Oavsett om du precis har öppnat en ny restaurang eller varit verksam i branschen ett par år så är en handbok för anställda ett effektivt sätt att träna, utbilda och informera din personal om viktiga processer – från deras första dag på arbetet.

Vad är en handbok för anställda?

SE handbook

Med enkla ord kan man säga att en handbok för anställda är ett dokument som förklarar vilka ni är som en restaurang, hur ni fungerar och vad du förväntar dig från nyanställda. Den kan också användas som en referensram under perioden då de arbetar i din restaurang. Ibland kan den refereras till som en anställningsmanual eller personalhandbok. (Eller så kan du komma på en egen, unik titel – var kreativ!)

Vad bör ingå i en handbok för anställda?

I din handbok bör du nämna allt ifrån arbetslagar, klädpolicy, säkerhet på arbetsplatsen och regler gällande ledighet och semesterdagar – allt som handlar om din personal och deras anställning.

Den bör också:

  • Sätta tydliga förväntningar på dina anställda
  • Se till att nationella arbetslagar följs
  • Tydliggöra policys specifika för din restaurang (som schemaläggning och personalhantering)
  • Nämna löner och kompensation
  • Erbjuda en guide för hantering av personalproblem

Din handbok ger dig också en möjlighet att presentera din restaurangs vision, arbetskultur och mål.

Den viktigaste aspekten är att den skyddar både dig och dina anställda ifall rättsliga konflikter skulle uppstå.

Hur viktigt är det med en handbok för anställda, egentligen?

Din handbok är ett viktigt kommunikationsverktyg som hjälper din restaurang med den dagliga driften.

Som en restaurangägare med endast en handfull av anställda kan det kännas överdrivet med en handbok. Så är inte fallet. Även om du har mer personlig interaktion med dina anställda, så ser handboken fortfarande till att alla är överens om viktiga villkor och regler.

Kom igång med din handbok för anställda

Steg 1: Läs på om viktiga arbetslagar

Innan du sätter igång med din handbok bör du se till att ha koll på viktiga arbetslagar som gäller för din verksamhet. Arbetslagen avgör till stor del vad innehållet kommer att handla om.

Steg 2: Leta efter exempel på handböcker inom samma bransch

Om du letar efter inspiration till din handbok kan det vara en bra ide att kika på andra exempel av handböcker skapade för restaurangbranschen. Dessa hittar du online eller i ditt personliga nätverk.

Steg 3: Ladda ner en kostnadsfri mall

Även om du har en någorlunda vetskap om vad som behövs till din handbok så kan det vara svårt att få en överblick av hur det slutgiltiga resultatet kommer att se ut. Här kommer vår mall av en handbok för anställda väl till pass.

Nu när vi har konstaterat detta så följer 6 viktiga aspekter du bör inkludera i din handbok för anställda. Dessa bör ingå oavsett om du skapar en helt ny handbok eller uppdaterar en äldre version.

1) Uppförande och klädpolicy

Första intrycket är alltid viktigt. Därför är det viktigt med en tydlig standard för hur dina anställda förväntas att klä sig på arbetet.

Eftersom du har ett flertal arbetsroller såsom kockar, servitörer, kökspersonal och diskare måste du inkludera motsvarande antal sektioner för detta i din handbok. Däremot är det några aspekter som gäller för alla:

  • Skor. Vilken färg? Får de skorna av dig? Ska det vara en specifik modell? 
  • Uniform. Vilken färg? Får de uniformen från dig?
  • Personlig hygien och frisyr. Till exempel håret; måste det vara uppsatt? Får man ha skägg/ansiktshår? Gällande naglar — får man ha nagellack? hur är det med parfym?
  • Smycken, tatueringar, nagellack och piercings. Är det OK att ha detta på arbetsplatsen?

Generellt så brukar det vara relativt uppenbart vilka standards som behövs i den här sektionen. Det avgörs till stor del av typen av restaurang – är den mer avslappnad eller formel? Oavsett så vill du se till att personalen är rätt kläd.

2) Uppförande

Kommunikation med kunder

Relaterat till ovannämnda aspekten så måste din kundservice alltid tas på allvar. Precis som det gamla uttrycket säger – kunden har alltid rätt. Beroende på vilken typ av restaurang du har så interagerar din personal med gästerna på olika plan. Det kan vara en bra ide att sätta standarder för hur klagomål ska hanteras; vad bör göras om kunden kommer med klagomål i person? Eller över telefon? Hur du hälsar på dina gäster är också viktigt – tar ni i hand, håller ut stolen, informerar om dagens special?

Som du säkert är medveten om finns det många olika approacher till bra kundservice. Därför är det viktigt att se till att dina anställda förstår och accepterar den approach du valt.

Interaktion mellan anställda

Din handbok bör tydligt framföra att det går emot restaurangens policy oavsett arbetsroll att verbalt or fysiskt trakassera eller diskriminera en annan medarbetare.

Det sista du vill är att din arbetsplats uppfattas som en stressfull och obehaglig miljö. Se till att tydligt förklara vad som räknas till trakasserier och hur individer ska reagera om de har otur att råka ut för det.

3) Livsmedelshantering

Om det är en aspekt i din handbok som bör få mycket uppmärksamhet så är det denna. Köket är en miljö där fel bakterier kan orsaka allvarliga hälsorisker – därför måste alla följa och komma överens om hur maten ska hanteras. Alla processer måste följa Livsmedelsverkets regler.

Det finns inga ursäkter för att inte tvätta händerna efter toalettbesök, rökning eller nysning. Detsamma gäller för att inte torka av borden efter en avslutad måltid. Det finns heller inga ursäkter till att inte hålla köksutrustningen ren.

Lyckligtvis faller mycket av detta under kategorin ”sunt förnuft”, vilket gör det väldigt enkelt att upprätthålla. Oavsett så måste du fortfarande understryka hur viktigt det är och sätta standards att förhålla sig till. Till exempel så bör en sjuk medarbetare hålla sig hemma för att undvika att smitta andra kollegor och gäster.

4) Förmåner

Denna sektion har större betydelse inom restaurangbranschen än i andra verksamhetsområden. Ledighet, övertid och semester samt sjukvård, utbildning och utvecklingsmöjligheter ska beskrivas. Dessutom bör det också vara fokus på personalmåltider.

Det är väldigt vanligt för restaurangägare att låta sin personal få gratis måltider och dricka eller åtminstone personalrabatt på arbetet. Detta gör att personalen känner sig mer uppskattade och blir dessutom bättre på att marknadsföra alternativ på menyn som de själva har testat.

Den absolut viktigaste aspekten i denna sektion handlar om hur du undviker stöld! Ärligt talat, en banan eller kopp kaffe då och då skadar inte din restaurang. Däremot om din personal tar för sig av huvudrätter, dyra viner eller importerade, dyrbara råvaror allt för mycket kan du börja förlora pengar. Därför är denna sektion liten men otroligt viktig.

5) Arbetstimmar / lön

Eftersom det är väldigt vanligt med deltidsanställda inom restaurangbranschen samt många olika arbetsroller så måste din handbok innehålla arbetslagar för att skydda dina anställdas rättigheter. Det kanske låter självklart men än idag så är det ett flertal restauranger som inte lever upp till arbetslagar och det blir dyrt om det kommer ut till allmänheten.

6) Social media policy

Denna aspekt är relativt ny men fortfarande väldigt viktig. Vi kan inte undvika Facebook, Twitter, Instagram, TripAdvisor m.m. varken i vårt privatliv eller på arbetsplatsen. Anställda som kommenterar, delar, uppdaterar eller twittrar om din restaurang kan vara bra marknadsföring men samtidigt lika enkelt skada verksamheten.

Sätt upp standards för vad som är tillåtet eller inte tillåtet att dela på sociala medier. Dina tidigare, nuvarande och framtida gäster och leverantörer kan ta del av all information – så se till att dina anställda vet vad som gäller och förstår reglerna.

Vad mer ska inkluderas i din handbok för anställda?

Innehållet och detaljnivån i din handbok beror helt på dina egna behov och preferenser men för att göra den effektiv bör du även inkludera:

  • Ett välkomstbrev (inkludera en kort presentation av din restaurang).
  • Förklara att handboken inte är ett rättsligt kontrakt men en bindande överenskommelse.
  • Förklara att villkoren i handboken kan komma att ändras.
  • Vad man bör göra i akuta situationer.
  • Hur man hanterar officiella klagomål på arbetsplatsen.
  • Hur ens arbete är utvärderat.
  • Hantering av kontanter.
  • Din restaurangs policy gällande alkohol och droger.
  • En sida för signatur som ska skrivas under och lämnas tillbaka som ett bevis på att den anställda har tagit del av och förstått informationen. Detta är extra viktigt om eventuella konflikter skulle uppstå vid ett senare skede.

SE employee handbook downloadFärdigställ din handbok för anställda

Glöm inte att precis som med allt annat din restaurang gör så är presentationen viktig. Även om du inte har tillgång till en professionell grafisk designer så kan du fortfarande göra din handbok visuellt tilltalande och enkel att läsa samt referera till.

Håll en positiv och välkomnande ton när du förklarar anledningen till vissa policys – det gör det enklare för anställda att ta till sig och acceptera informationen. Undvik att låta alltför formel eller robotliknande – använd “du” istället för “den anställda” så låter det mindre abstrakt eller passivt. En digital version på handboken kan också vara att föredra. Utskrivna dokument innebär merkostnader och det blir svårt att uppdatera regelbundet.

Slutligen kan det vara en bra ide att anlita en advokat som granskar handboken och ser till att alla rättsliga aspekter stämmer och att lagen följs gällande löner, raster, uppsägning, trakasserier m.m.

SE Boka konsultation

Rekommenderat för dig

Plandays färskaste nyheter

Kristina Loncar

Kristina Loncar

5 minutersläsning

Produktuppdatering för februari ’19

Kristina Loncar

Kristina Loncar

8 minutersläsning

Hur du skapar ett arbetsschema: Den kompletta Guiden

Olivia Gustafsson

Olivia Gustafsson

20 minutersläsning