebenkosten und Feiertagszuschlägen“, erklärt Hendrik dem Planday Blog. Die Umstellung auf das neue System verlief problemlos. Hendrik bezeichnet die Einarbeitung mit Planday’s Onboarding Team als „intensiv, aber hat sehr gut funktioniert.“ Heute arbeiten alle 20 Festangestellten und alle 120-150 im Saisonbetrieb arbeitenden, mit Planday, und die Resonanz der Mitarbeitenden auf das neue System war sehr positiv.
„Also, was am besten gelungen ist, finde ich, ist die Stempeluhr. Das war früher ein ewiges Hin- und Hergeändere, und jetzt sehe ich Arbeitszeiten direkt und kann sie auch anpassen,“ sagt Hendrik. Während zuvor Zeiterfassung und Dienstplanung im StrandPauli separat über verschiedene Systeme lief und vor der Gehaltsabrechnung zeitaufwendig die geplanten Stunden mit den tatsächlichen verglichen werden mussten, ist dies nun direkt in Planday verbunden.
Die Implementierung von Planday hat dadurch viele Abläufe vereinfacht, und durch die einfache Integration mit bestehenden Systemen sind nun Lohnabrechnung, Urlaubs- und Personalverwaltung des StrandPauli miteinander verknüpft. „Hier habe ich jetzt alles in einem Tool, und das ist für mich das Beste. Und das finde ich eins der besten Features, die Verknüpfung zwischen Dienstplanung und tatsächlicher Zeiterfassung und dann der Gehaltsabrechnung.“
Erhöhte Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit
Darüber hinaus ist aber auch die Transparenz im StrandPauli-Team durch Planday verbessert worden. Laut Hendrik wird dies von den Mitarbeitenden sehr geschätzt. „Jetzt hat jeder immer direkt in der App den Überblick, wann er wie oft da war, ob das stimmt, er kann das abgleichen mit der Lohnabrechnung – es ist also viel transparenter für die Mitarbeiter“, erklärt Hendrik.
„Das erleichtert uns vieles, weil früher jeder gefragt hat, wo er steht, und sie jetzt transparenter ihre Stunden direkt sehen können. Die Mitarbeiter sind sehr zufrieden damit.“ Neben dem Verfolgen von Arbeitszeiten nutzt StrandPauli die App auch zur Teamkommunikation. So können ganz einfach Nachrichten an einzelne oder mehrere Mitarbeiter verschickt werden und Hendrik kann sicherstellen, dass alle wichtigen Benachrichtigungen auch bei den richtigen
Leuten ankommen:
„Das finde ich auch eine richtig gute Funktion, dass ich den Leuten, die heute eine Schicht haben, direkt eine Nachricht hinterlassen kann, die sie dann sofort sehen, wenn sie sich einstempeln“, erklärt Hendrik.
So ist das Team vom StrandPauli immer auf dem gleichen Stand, kann unkompliziert kommunizieren
und sich im Bruchteil einer Sekunde auf dem Laufenden halten.
Vor allem die Berichtsfunktion von Planday hilft dabei, anfallende Lohnkosten zu verfolgen und
den finanziellen Überblick zu behalten. „Die Auswertung hilft natürlich auf der Geschäftsleitungsebene, wo man Entscheidungen treffen muss, ob etwas sinnvoll ist, extrem“, erklärt Hendrik.
So hilft Planday dabei, den Betrieb zu steuern, und Personal zielgerecht einzuplanen: durch die Lohnkosten-Analyse können wichtige Geschäftseinblicke zur Optimierung des Betriebs gewonnen werden.
So können beispielsweise umsatzschwache Tage oder Zeiten identifiziert werden, und die Personalplanung entsprechend angepasst werden. Mit Planday hat Hendrik die volle Kontrolle über die Kosten und kann wichtige Entscheidungen auf Grundlage von Daten treffen. „Die Funktion, den Umsatz und die Personalkosten zu tracken, und den Lohnkostenprozentsatz zu verfolgen, dass alleine als Steuerungsfunktion ist eine der wichtigsten Funktionen
für uns.“
Liebes Team von StrandPauli, wir freuen uns, euch an Bord zu haben. Vielen Dank für das Vertrauen und weiterhin viel Erfolg mit eurem einzigartigen Betrieb!
