Få ut mer av Planday: 10 prompter att testa i Claude och ChatGPT

Du har kopplat Planday till Claude eller ChatGPT. Vad nu?

Se det här som ditt fuskblad för första veckan. Tio riktiga prompter, byggda kring de schemaläggningssituationer ditt team stöter på varje vecka – från en snabb koll av schemat till att lösa vikarie vid en sjukanmälan i sista minuten. AI:n läser dina live-data i Planday, ger rekommendationer och väntar på ditt klartecken innan något ändras.

Inte konfigurerad än? https://help.planday.com/en/articles/776982-connect-planday-to-claude

Innan du börjar: en sak värd att veta

Ju mer specifik du är, desto bättre blir svaret.

"Vem kan jobba på lördag?" ger dig en lista. "Vem kan täcka ett pass 9–17 på lördag i köket, med hänsyn till kontrakterade timmar?" ger dig en rangordnad rekommendation. Samma fråga, ett mycket mer användbart svar.

Börja enkelt och bygg vidare därifrån.

Nivå 1 – Verifiera först (prompt 1–3)

Innan du använder det till något kritiskt, ta fem minuter och skapa förtroende för det du ser. Fråga om något du redan vet svaret på och se att datan kommer tillbaka korrekt. När den gör det är du redo.

1. Få en överblick över veckan

"Visa mig det publicerade schemat för den här veckan."

Det här får du: en fullständig sammanfattning av vem som jobbar när och var under veckan.

2. Kolla en specifik medarbetares schema

"Vilka pass jobbar [namn] den här veckan?"

Det här får du: medarbetarens hela schema för veckan, inklusive eventuella luckor. Praktiskt när en i teamet överraskar dig med en fråga och du vill ha ett snabbt svar.

3. Kolla ett ledighetssaldo

"Hur många semesterdagar har [namn] kvar?"

Det här får du: det aktuella saldot, hämtat direkt från Planday.

Nivå 2 – Utforska (prompt 4–7)

När du har sett att det fungerar, börja använda det där det gör mest nytta: frågorna som tar upp din dag.

4. Hitta ersättare vid sjukanmälan

"Någon har just sjukanmält sig från passet 14–22 i dag. Vem är tillgänglig att täcka det?"

Det här får du: en lista över tillgängliga medarbetare som kan hoppa in, baserat på deras nuvarande schema och roll. Du bestämmer vem du kontaktar, och inget ändras förrän du bekräftar.

5. Gå igenom väntande förfrågningar om passbyte

"Finns det några förfrågningar om passbyte som väntar på godkännande?"

Det här får du: en fullständig sammanfattning av utestående förfrågningar, vilka som är inblandade och vad de ber om – redo för dig att godkänna eller avslå i ett svep.

6. Kolla arbetstidsreglerna innan du lägger till pass

"Har [namn] redan nått sina kontrakterade timmar den här veckan?"

Det här får du: ett tydligt svar innan du lägger till något i schemat, så att du håller dig på rätt sida av kontraktet.

7. Få en överblick över hela teamet

"Vem är schemalagd att jobba nästa lördag och vilka roller är täckta?"

Det här får du: en komplett bild över hela teamet för en specifik dag, användbart för att upptäcka luckor innan veckan börjar.

Nivå 3 – Agera (prompt 8–10)

Du har verifierat och utforskat. Nu kan du låta den ta det tunga jobbet, medan du bekräftar varje steg.

8. Skissa ett schema

"Skissa ett schema för nästa vecka baserat på nuvarande tillgänglighet, kontrakterade timmar och förra veckans passmönster."

Det här får du: ett fullständigt schemautkast baserat på dina live-data i Planday. Granska det, justera det och bekräfta sedan vad som ska publiceras.

9. Tilldela ersättare och bekräfta det i Planday

"Tilldela [namn] att täcka passet 6–14 på fredag och publicera det."

Det här får du: passet tilldelat och publicerat i Planday. En instruktion, inget byte mellan appar. Du får en bekräftelse innan något går live.

10. Godkänn ett passbyte

"Godkänn bytesförfrågan mellan [namn] och [namn] för torsdag."

Det här får du: bytet godkänt och schemat uppdaterat i Planday. Båda medarbetarna får en avisering.

Vad den inte gör

Vi vill vara tydliga med det här:

• Den kan inte komma åt medarbetares e-postadresser, födelsedatum, lön eller bankuppgifter – bara schemaläggnings- och tillgänglighetsdata

• Den kan inte gå utöver dina egna behörigheter i Planday. Om du inte kan se det i Planday visas det inte heller i Claude eller ChatGPT

• Den publicerar, tilldelar eller ändrar ingenting utan din bekräftelse. Varje åtgärd kräver ditt klartecken

• Den använder inte dina Planday-data för att träna AI-modeller

Helheten: ta in omvärlden

De 10 prompterna ovan fungerar helt och hållet med dina Planday-data. Men den största möjligheten kommer när du börjar koppla ihop andra delar av din tekniska miljö.

Eftersom Planday finns i Claude och ChatGPT, och inte tvärtom, kan du ta in externa datakällor i samma konversation: ditt kassasystem, din bokningsplattform, dina försäljningsprognoser, en lokal evenemangskalender.

Det öppnar för frågor som du förmodligen hittills har fått pussla ihop manuellt:

"Nästa lördag har vi ett privat event för 120 kuvert från kl. 19. Räcker det nuvarande schemat till, och om inte, vem ska vi kalla in?"

"Besökarflödet beräknas bli 40 % högre än förra veckan på grund av stadens evenemang. Hur måste schemat se ut för att matcha det?"

Det är här schemaläggning slutar vara reaktiv och blir något du kan ligga steget före med.

På gång

Varje tillägg till AI-assistenten går igenom samma strikta åtkomstkontroller som det som är live i dag. Din data förblir din, dina behörigheter ligger kvar och inget ändras utan dig.

Färdplanen omfattar:

• Frånvarohantering

• Lönekalkyler

• Tidrapporter

• Rapportering och analys

Vi håller dig uppdaterad när var och en blir tillgänglig.

Vill du veta först? Prenumerera på vårt nyhetsbrev →

Redo att komma igång?

Om du inte har kopplat Planday än tar konfigurationen några minuter.

https://help.planday.com/en/articles/776982-connect-planday-to-claude

För ChatGPT söker du efter Planday i ChatGPT:s pluginbutik och följer samma steg för auktorisering.

Frågor? Prata med din Customer Success Manager eller någon av våra trevliga säljare :)