Mehr aus Planday herausholen: 10 Prompts für Claude und ChatGPT

Sie haben Planday mit Claude oder ChatGPT verbunden. Und jetzt?

Betrachten Sie dies als Ihren Spickzettel für die erste Woche. Zehn echte Prompts, aufgebaut rund um die Planungssituationen, die Ihr Team jede Woche erlebt – vom schnellen Blick in den Dienstplan bis zur Vertretung bei einer kurzfristigen Krankmeldung. Die KI liest Ihre Live-Daten aus Planday, liefert Empfehlungen und wartet auf Ihr Okay, bevor etwas geändert wird.

Noch nicht eingerichtet? https://help.planday.com/en/articles/776982-connect-planday-to-claude

Bevor Sie loslegen: Eines sollten Sie wissen

Je konkreter Sie fragen, desto besser die Antwort.

„Wer kann am Samstag arbeiten?“ liefert Ihnen eine Liste. „Wer kann am Samstag eine Schicht von 9 bis 17 Uhr in der Küche übernehmen, unter Berücksichtigung der vertraglich vereinbarten Stunden?“ liefert Ihnen eine priorisierte Empfehlung. Dieselbe Frage, eine deutlich nützlichere Antwort.

Fangen Sie einfach an und bauen Sie darauf auf.

Stufe 1 – Erst prüfen (Prompts 1–3)

Bevor Sie das für etwas Wichtiges nutzen, nehmen Sie sich fünf Minuten, um Vertrauen in das aufzubauen, was Sie sehen. Stellen Sie eine Frage, deren Antwort Sie bereits kennen, und achten Sie darauf, dass die Daten korrekt zurückkommen. Sobald das der Fall ist, sind Sie bereit.

1. Einen Überblick über diese Woche erhalten

„Zeig mir den veröffentlichten Dienstplan für diese Woche.“

Das erhalten Sie: eine vollständige Übersicht darüber, wer wann und wo in der Woche arbeitet.

2. Den Dienstplan eines bestimmten Mitarbeiters prüfen

„Welche Schichten hat [Name] diese Woche?“

Das erhalten Sie: den vollständigen Wochenplan der Person, einschließlich eventueller Lücken. Praktisch, wenn ein Teammitglied Sie mit einer Frage überrascht und Sie schnell antworten möchten.

3. Einen Urlaubssaldo prüfen

„Wie viele Urlaubstage hat [Name] noch?“

Das erhalten Sie: den aktuellen Saldo, direkt aus Planday abgerufen.

Stufe 2 – Erkunden (Prompts 4–7)

Wenn Sie gesehen haben, dass es funktioniert, setzen Sie es dort ein, wo es die größte Wirkung hat: bei den Fragen, die Ihren Tag auffressen.

4. Vertretung bei Krankmeldung finden

„Jemand hat sich gerade für die Schicht von 14 bis 22 Uhr heute krankgemeldet. Wer ist verfügbar, um einzuspringen?“

Das erhalten Sie: eine Liste verfügbarer Mitarbeitender, die einspringen könnten, basierend auf ihrem aktuellen Dienstplan und ihrer Rolle. Sie entscheiden, wen Sie kontaktieren, und nichts ändert sich, bis Sie bestätigen.

5. Offene Schichttausch-Anfragen prüfen

„Gibt es Schichttausch-Anfragen, die auf Genehmigung warten?“

Das erhalten Sie: eine vollständige Übersicht über offene Anfragen, die Beteiligten und ihre Wünsche – bereit, damit Sie sie in einem Rutsch genehmigen oder ablehnen können.

6. Arbeitszeitregeln prüfen, bevor Sie Schichten hinzufügen

„Hat [Name] diese Woche bereits die vertraglich vereinbarten Stunden erreicht?“

Das erhalten Sie: eine klare Antwort, bevor Sie etwas in den Dienstplan eintragen, damit Sie vertragskonform bleiben.

7. Einen Überblick über das gesamte Team erhalten

„Wer ist nächsten Samstag eingeplant und welche Rollen sind abgedeckt?“

Das erhalten Sie: ein vollständiges teamübergreifendes Bild für einen bestimmten Tag – nützlich, um Lücken zu erkennen, bevor die Woche beginnt.

Stufe 3 – Handeln (Prompts 8–10)

Sie haben geprüft und erkundet. Jetzt lassen Sie die KI die Schwerstarbeit übernehmen, während Sie jeden Schritt bestätigen.

8. Einen Dienstplan entwerfen

„Entwirf einen Dienstplan für nächste Woche auf Basis der aktuellen Verfügbarkeit, der vertraglichen Stunden und der Schichtmuster der letzten Woche.“

Das erhalten Sie: einen vollständigen Dienstplanentwurf auf Basis Ihrer Live-Daten aus Planday. Prüfen Sie ihn, passen Sie ihn an und bestätigen Sie dann, was veröffentlicht werden soll.

9. Eine Vertretung zuweisen und in Planday bestätigen

„Weise [Name] die Schicht von 6 bis 14 Uhr am Freitag zu und veröffentliche sie.“

Das erhalten Sie: die zugewiesene und in Planday veröffentlichte Schicht. Eine Anweisung, kein Wechsel zwischen Apps. Sie sehen eine Bestätigung, bevor etwas live geht.

10. Einen Schichttausch genehmigen

„Genehmige die Tauschanfrage zwischen [Name] und [Name] für Donnerstag.“

Das erhalten Sie: den genehmigten Tausch und den aktualisierten Dienstplan in Planday. Beide Mitarbeitenden werden benachrichtigt.

Was die KI nicht tut

Wir möchten dazu ganz offen sein:

• Sie hat keinen Zugriff auf E-Mail-Adressen, Geburtsdaten, Gehaltsabrechnung oder Bankdaten von Mitarbeitenden – nur auf Planungs- und Verfügbarkeitsdaten

• Sie kann Ihre eigenen Planday-Berechtigungen nicht überschreiten. Was Sie in Planday nicht sehen können, erscheint auch in Claude oder ChatGPT nicht

• Sie veröffentlicht, weist zu oder ändert nichts ohne Ihre Bestätigung. Jede Aktion erfordert Ihr Okay

• Sie verwendet Ihre Planday-Daten nicht, um KI-Modelle zu trainieren

Das große Ganze: Externe Daten einbinden

Die 10 Prompts oben funktionieren ausschließlich mit Ihren Planday-Daten. Die größere Chance entsteht jedoch, wenn Sie weitere Teile Ihres Tech-Stacks anbinden.

Da Planday in Claude und ChatGPT eingebunden ist und nicht umgekehrt, können Sie im selben Gespräch externe Datenquellen hinzuziehen: Ihr Kassensystem, Ihre Buchungsplattform, Ihre Umsatzprognosen, einen lokalen Veranstaltungskalender.

Das eröffnet Fragen, die Sie sich bisher vermutlich mühsam manuell zusammensetzen mussten:

„Nächsten Samstag haben wir ab 19 Uhr eine private Veranstaltung mit 120 Gedecken. Reicht der aktuelle Dienstplan aus, und wenn nicht, wen sollten wir zusätzlich einplanen?“

„Aufgrund der Stadtveranstaltung wird die Besucherfrequenz voraussichtlich 40 % höher sein als letzte Woche. Wie müsste der Dienstplan aussehen, um das abzudecken?“

Hier hört Planung auf, reaktiv zu sein, und wird zu etwas, mit dem Sie der Entwicklung einen Schritt voraus sein können.

Demnächst verfügbar

Jede Erweiterung des KI-Assistenten durchläuft dieselben strengen Zugriffskontrollen wie das, was heute bereits live ist. Ihre Daten bleiben Ihre Daten, Ihre Berechtigungen bleiben bestehen, und ohne Sie ändert sich nichts.

Die Roadmap umfasst:

• Abwesenheitsmanagement

• Gehaltsberechnungen

• Zeiterfassung

• Berichte und Analysen

Wir halten Sie auf dem Laufenden, sobald die einzelnen Funktionen verfügbar sind.

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Bereit loszulegen?

Wenn Sie Planday noch nicht verbunden haben, dauert die Einrichtung nur wenige Minuten.

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Für ChatGPT suchen Sie im ChatGPT-Plugin-Store nach Planday und folgen denselben Autorisierungsschritten.

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