Få mer ut av Planday: 10 prompter å prøve i Claude og ChatGPT
Du har koblet Planday til Claude eller ChatGPT. Hva nå?
Tenk på dette som jukselappen din for den første uken. Ti ekte prompter, bygget rundt de planleggingssituasjonene teamet ditt møter hver uke – fra en rask sjekk av vaktplanen til å finne vikar ved en sykmelding i siste liten. AI-en leser live-dataene dine i Planday, kommer med anbefalinger og venter på klarsignal fra deg før noe endres.
Ikke satt opp ennå? https://help.planday.com/en/articles/776982-connect-planday-to-claude
Før du starter: én ting det er verdt å vite
Jo mer spesifikk du er, desto bedre blir svaret.
"Hvem kan jobbe lørdag?" gir deg en liste. "Hvem kan dekke en vakt kl. 9–17 på lørdag på kjøkkenet, med hensyn til avtalte timer?" gir deg en rangert anbefaling. Samme spørsmål, et mye mer nyttig svar.
Start enkelt, og bygg videre derfra.
Nivå 1 – Verifiser først (prompt 1–3)
Før du bruker dette til noe kritisk, bruk fem minutter på å bygge tillit til det du ser. Spør om noe du allerede kan svaret på, og se at dataene kommer riktig tilbake. Når de gjør det, er du klar.
1. Få en oversikt over uken
"Vis meg den publiserte vaktplanen for denne uken."
Dette får du: en full oppsummering av hvem som jobber når og hvor gjennom uken.
2. Sjekk vaktplanen til en bestemt ansatt
"Hvilke vakter har [navn] denne uken?"
Dette får du: hele planen for uken, inkludert eventuelle hull. Praktisk når et teammedlem overrasker deg med et spørsmål og du vil ha et raskt svar.
3. Sjekk en feriesaldo
"Hvor mange feriedager har [navn] igjen?"
Dette får du: gjeldende saldo, hentet direkte fra Planday.
Nivå 2 – Utforsk (prompt 4–7)
Når du har sett at det fungerer, begynn å bruke det der det gjør størst forskjell: spørsmålene som tar opp dagen din.
4. Finn vikar ved sykmelding
"Noen har akkurat meldt seg syke for vakten kl. 14–22 i dag. Hvem er tilgjengelig for å dekke den?"
Dette får du: en liste over tilgjengelige ansatte som kan hoppe inn, basert på nåværende vaktplan og rolle. Du bestemmer hvem du kontakter, og ingenting endres før du bekrefter.
5. Gå gjennom ventende forespørsler om vaktbytte
"Er det noen forespørsler om vaktbytte som venter på godkjenning?"
Dette får du: en full oppsummering av åpne forespørsler, hvem som er involvert og hva de ber om – klar for at du kan godkjenne eller avslå dem i ett grep.
6. Sjekk arbeidstidsreglene før du legger til vakter
"Har [navn] allerede nådd de avtalte timene sine denne uken?"
Dette får du: et tydelig svar før du legger noe til i vaktplanen, slik at du holder deg på riktig side av arbeidsavtalen.
7. Få oversikt over hele teamet
"Hvem er satt opp til å jobbe neste lørdag, og hvilke roller er dekket?"
Dette får du: et helhetlig bilde på tvers av teamet for en bestemt dag, nyttig for å oppdage hull før uken starter.
Nivå 3 – Handle (prompt 8–10)
Du har verifisert og utforsket. Nå kan du la den ta det tunge løftet, mens du bekrefter hvert steg.
8. Lag et utkast til vaktplan
"Lag et utkast til vaktplan for neste uke basert på nåværende tilgjengelighet, avtalte timer og vaktmønstrene fra forrige uke."
Dette får du: et fullstendig utkast til vaktplan basert på live-dataene dine i Planday. Gå gjennom det, juster det, og bekreft deretter hva som skal publiseres.
9. Tildel vikar og bekreft det i Planday
"Tildel [navn] til å dekke vakten kl. 6–14 på fredag, og publiser den."
Dette får du: vakten tildelt og publisert i Planday. Én instruksjon, ingen bytte mellom apper. Du får en bekreftelse før noe går live.
10. Godkjenn et vaktbytte
"Godkjenn bytteforespørselen mellom [navn] og [navn] for torsdag."
Dette får du: byttet godkjent og vaktplanen oppdatert i Planday. Begge ansatte får beskjed.
Hva den ikke gjør
Vi vil være åpne om dette:
Den får ikke tilgang til ansattes e-postadresser, fødselsdatoer, lønn eller bankopplysninger – bare planleggings- og tilgjengelighetsdata
Den kan ikke gå utover dine egne rettigheter i Planday. Hvis du ikke kan se det i Planday, vises det heller ikke i Claude eller ChatGPT
Den publiserer, tildeler eller endrer ingenting uten din bekreftelse. Alle handlinger krever klarsignal fra deg
Den bruker ikke Planday-dataene dine til å trene AI-modeller
Det store bildet: ta omverdenen med inn
De 10 promptene ovenfor fungerer utelukkende med Planday-dataene dine. Men den største muligheten oppstår når du begynner å koble til andre deler av teknologiplattformen din.
Fordi Planday ligger inne i Claude og ChatGPT, og ikke omvendt, kan du hente inn eksterne datakilder i samme samtale: kassesystemet ditt, bookingplattformen din, salgsprognosene dine, en lokal arrangementskalender.
Det åpner for spørsmål du sannsynligvis til nå har måttet pusle sammen manuelt:
"Neste lørdag har vi et privat arrangement for 120 kuverter fra kl. 19. Gir dagens vaktplan oss nok dekning, og hvis ikke, hvem bør vi kalle inn?"
"Besøkstallet er ventet å bli 40 % høyere enn forrige uke på grunn av byarrangementet. Hvordan må vaktplanen se ut for å matche det?"
Det er her planlegging slutter å være reaktivt og blir noe du kan komme i forkant med.
Kommer snart
Hver nye funksjon i AI-assistenten går gjennom de samme strenge tilgangskontrollene som det som er live i dag. Dataene dine forblir dine, rettighetene dine består, og ingenting endres uten deg.
Veikartet inkluderer:
Fraværshåndtering
Lønnsberegninger
Timelister
Rapportering og analyse
Vi holder deg oppdatert etter hvert som hver av dem blir tilgjengelig.
Vil du være blant de første som får vite det? Meld deg på nyhetsbrevet vårt →
Klar til å komme i gang?
Hvis du ikke har koblet til Planday ennå, tar oppsettet noen minutter.
https://help.planday.com/en/articles/776982-connect-planday-to-claude
For ChatGPT søker du etter Planday i ChatGPTs plugin-butikk og følger de samme godkjenningstrinnene.
Spørsmål? Snakk med din Customer Success Manager eller en av våre hyggelige salgsrepresentanter :)