Die einfache Digitalisierung mit Planday
Roxy Burger:
Im Herzen von Bayreuth kreiert Roxy Burger nun schon seit 1997 seine heiß begehrten Frikadellenbrötchen in verschiedensten Variationen stets getoppt mit der extra Portion Leidenschaft.
Stephan Müller-Kaufmann
Betriebsleiter
Roxy Burger
“Wir brennen für Bürger und Alles, was sie noch besser macht – diese Leidenschaft wirst du schmecken!”
Demnach ist die Mission der Mitarbeiter bei Roxy Burger, den Gästen jeden Tag aufs Neue das besondere Bayreuther Burgerlebnis zu bieten. Der Planday Blog hat mit Betriebsleiter Stephan Müller-Kaufmann gesprochen um herauszufinden inwiefern Planday dabei Unterstützung bietet.
Stephan ist seit 11 Jahren bei Roxy Burger für das Schreiben der Getränkekarte und Speisekarte sowie die Personalplanung und Lohnabrechnung des Restaurants zuständig. Schon lange setzt Roxy Burger auf intuitive digitale Tools, um sich den Alltagsbetrieb ein Stück leichter zu machen. Um dies auf die Personal- und Lohnadministration auszuweiten, nutzt Stephan seit einigen Jahren Planday. Mit der All-in one App und Desktop Plattform verwaltet Stephan die 50 Beschäftigten ganz einfach Online, wobei ihm vor allem die Erstellung der digitalen Dienstpläne viel Zeit und Mühe erspart.
Von alten Exceltabelle zur modernen Online-Personalverwaltungssoftware
Bis zur Einführung von Planday vor vier Jahren nutzte Roxy Burger, wie viele andere Gastronomiebetriebe auch, Exceltabellen für die Personalsatzeinplanung.
“Wir haben damals alles händisch gemacht und das war uns einfach zu viel Arbeit. Jeden Tag und am Ende des Monats alles in eine Excel-Datei, zu übertragen kostet viel Zeit und Mühe. Wir wollten also die Personalverwaltung und die Zeiterfassung digital machen,” erklärt Stephan.
„Bei Roxy Burger sind mein Geschäftspartner Basti und ich die digitalen Menschen. Da wir alle sehr jung sind, möchten wir alles sehr schnell steuern und auslesen können“.
Obwohl die digitale Umstellung gerade in deutschen Unternehmen nicht immer naheliegend und einfach in der Umsetzung ist, scheint Stephan sehr zufrieden mit der Reaktion den Mitarbeiter:
„Die sind es mittlerweile gewohnt, dass wir sehr viel digitalisiert haben. Für die älteren Mitarbeiter, die seit 12 bis13 Jahren bei uns sind, ist es jedoch eine kleine Umstellung gewesen. Aber die lieben jetzt Planday auch, weil sie Zeit mit ihrer gesparten Zeit etwas bessere anfangen können“ sagt Stephan.
Drastische Reduzierung der Administrationszeit: Von 16 Stunden bis 30 Minuten
Bei Roxy Burger nutzt jeder Mitarbeiter Planday, da alles über ein zentrales Tool erledigt wird. Das funktioniert perfekt sowohl für Manager als auch deren Personal.
„Wir benutzen alle Planday-Funktionen. Was natürlich schön ist für unser Hauptbüro, da die Überstunden und Urlaubstage angezeigt werden. Das lässt mich einfach alles nachschauen“, erklärt Stephan.
„Früher haben wir die Lohnabrechnungen eingetütet, Briefmarke draufgeklebt und den Brief verschickt. Oder die Mitarbeiter kamen ins Büro, um ihre Lohnabrechnungen abzuholen. Es ist Wahnsinn, wie viel Zeit du dir bei der Verwaltungsarbeit mit Planday sparst.“
Früher ist Stephan in E-Mails seiner Mitarbeiter:innen versunken, wenn es darum ging die Dienstpläne festzulegen. Heute erfolgt die Planung ganz einfach über die Planday-App.
“Planday ist für uns das Tool, dass uns einfach viel mehr Zeit für alle anderen Aufgaben gibt. Es erleichtert uns die Erstellung eines Dienstplans sehr. Früher brauchten wir 6 Stunden einen Dienstplan für zwei Wochen zu schreiben. Jetzt brauchen wir eine Stunde oder sogar nur 30 Minuten,” erklärt Stephan.
Einen schnellen Überblick über verfügbare und abwesende Mitarbeiter ist nur ein Beispiel der zahlreichen Vorteile des Systems.
“Du hast auch keine Differenzen mehr zwischen deinen Schichten. Du drückst auf einen Knopf und hast den Stundenzettel für deinen Monat fertig”.
Genaue Zahlen mit Planday und Lightspeed
Das Datentransparenz und Überblick für Roxy Burger wichtig sind, ist offensichtlich. Deswegen war die Entscheidung naheliegend Planday bei Lightspeed zu integrieren.
„Wir haben erst 2015 mit Lightspeed angefangen. Vorher waren wir richtige old schooler was das anging. Diese Zettel-Wirtschaft wollten wir einfach nicht mehr. Deswegen haben wir nach einer Integration gesucht, die es uns erlaubt alles miteinander zu verbinden und alles ziemlich schnell auslesen zu können“, erklärt Stephan.
„Ich finde die Planday x Lightspeed Integration super, weil ich sofort am nächsten Tag reagieren, und Änderungen meiner Stunden und Dienstpläne vornehmen kann. Es ist super, wenn du deine Zahlen am nächsten Tag hast“.
Das bedeutet im Umkehrschluss auch mehr schwarze Zahlen, da die Möglichkeit besteht, die Mitarbeiter viel effektiver einzusetzen und dementsprechend die Personalkosten zu planen.
Du bekommst deine Zahlen sofort und kannst entsprechend deinen Dienstplan schreiben. Mit dieser Kontrolle kommst du viel schneller zum Ergebnis und vermeidest die ewige Zettelwirtschaft. Du hast einfach ein Programm und bekommst nach ein paar Klicks den Überblick über deine Zahlen,“ erklärt Stephan.
„Früher hatte es 3-4 Stunden gedauert, unsere Lohnabrechnungen zu machen. Heute brauchen wir nur zwei Minuten in unseren Lohnabrechnungen und Stundenzettel auszudrucken“, „Da wir mit Planday und dessen Onlinesoftwaresystem digital aufgestellt sind, kannst du auch dem Finanzamt den Wind aus den Segeln nehmen. Bei Anfragen sind die Daten einfach immer schnell verfügbar“.
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Falls Sie weitere Beratung benötigen, helfen Ihnen unsere Mitarbeiter:innen in einem persönlichen Beratungsgespräch gerne weiter.
