Recruiting & Onboarding neuer Mitarbeiter: Ein Umfassender Leitfaden

In einem wettbewerbsorientierten Markt ist das Einstellen der richtigen Mitarbeiter genauso wichtig und entscheidend wie die Entwicklung eines großartigen Produkts oder das Bereitstellen einer einzigartigen Dienstleistung für Ihre Kunden. Dies ist auch berechtigt, denn nur mit qualifizierten und motivierten Mitarbeitern können Sie Ihre Ziele erreichen und Ihr Unternehmen zum Erfolg bringen.

Der Prozess der Personalbeschaffung kann sich jedoch schwierig gestalten, sowohl für neue als auch erfahrene Führungskräfte, Personaler und Recruiter.

Ohne Frage steht beim Einstellen neuer Mitarbeiter viel auf dem Spiel. Fehlgriffe und Fehlentscheidungen bei der Mitarbeiterwahl kosten nicht nur viel Zeit und Geld, sondern sind auch ärgerlich, demotivierend und können sich negativ auf die Team-Moral auswirken.

(Denken Sie nur einmal daran, was Sie und Ihr Team an Zeit in die Einarbeitung und Integration eines neuen Mitarbeiters investieren, wenn Sie diesen nach ein paar Tagen oder Wochen wieder gehen lassen müssen.)

Dagegen wirkt sich das Einstellen der richtigen Mitarbeiter positiv auf die Produktivität Ihres gesamten Teams aus und verstärkt zusätzlich die Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen.

Kurz gesagt: Es lohnt sich, bei der Personalbeschaffung richtig vorzugehen.

Inhaltsverzeichnis

Festlegung Ihrer Recruting-Strategie
Verfassen von Stellenbeschreibungen
Anwerben von passenden Kandidaten
Bewerberauswahl und Vorstellungsgespräche
Durchführung und Abschluss der Stellenvergabe
Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Gehen Sie bei der Personalbeschaffung taktisch anstatt strategisch vor?

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Wenn Sie daran denken, wie kritisch und wichtig die Personalbeschaffung für alle unternehmerischen Aktivitäten ist, dann ist es oft schockierend zu sehen, wie wenig strategisches Denken tatsächlich in den Recruiting-Prozess einfließt.

Natürlich gibt es hierfür oft einleuchtende Gründe. Am Anfang haben viele Unternehmen kein eigenes Recruiting-Team bzw. keine Personalabteilung.

Besonders in stark saisonabhängigen Bereichen, wie z.B. im Einzelhandel oder in der Gastronomie, ist die Personalbeschaffung von hohen Schwankungen geprägt. Das heißt, hier besteht die Tendenz, Personal möglichst schnell einzustellen, wenn Bedarf besteht und Personal so schnell wie möglich wieder abzubauen, sobald die Saison vorbei ist.

Schließlich ist die Personalbeschaffung doch nur ein Zeitfresser und ein notwendiges Übel, die für die „echte“ Arbeit notwendig ist, oder?

Falsch. Wenn Sie das Rekrutieren neuer Mitarbeiter nicht proaktiv und durchdacht angehen, kann dies zu vielen Problemen und Fehlentscheidugen führen, z.B. wenn Sie plötzlich feststellen, dass Ihnen Personal fehlt und Sie deswegen in kürzester Zeit viele neue Mitarbeiter suchen und einstellen müssen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie geeignete Bewerber erreichen und anschließend die richtigen Mitarbeiter einstellen. Doch heutzutage reicht es nicht mehr nur aus, nur die richtigen Leute zu rekrutieren. Potenzielle und gute Bewerber schauen immer mehr darauf, was Sie ihnen als Unternehmen im Gegenzug bieten können.

Deshalb zeigt Ihnen dieser Leitfaden auch, wie Sie die Erwartungen neuer Mitarbeiter erfüllen und wie Sie sie auf einen langfristigen Erfolg in Ihrem Unternehmen hin ausrichten können.

Legen Sie Ihre Recruiting-Strategie fest

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Das Rekrutieren und Einstellen von neuen Mitarbeitern ist ein wesentlicher Bestandteil, um erfolgreich ein Unternehmen bzw. Geschäft zu führen. Egal ob Sie Kleinunternehmer, Teammanager oder Leiter der Personalabteilung sind, ein großer Teil Ihrer Arbeit besteht darin, Strategien zu entwerfen und zu planen, um die am besten geeigneten Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gewinnen zu können.

Derzeit mag es der Fall sein, dass jedes Mal, wenn Sie neues Personal für Ihr Unternehmen suchen, der Prozess zur Vorauswahl von passenden Bewerbern für ein Vorstellungsgespräch sehr unterschiedlich verläuft. Es mag auch vorkommen, dass Fragen beim Vorstellungsgespräch einfach spontan und unüberlegt ausgesprochen und im Vorhinein nicht vernünftig ausgearbeitet werden.

Um eine Neueinstellung nach Gutdünken zu vermeiden, müssen Sie zunächst einen detaillierten Plan für jede Phase des Einstellungsprozesses erstellen und schriftlich festhalten, d.h. vom Anwerben bis hin zur Einarbeitung.

Hier sind einige erste Schritte, die Sie auf dem Weg zur Erstellung einer umfassenden Strategie und Planung zur Personalbeschaffung begleiten sollen:

Ermittlung Ihres Personalbedarfs

Kennen Sie ein Unternehmen in Ihrer Branche, das zu schnell zu viele Mitarbeiter eingestellt hat? Ja, wir auch!

Es kann oft vorkommen, dass ein Unternehmen die Lücken in seinem Team überschätzt und mehr Mitarbeiter einstellt, als letztendlich benötigt werden. Dies kann zu immensen Schäden für Ihre Arbeitgebermarke führen, wenn Sie z.B. in großem Stil Mitarbeiter wieder entlassen müssen.

Hier erfahren Sie, wie Sie das vermeiden können:

Prüfen Sie, wie sich die einzelnen Stellen in Ihrem Team entwickelt haben.

Es kann durchaus sein, dass sich die Aufgabenbereiche Ihrer derzeitigen Teammitglieder im Laufe der Zeit zwangsläufig verschoben haben. Also, fragen Sie Ihre Mitarbeiter danach, was sich an ihren aktuellen Aufgaben und auch Verantwortlichkeiten geändert hat. Fragen Sie sie auch danach, ob ihre Stellenbeschreibung dementsprechend angepasst bzw. aktualisiert wurde.

Dazu genügt oft ein kurzes, persönliches Gespräch mit Ihren Mitarbeitern, um alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die sie derzeit erfüllen müssen, zu dokumentieren. Ein weiterer guter Ausgangspunkt ist die Erstellung einer allgemeinen , die alle wichtigen Details zum Aufgabenfeld und Arbeitsplatz enthält und nach Bedarf optimiert werden kann.

(Und wenn wir schon davon sprechen: Wenn keine formalen Stellenbeschreibungen für Ihre aktuellen Teammitglieder vorhanden sind, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, dies zu ändern!).

Bewerten Sie, welche Kompetenzen in Ihrem Team vorhanden sind (und welche fehlen).

Auch hier können Sie entweder einfach Ihre Mitarbeiter befragen, mit der Geschäftsleitung und den Teamleitern sprechen oder aber auch eine Analyse und Bewertung der Qualifikationslücken in Ihrem Unternehmen durchführen.

Die Qualifikationslücken, die Sie im Laufe Ihrer Nachforschungen erkennen, sind besonders dann entscheidend, wenn es darum geht, Mitarbeiter einzustellen, die das Wissen und die Qualifikationen mitbringen, die in Ihrem Unternehmen momentan fehlen. Bevor Sie jedoch neue Mitarbeiter einstellen, lohnt es sich darüber nachzudenken, wie die erforderlichen Aufgaben innerhalb Ihres Teams erledigt werden können.

Dies könnte erfolgen durch:

Erarbeitung und Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten von Prozessen
Weiterbildung und Schulung Ihrer aktuellen Mitarbeiter
Eliminierung von Arbeiten, die nicht unbedingt notwendig sind
Herausfinden, wie Sie die anstehende Arbeit gleichmäßiger auf Ihr gesamtes Team aufteilen können

Auf diese Weise können Sie schneller und souveräner eine Entscheidung treffen, ob ein neuer Mitarbeiter zur effizienteren Arbeit des Teams wirklich erforderlich ist.

Prognostizieren Sie die Anzahl der Personen, die eingestellt werden müssen.

Der vorherige Schritt sollte Ihnen dabei geholfen haben, sich einen guten Überblick darüber zu verschaffen, welche neuen Mitarbeiter Sie wirklich benötigen, um kritische Lücken in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung zu schließen.

Sie können zusätzlich auch jährliche Prognosen zum Umsatzwachstum und saisonale Nachfragespitzen als Anhaltspunkte verwenden, um die Anzahl der Neueinstellungen zu ermitteln, die Sie im Laufe des Jahres vornehmen müssen. Dabei sollten Sie sicherstellen, dass Sie neues Personal rechtzeitig vor größeren geschäftlichen Veränderungen einstellen, damit Sie alle neuen Mitarbeiter fristgerecht einarbeiten und schulen können.

Während Sie ein Gespür für die Stellen entwickeln, für die das Einstellen neuer Mitarbeiter erforderlich ist, sollten Sie unbedingt Ihre Erwartungen, Kennzahlen und Ziele, die an die neuen Stellen geknüpft sind, festhalten. Dies wird besonders später bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen von unschätzbarem Wert sein (mehr dazu im nächsten Abschnitt).

Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um sich darüber Gedanken zu machen und zu prüfen, ob Sie Vollzeitarbeitskräfte einstellen müssen oder ob Teilzeitarbeitskräfte, die bei Schwankungen im Unternehmensbedarf Überstunden leisten können, eine bessere Option sind.

Definieren Sie Ihren idealen Zeitplan für die Personalbeschaffung.

Fällt es Ihnen schwer herauszufinden, wann es an der Zeit ist neue Mitarbeiter einzustellen?

Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, welche Art von Positionen Sie tatsächlich besetzen müssen, ist es an der Zeit, Prioritäten für Ihre Recruiting-Bemühungen festzulegen. Die Besetzung einer bestimmten Position kann möglicherweise bis zu einem späteren Zeitpunkt im Jahr warten, wenn beispielsweise eine neue Geschäftsinitiative beginnen soll, während Sie z.B. bei einem Mitarbeiter im Außendienst vielleicht eine dringendere Lücke schließen müssen.

Legen Sie fest, wie viel Budget Sie in die Personalbeschaffung investieren können.

Nachdem Sie nun einen besseren Einblick in Ihre Einstellungsaktivitäten im kommenden Jahr bekommen haben, können Sie mit der Berechnung der Kosten für die Besetzung der jeweiligen Position beginnen. Diese werden als „Cost per Hire“ (Kosten je Einstellung) bezeichnet. Dies ist eine wichtige Kennzahl im Recruiting, die Sie immer im Blick behalten sollten. Ihr Recruiting-Budget sollte zudem auch unbedingt andere wichtige Kosten berücksichtigen, wie z.B. die Kosten, die beim Erstellen von Stellenausschreibungen anfallen oder bei der Verwendung eines Bewerbermanagementsystems entstehen.

Überprüfen Sie zudem die Gehaltsinformationen für die Position, damit Sie auf jeden Fall den richtigen Gehaltsrahmen anbieten. Denn liegen Sie z.B. unter dem Branchendurchschnitt in Ihrer Umgebung, dann riskieren Sie, gute Kandidaten an Ihre Konkurrenten zu verlieren.

Bewerten Sie Ihren aktuellen Einstellungsprozess.

Wie es so schön heißt, der erste Schritt, um ein Problem zu beheben bzw. zu lösen, besteht immer darin, zuzugeben, dass man eines hat. Jetzt ist es also an der Zeit für eine ehrliche Selbstreflexion …

War Ihre Kommunikation mit Bewerbern über berufliche Erwartungen und Vorstellungen in der Vergangenheit immer klar und deutlich?
Haben Sie die Vorteile des Unternehmens und die Karrierechancen vielleicht ein wenig zu positiv dargestellt?
Haben Sie schon einmal Zweifel bekommen, als Sie einem Bewerber eine Zusage gegeben haben, der von der Persönlichkeit her nicht ganz zum Rest des Teams passte?
Haben Sie sich schon einmal mehr für einen Bewerber ausgesprochen, der die gleichen Interessen hatte wie Sie, obwohl er für die ausgeschriebene Stelle nicht zu 100% geeignet war?
Sind Sie durch Vorstellungsgespräche gehetzt, weil die Stelle eigentlich schon gestern besetzt sein sollte?
Haben Sie Ihre Stellenausschreibungen immer wieder in den gleichen Portalen gepostet, obwohl die eingegangenen Bewerbungen mehr als ungenügend waren?

Wir könnten diese Liste ewig fortsetzen … Doch es geht nicht darum, dass Sie sich schlecht fühlen.

Dies alles sind nur allzu häufig vorkommende Fehler beim Recruiting, die, da können wir Sie beruhigen, nicht nur Sie machen. Die Erkenntnis, dass Sie in der Vergangenheit möglicherweise einige (oder sogar alle) diese Fehler gemacht haben, ist der erste Schritt in die richtige Richtung, um beim nächsten Mal den richtigen Mitarbeiter zu finden und einzustellen.

Vergleichen Sie Ihren Ansatz zur Personalbeschaffung mit dem Ihrer Konkurrenz.

Es gibt zwar keinen allgemeingültigen Prozess zur Personalbeschaffung, der für alle Arten von Unternehmen gleich gut funktioniert, jedoch können Sie viel lernen, wenn Sie sich anschauen, wie andere Unternehmen in Ihrer Branche vorgehen.

Anhand der folgenden Fragestellungen können Sie schnell Erkenntnisse gewinnen, die Sie auf Ihren eigenen Recruiting-Prozess anwenden können:

Haben andere Unternehmen, die mit Ihrem vergleichbar sind, einen Karrierebereich auf Ihrer Webseite? Ist die Seite gut strukturiert und ansprechend gestaltet? Präsentiert sich das Unternehmen als einen Arbeitsplatz, an dem Mitarbeiter gerne arbeiten? Werden wichtige Informationen, wie das Leitbild und die Werte des Unternehmens, Vorteile und Zusatzleistungen, präsentiert? Sind Erfahrungsberichte von Mitarbeitern vorhanden?
Wo veröffentlichen diese Unternehmen ihre Stellenanzeigen? Hinweis: Dort sollten auch Sie Ihre offenen Stellen posten!

Verfassen von Stellenbeschreibungen

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Wenn Sie jemals selber auf Jobsuche waren, dann haben Sie wahrscheinlich festgestellt, dass die meisten Stellenbeschreibungen wie eine endlose Auflistung von Anforderungen erscheinen. Dadurch wirken viele Jobangebote weniger ansprechend, was letztendlich dazu führt, dass sich weniger Leute auf die offene Stelle bewerben.

Eine Stellenausschreibung für Ihr Unternehmen sollte weit über eine Anforderungsliste hinausgehen und einem Jobsuchenden mehr Informationen liefern, wenn sie aus den unzähligen anderen Jobangeboten herausstechen wollen. Warum konzentrieren Sie sich bei der Ausschreibung nicht auf die Bewerber selbst anstatt auf Ihr Unternehmen? Warum sollten Jobsuchende für Sie arbeiten wollen? Was bieten Sie als Arbeitgeber konkret an, was Ihre Konkurrenz vielleicht nicht bietet? Was können Mitarbeiter täglich an Ihrem Arbeitsplatz erreichen, was sie sonst nirgendwo erreichen können?

Die folgenden fünf Punkte werden Ihnen dabei helfen eine Stellenanzeige zu erstellen, die nicht nur heraussticht, sondern auch ansprechend ist:

Beginnen Sie mit einer Zusammenfassung der Tätigkeiten Ihres Unternehmens

Wir haben zwar gesagt, dass es eigentlich in erster Linie um die Bewerber gehen soll, aber trotzdem müssen Sie damit beginnen, Ihr Unternehmen erst einmal vorzustellen. Erzählen Sie von den Anfängen und den Errungenschaften Ihres Unternehmens und was alles als nächstes ansteht und erreicht werden soll.

Schließlich wollen Sie Menschen einstellen, die tatsächlich daran interessiert sind, zum Erfolg Ihres Unternehmens beizutragen und nicht nur nach einem Arbeitsplatz suchen, damit sie ihre Rechnungen bezahlen können. Helfen Sie ihnen also dabei, sich selbst zu entscheiden, ob dieser Arbeitsplatz der richtige für sie ist oder nicht. Stellen Sie sich die Frage, was Ihr Unternehmen einzigartig und attraktiv macht. Was es auch immer ist, stellen Sie sicher, dass es direkt erkennbar ist.

Machen Sie Ihre Stellenbeschreibung schnell erfassbar.

Viele Menschen neigen dazu, Stellenanzeigen nur flüchtig zu überfliegen, um festzustellen, ob es wert ist, sie genauer zu lesen. Wenn Sie Ihre Stellenbeschreibung also nicht mit Zwischenüberschriften versehen, damit interessierte Bewerber sie leichter scannen können, dann werden diese Ihre Stellenanzeige schnell wieder verlassen und auf die nächste klicken.

Verwenden Sie die richtigen Schlüsselwörter in Ihrer Stellenbeschreibung.

Potenzielle Bewerber suchen auch mit Hilfe von Schlüsselwörtern (sogenannten Buzzwords) nach Stellenangeboten, sodass ein bisschen SEO (Suchmaschinenoptimierung) entscheidend sein kann, wenn es darum geht, Menschen bei der Jobsuche zu unterstützen. Achten Sie in diesem Zusammenhang darauf, dass Sie Ihre Stellenanzeige mit passenden Schlüsselbegriffen und Schlagworten versehen, um es potenziellen Bewerber zu erleichtern, Ihre Anzeige überhaupt zu finden.

Profi-Tipp: Fügen Sie dem Titel Ihrer Stellenanzeige möglichst die Stadt oder den Ort bei, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. Auf diese Weise erscheint Ihr Jobangebot beispielsweise in für alle lokalen Bewerber in Ihrer Nähe.

Beschreiben Sie die Vorteile der ausgeschriebenen Position.

Bevor Sie die erforderlichen Qualifikationen, die Berufserfahrung oder sogar die Aufgaben der ausgeschriebenen Position genauer darlegen, macht es durchaus Sinn, potenzielle Bewerber über die Vorteile der Stelle im Detail zu informieren.

Übertreiben Sie es mit dem Anforderungsprofil nicht.

Stellen Sie alle verschiedenen Aufgaben der Stelle zusammen und überlegen Sie, mit welchen Qualifikationen und Fähigkeiten diese erfüllt werden können. Halten Sie diesen Abschnitt auf die tatsächlichen Anforderungen der Position beschränkt und lassen Sie alles weg, was nicht unbedingt notwendig ist. Schließlich wollen Sie anderweitig qualifizierte Personen nicht von einer Bewerbung abhalten.

Natürlich sollten Jobsuchende vor ihrer Bewerbung den Umfang der Stelle verstehen. Wenden Sie im Zweifelsfall die Stellenausschreibung bei einer Person an, die diese Position in Ihrem Unternehmen innehatte, um zu sehen, ob ein realistisches Bild vermittelt wird.

Lassen Sie Ihre Stellenanzeige unbedingt durch ein Grammatik- und Rechtschreibprüfungsprogramm laufen.

Ersparen Sie sich die Peinlichkeit eine Stellenausschreibung mit Tippfehlern zu veröffentlichen und überprüfen Sie Ihr Geschriebenes. Wir empfehlen z.B. zu diesem Zweck zu verwenden.

Anwerben von passenden Kandidaten

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Selbst wenn Sie die überzeugendste Stellenanzeige aller Zeiten geschrieben haben, wird es keinen großen Unterschied machen, wenn niemand sie sieht und dadurch nicht liest.

Es ist wichtig, die Stellenausschreibung an den Orten zu platzieren, an denen Ihr Traum-Kandidat wahrscheinlich auch nach einem passenden Jobangebot sucht. Es gibt eine Vielzahl von kostenpflichtigen als auch kostenlosen Möglichkeiten, wie Sie Kandidaten finden können. Also haben Sie keine Angst, Ihr Netz auszuwerfen.

Hier sind einige Beispiele:

Webseiten zur Stellensuche, wie z.B LinkedIn, Xing, , Indeed und Monster . Ein Paket für Personaler und Recruiter ist auf LinkedIn zwar ziemlich teuer, jedoch sind einmalige Stellenausschreibungen relativ kostengünstig. Zudem gibt es auch eine Suchoption, mit der Sie Lebensläufe nach Standort und Stellenbezeichnung filtern können.
Soziale Medien, insbesondere Facebook und Twitter. Soziale Medien sind eine Goldgrube, um sowohl passive als auch aktive Jobsuchende anzuziehen. Twitter ist eine besonders gute Möglichkeit, sich kostenlos mit Jobsuchenden zu verbinden. Sie müssen einfach Ihre Stellenausschreibung twittern und sie „suchbar“ machen, indem Sie einen zur Stelle passenden Hashtag verwenden. Außerdem bietet Facebook nicht nur kostenpflichtige Stellenanzeigen an, sondern es gibt auch Facebook-Gruppen für verschiedene Branchenspezialisten, in denen Sie Ihre Stellenanzeigen kostenlos veröffentlichen können.
Nischen-Jobbörsen für Ihre Branche. Diese Webseiten sind ideal, um sehr spezifische Arten von Bewerbern zu finden.
Mitarbeiter werben Mitarbeiter. Manchmal müssen Sie nicht viel Werbung für eine offene Stelle machen. Warum fragen Sie nicht Ihre derzeitigen Mitarbeiter, ob sie jemanden kennen, der für die ausgeschriebene Position gut geeignet wäre? Ermutigen Sie alle Mitarbeiter, Stellenausschreibungen auch auf ihren eigenen Social-Media-Profilen zu veröffentlichen, um die Reichweite zu erhöhen.
Ihre eigenen Beziehungen. Sie kennen bestimmt jemanden in Ihrem Bekannten- oder Familienkreis (oder jemanden, der jemanden kennt), der aktiv auf Jobsuche ist. Fragen Sie doch dort mal nach!

Vergessen Sie nicht, die Performance Ihrer Anzeigen nach Veröffentlichung zu verfolgen.

Wenn es um eine Stellenanzeige für Ihr Unternehmen geht, dann sollten Sie diese nicht nur einfach veröffentlichen, sondern danach auch weiterhin im Auge behalten.

Um Ihre Zeit, Ihren Aufwand und Ihr Geld am besten zu nutzen, werden Sie ein Auge darauf haben wollen, welche Kanäle, auf denen Sie Ihre Stellenanzeige veröffentlicht haben, für Sie überhaupt funktionieren und welche nicht. Die meisten Jobbörsen und Stellenportale müssten in der Lage sein, Ihnen die folgenden Zahlen und Statistiken zur Verfügung zu stellen, damit Sie leicht herausfinden können, ob Sie Änderungen an Ihrer Stellenanzeige vornehmen müssen oder nicht:

Gesamtzahl der Ansichten
Gesamtzahl der Bewerber
Bewerberrelevanz
Anzahl der Vorstellungsgespräche
Cost per Applicant (Kosten je Bewerber)
Cost per Hire (Kosten je Einstellung)

Nicht zuletzt sollten Sie auch im Hinterkopf haben, dass sich die meisten Kandidaten nicht sofort bewerben, wenn Sie von der offenen Stelle in Ihrem Unternehmen hören. Wenn ein Kandidat zum ersten Mal von dem Jobangebot erfährt, entweder durch eine Nachricht eines Recruiters, eine Mitarbeiterempfehlung oder eine Stellenanzeige, neigt er dazu, zuerst Ihre Firmenwebseite aufzurufen, um mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren, bevor er den Sprung in den Bewerbungsprozess wagt.

Deshalb ist ein Karrierebereich auf Ihrer Webseite ein Muss. Diese Seite sollte unbedingt die Vision, das Leitbild, die Werte, den Zweck und die Kultur Ihres Unternehmens (auch bekannt als Arbeitgebermarke) Bewerbern näher bringen und deutlich machen, warum gerade Ihr Unternehmen ein großartiger Arbeitsplatz ist.

Es ist empfehlenswert auch Bilder und Videos von Mitarbeitern Ihres Unternehmens (keine Stock Fotos) der Seite hinzuzufügen.

Bewerberauswahl und Vorstellungsgespräche

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Hat ein Unternehmen mehrere offene Stellen, dann besteht oft ein gewisses Gefühl von Dringlichkeit, diese so schnell wie möglich zu besetzten. Denn wenn ein Unternehmen oder ein Team lange Zeit unterbesetzt ist, nimmt die Arbeitsbelastung für alle Mitarbeiter zu, was zu Stress, Unzufriedenheit und Burnout führen kann sowie sich zweifelsohne auch negativ auf den Erfolg eines Unternehmens auswirken kann. Dabei ist es jedoch auch wichtig, das Einstellen neuer Mitarbeiter trotz allem nicht zu überstürzen.

Angesichts Ihrer Bemühungen neues Personal zu finden, dürften sich geeignete Kandidaten recht schnell mit einer Bewerbung bei Ihnen melden. Sollte die zu besetzende Stelle jedoch mehr Kenntnisse oder bestimmte Fähigkeiten bzw. Qualifikationen voraussetzen, müssen Sie zwangsläufig mit weniger Bewerbungen rechnen. Wenn Sie auf der anderen Seite eine Einstiegsposition bzw. Junior Stelle, die minimale Anforderungen voraussetzt, besetzen möchten, dann können Sie mit mehr als hundert Bewerbungen rechnen.

Legen Sie fest, wie Sie Bewerbungen nachverfolgen.

Wenn Sie ein Bewerbermanagementsystem, ATS (Applicant Tracking System), verwenden, wie z.B. Rexx Systems oder Softgarden, dann ist es einfacher, Bewerbungen auf diejenigen Bewerber zu reduzieren, die es wert sind, weiterhin Zeit und Geld zu investieren. Wenn Sie die manuelle Route wählen, dann sollten Sie zunächst eine Tabellenübersicht erstellen, mit der Sie alle Bewerbungen nachverfolgen.

Fügen Sie, wenn möglich, die folgenden Angaben hinzu:

Name des Bewerbers
Beworbene Stelle
Bewerbung über (z.B. Jobbörse, Stellenportal, etc.)
Datum der Bewerbung
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Link zum Lebenslauf/ Bewerbungsformular
Verfügbarkeit (bei Einstellung von Schichtarbeitern)
Erforderliche Kündigungsfrist
Erste Auswahlphase bestanden
Einladung zum Vorstellungsgespräch
Notizen zum Vorstellungsgespräch
Entscheidung
Name des Referenzgebers
Kontaktdaten des Referenzgebers

Wenn alle diese wichtigen Informationen an einem Ort zusammengefasst und aufbewahrt werden, dann sparen Sie wertvolle Zeit, vor allem dann, wenn Sie Daten mehrerer Bewerber aus verschiedenen Quellen erfassen müssen.

Wenn Sie die Idee, eine Tabellenübersicht erstellen zu müssen, nicht gerade vom Hocker reißt, dann sind Sie sicher froh zu hören, dass es eine Reihe von Projektmanagement-Tools gibt, die Ihnen die Personalbeschaffung um einiges erleichtert. Trello und Asana beispielsweise verfügen über ein kostenloses Anzeigesystem, das Ihnen hilft, Bewerber in allen Phasen des Auswahlprozesses zu verfolgen.

Asana ist besonders praktisch, da es über eine Kalenderansicht verfügt, in der Sie alle bevorstehenden Vorstellungsgespräche auf einen Blick sehen können.

Führen Sie die erste Sichtung bisher eingegangener Bewerbungen durch.

Die wohl einfachste und naheliegenste Möglichkeit, um festzustellen, ob eine Person geeignet und passend für die ausgeschriebene Stelle ist, ist die Durchsicht des Lebenslaufs. Die Prüfung Hunderter von Lebensläufen kann jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen, weshalb ein Bewerbermanagementsystem, ATS, hier sehr hilfreich sein kann.

Ein ATS durchläuft automatisch alle Lebensläufe und sucht die besten Kandidaten basierend auf spezifischen Kriterien heraus. Mit diesem System können Sie in nur wenigen Minuten einen ganzen Stapel von Lebensläufen durchgehen, ohne wichtige Details zu übersehen. An dieser Stelle empfiehlt es sich, alle vom System ausgewählten Kandidaten zu bewerten und in eine Rangfolge zu bringen, um letztendlich die Top 10 bestimmen zu können und um in die nächste Runde überzugehen…

Führen Sie Auswahlgespräche durch.

Ein Auswahlgespräch kann telefonisch oder über Skype erfolgen. Je nachdem, wie viele qualifizierte Bewerbungen Sie erhalten haben und wie dringend Ihr Personalbedarf ist, werden Sie wahrscheinlich mehr als eine Runde an Auswahlgesprächen durchführen wollen, um Ihre Auswahl an Kandidaten für die persönlichen Vorstellungsgespräche einzugrenzen.

Das Ziel des Auswahlgesprächs besteht lediglich darin, festzustellen, ob der Bewerber über die für die Stelle erforderlichen Qualifikationen und den nötigen Enthusiasmus verfügt.

Zu diesem Zweck sollten Sie eine Liste mit Fragen erstellen, die Ihnen dabei hilft festzustellen, ob ein Bewerber für die Position geeignet ist. Die Kunst besteht nun darin, grundlegende Fragen zu stellen, mit denen das Interesse, die Erfahrung und die langfristigen Karriereziele der Bewerber bemessen werden können. Da dieser Prozess etwas formeller ist, ist es eine gute Gelegenheit, Fragen wie diese hier zu stellen:

„Was interessiert Sie an dieser Position?“
„Warum wollen Sie Ihren aktuellen Arbeitsplatz kündigen?“
„Warum wollen Sie gerade bei uns arbeiten?“

Eine weitere Möglichkeit sind Gruppeninterviews. Diese eignen sich besonders gut, wenn Sie sehr viele Bewerbungen bekommen. Andere Methoden, wie z.B. Tests oder auch Fragebögen vor dem Gespräch, können Ihnen helfen, Ihren Bewerberpool auf eine geringere Anzahl von qualifizierten Bewerbern zu reduzieren.

In diesem Stadium haben Sie wahrscheinlich mehrere geeignete Bewerber für die freie Stelle gefunden, was uns zum persönlichen Gespräch führt.

Das persönliche Vorstellungsgespräch

Mit großer Wahrscheinlich hatten wir alle irgendwann einmal in unserem Leben ein Vorstellungsgespräch. Also kennen Sie sicherlich auch die allgemeine Vorgehensweise: Der Bewerber trifft sich entweder mit einer oder mehreren Personen des Unternehmens, um Fragen zu beantworten, und hat dann auch selbst die Möglichkeit, am Ende des Gesprächs Fragen zu stellen.

So, wie Sie vom Bewerber erwarten können, dass er sich auf das persönliche Vorstellungsgespräch vorbereitet, müssen Sie sich ebenfalls vorbereiten.

Arbeiten Sie an Ihren Fertigkeiten für Bewerbungsgespräche.

Haben Sie schon einmal ein katastrophales Bewerbungsgespräch geführt? Da sind Sie nicht allein, denn für die meisten von uns ist das Führen eines Bewerbungsgesprächs nicht selbstverständlich.

Denken Sie darüber nach, ob Ihre Körpersprache bzw. Ihr Telefonverhalten als offen und sympathisch oder abrupt und unfreundlich empfunden wurde. Vermitteln Sie ein echtes Interesse an den Antworten eines Bewerbers oder wirken Sie gelangweilt und abgelenkt (vielleicht, weil Sie an die To-Do-Liste denken, die Ihnen im Nacken sitzt)? Überlegen Sie, wie Sie sich selber fühlen würden, wenn Sie am anderen Ende des Tisches säßen und denken Sie daran Bewerber so zu behandeln, wie Sie selbst behandelt werden möchten.

Vor Ihrem nächsten Einstellungsgespräch stellen Sie sich vielleicht doch mal die folgenden Fragen:

Kann ich über das Unternehmen im Detail sprechen (nicht nur über meine eigene Tätigkeit)?
Verstehe ich wirklich, was die Stelle, die ich besetzen möchte, mit sich bringt?
Habe ich vorher den Lebenslauf des Bewerbers gelesen?
Weiß ich, welche Fragen ich stellen möchte?
Sind diese Fragen gesetzlich zulässig?
Kann ich Fragen des Bewerbers zu den mit der Stelle verbundenen Vorteilen und Zusatzleistungen beantworten?

Wenn Sie diese Fragen zuversichtlich und selbstsicher beantworten können, dann werden Sie bei Ihrem nächsten Bewerbungsgespräch nicht daneben liegen.

Steigen Sie mit einfachen Themen ins Gespräch ein.

Beginnen Sie das Vorstellungsgespräch damit, der befragten Person mehr über Ihre eigene Tätigkeit und Verantwortlichkeiten zu erzählen und laden Sie den Bewerber anschließend dazu ein, selbst Fragen zum Unternehmen und dessen Tätigkeiten zu stellen.

Dies hilft, die anfängliche Nervosität zu überwinden und gibt Ihnen eine bessere Vorstellung davon, wie interessiert ein Bewerber an der Arbeit in Ihrem Unternehmen ist. Win-Win!

Vermeiden Sie vage oder zu allgemeine Interviewfragen.

Denken Sie daran, dass die Art der Fragen, die Sie stellen, der Schlüssel dazu sind, um die richtigen Mitarbeiter zu finden und um die Candidate Experience (Erfahrung eines Bewerbers während des gesamtem Bewerbungsprozesses) zu verbessern.

In diesem Fall ist es besser, einen strukturierten Ansatz zu verfolgen, bei dem Sie jedem Kandidaten die gleichen Fragen in der gleichen Reihenfolge stellen. Auf diese Weise können Sie während des Vorstellungsgespräches nicht so leicht vom Kurs abweichen und minimieren auch das Risiko, redundante Fragen zu stellen.

Wenn Sie Ihre Fragen im Vorhinein formulieren, denken Sie daran, sie so einfach und offen wie möglich zu halten.

Einige gute Beispiele sind:

„In welcher Art von Arbeitsumfeld fühlen Sie sich am wohlsten und blühen auf?“
„Erzählen Sie mir von den Beziehungen, die Sie zu den Leuten hatten, mit denen Sie zusammengearbeitet haben.“
„Was würden Sie für den Rest Ihres Berufslebens jeden Tag gerne tun?“
„Erzählen Sie mir von einer Zeit, in der Sie sich bei der Arbeit schwierige Ziele gesetzt haben.“
„Können Sie mir in drei Minuten einen komplizierten Sachverhalt erklären, über den Sie gut Bescheid wissen?“

Es ist auch wichtig daran zu denken, dass ein Bewerbungsgespräch keine Einbahnstraße ist. Obwohl Sie mit großer Wahrscheinlichkeit Bewerbungsgespräche innerhalb ihrer anstrengenden und stressigen Arbeitszeit führen müssen, sollten Sie dies in dem Moment, wo Sie den Gesprächsraum (der übrigens sauber und ordentlich sein sollte) betreten, hinter sich lassen.

Informieren Sie die Bewerber, wie es weitergeht.

Vergessen Sie letztendlich nicht, den Zeitplan für den Einstellungsprozess vollkommen transparent zu gestalten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre ausgewählten Kandidaten vollständig informiert sind, was als nächstes kommt und wann Sie sich das nächste Mal mit ihnen in Verbindung setzen werden. Das Letzte, was Sie wollen, ist, unorganisiert (oder noch schlimmer unzuverlässig) zu wirken. Bereiten Sie die Bewerbungsgespräche frühzeitig nach und stellen Sie sicher, dass Sie mit den Kandidaten in jeder Phase des Einstellungsprozesses ausreichend kommunizieren.

Den passenden Mitarbeiter auswählen

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Mit etwas Glück haben Sie einen Kandidaten, der besonders gut zur ausgeschriebenen Position passt. In einigen Fällen kristallisieren sich jedoch aber auch zwei oder drei Kandidaten heraus, denen Sie gerne eine Zusage geben würden.

In diesem Stadium werden Sie Ihre Gesprächsnotizen noch einmal durchgehen und sich ggf. mit anderen am Einstellungsprozess Beteiligten beraten wollen. Die Chancen stehen gut, dass es ein bestimmtes Kriterium für die zu besetzende Stelle gibt, das ein Kandidat zu 100% oder zumindest besser erfüllt als die anderen Kandidaten. Das ist die Person, der Sie dann auch eine Zusage für die Stelle geben möchten.

Überprüfen Sie Ihre potenziellen Mitarbeiter

Im Laufe des Bewerbungsgesprächs liegt es in Ihrer Verantwortung, sich zu vergewissern, dass die potenziellen Mitarbeiter überhaupt das Recht haben, in Ihrem Land zu arbeiten. Das bedeutet, dass Sie sich eine Kopie eines Ausweisdokumentes, wie z.B. eines Reisepasses, geben lassen müssen, um dies zu überprüfen. Abhängig von der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, muss auch der strafrechtliche Hintergrund und/oder der Gesundheitszustand geprüft werden.

Bevor Sie jedoch eine finale Zusage geben, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Referenzen bzw. Arbeitszeugnisse Ihres neuen Mitarbeiters zu überprüfen. Denken Sie daran, Referenzanrufe möglichst kurz zu halten, d.h. höchstens 10 Minuten. Referenzen und Arbeitszeugnisse von ehemaligen Arbeitgebern und Mitarbeitern sind eine gute Möglichkeit, objektive Einblicke in die Leistung Ihrer zukünftigen Mitarbeiter zu erhalten.

Durchführung und Abschluss der Stellenvergabe

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Dies mag vielleicht nach dem einfachsten Teil des Einstellungsprozesses klingen: Sie entwerfen das Zusageschreiben, lassen es genehmigen und senden es an den ausgewählten Kandidaten. Erledigt! Es gibt jedoch noch mehr, was in diese Phase mit einfließen sollte:

Übermitteln Sie die Zusage telefonisch.

Sie werden die Zusage dem von Ihnen ausgewählten Kandidaten zunächst telefonisch mitteilen wollen. Das ist für beide Seiten von Vorteil, da Sie schnell wissen, woran Sie sind: Kandidaten können ihr Angebot und damit die Stelle entweder mündlich annehmen, aber auch ablehnen (wenn sie z.B. eine Zusage für eine andere Stelle erhalten und diese bereits angenommen haben). Dies erspart Ihnen viel Zeit bei der Erstellung eines Arbeitsvertrages, wenn Ihr ausgewählter Kandidat sich letztendlich doch dazu entscheidet, einen Rückzieher zu machen und den Job nicht anzunehmen.

Besiegeln Sie den Arbeitsvertrag schriftlich.

Wenn alles gut läuft, dann hat Ihr Kandidat entweder die Stelle angenommen oder zumindest darum gebeten, den Arbeitsvertrag vollständig lesen zu dürfen, bevor er sich auf die eine oder andere Weise festlegt und verpflichtet. Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsvertrag alle wesentlichen Punkte der Position abdeckt. Dazu gehören wichtige Angaben und Jobdetails wie beispielsweise:

Stellenbezeichnung
Vergütung
Sozialleistungen & Zuschüsse
Arbeitszeit
Voraussichtlicher Starttermin

Wichtiger Hinweis: Möglicherweise müssen Sie diese Bedingungen nochmal überprüfen, wenn Ihr ausgewählter Kandidat beschließt, zu verhandeln.

An dieser Stelle müssen Sie keine Details über unternehmensinterne Richtlinien und Prozesse (wie z.B. Verhaltenskodex, Kleiderordnung, Krankmeldung, Urlaub, etc.) preisgeben. Wenn Sie diese Informationen jedoch in Ihrem Mitarbeiterhandbuch eingestellt haben, ist es ratsam, dies zusammen mit dem Arbeitsvertrag zu übermitteln, um mögliche Bedenken seitens des Bewerbers vorzubeugen bzw. zu vermeiden.

Kommunizieren Sie immer mit all Ihren Kandidaten (auch wenn es bedeutet, dass sie abgelehnt werden).

Es kann sehr frustrierend sein, wenn man sich für eine Stelle bewirbt, den gesamten Bewerbungsprozess durchäuft … und dann tritt Funkstille ein. Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Bewerber viel Zeit damit verbracht haben, ihren Lebenslauf zu verfeinern, Bewerbungsformulare auszufüllen und Anschreiben zu verfassen. Sie während des Einstellungsprozesses zu ignorieren, darf demnach nicht vorkommen.

Ohne Frage ist das Ablehnen von Kandidaten ein Teil des Recruiting-Prozesses und alle Jobsuchenden wissen das. Es fühlt sich dennoch vielleicht so an, als würde es besser und einfacher für alle Beteiligten sein, sich still und heimlich aus der Affäre zu ziehen und keine Nachverfolgung durchzuführen. Dies kann jedoch Ihrem Ruf als guter Arbeitgeber enormen Schaden zufügen. Ob durch soziale Medien, Glassdoor-Rezensionen oder Mundpropaganda, Bewerber, die das Gefühl haben, dass sie von Ihnen ungerecht behandelt wurden, werden nicht davor zurückschrecken, dies auch anderen mitzuteilen. Und man weiß ja nie, ob die Person, die Sie ursprünglich mal abgelehnt haben, nicht evtl. für eine andere oder in Zukunft offene Stelle in Ihrem Unternehmen sehr gut geeignet sein könnte.

Alles, was nötig ist, ist eine automatisierte E-Mail, die Bewerber darüber informiert, dass der Bewerbungsprozess nicht weitergeht und ihnen aber trotzdem für ihren Zeitaufwand dankt.

Einarbeitung des neuen Mitarbeiters

Die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags schließt das Ganze jedoch noch nicht komplett ab. Tatsächlich ist das Einstellen des Kandidaten nur der erste Schritt. Der Einstellungsprozess beginnt in dem Moment, in dem Sie Ihre Stellenausschreibung veröffentlichen und endet erst dann, wenn der neue Mitarbeiter sich erst richtig in seine Position eingelebt und eingearbeitet hat, was durchaus drei bis sogar sechs Monate dauern kann.

Die richtigen Einarbeitungs- und Schulungsmethoden sind unerlässlich, wenn Sie sicherstellen wollen, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter wohl und motiviert fühlen, Ihrem Unternehmen treu bleiben und nicht nach ein paar Monaten wieder abhauen.

Was bedeutet Onboarding?

Onbarding bzw. Einarbeitung meint im Wesentlichen die Einführung Ihres neuen Mitarbeiters in Ihr Unternehmen. Der richtige Einarbeitungsprozess kann einen großen Beitrag zur optimalen Integration des neuen Mitarbeiters in Ihr Unternehmen leisten. Fehler bei der Einarbeitung habem zum einen eine höhere Fluktuationsrate und zum anderen ein weniger produktives Team zur Folge.

Lesetipp: Onboarding: Mitarbeiter vom ersten Tag an gut integrieren

Erstellen Sie eine Checkliste für das Onboarding

Neue Mitarbeiter, die eine effektive und umfassende Einarbeitung durchlaufen, haben ein höheres Maß an Loyalität, Leistungsbereitschaft und Arbeitszufriedenheit. Hier sind einige der Schritte, die Sie unbedingt in Ihren Einarbeitungsprozess integrieren sollten.

Ein bis zwei Wochen vor Anfangsdatum:

Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor (dies ist abhängig von der Art der Position, die sie besetzen).
Stellen Sie alle wichtigen Geräte/Tools zur Verfügung, die für die Tätigkeit benötigt werden (z.B. Computer, Telefon, Headset, Dienstplanungstool, etc.).
Fordern Sie noch alle verbleibenden Unterlagen an, die vom neuen Mitarbeiter noch benötigt werden (z.B. Kontoverbindung, etc.).
Richten Sie eine Firmen-E-Mail-Adresse ein.
Senden Sie eine Begrüßungsnachricht per E-Mail.

Woche 1:

Wenn Sie nicht verfügbar sind, um Ihren neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag persönlich im Unternehmen zu begrüßen, stellen Sie sicher, dass eine andere Person da ist, die das für Sie übernimmt und sich um ihn kümmert.
Geben Sie eine Führung durchs Unternehmen und einen vollständigen Überblick darüber, was in der ersten Woche alles ansteht bzw. wie der Zeitplan aussieht.
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zusätzliche Unterlagen auszufüllen.
Setzen Sie einige überschaubare Arbeitsaufgaben bzw. kleinere Projekte auf die To-Do-Liste, damit Ihr neuer Mitarbeiter in den ersten Tagen sofort loslegen kann.
Geben Sie rechtzeitig Feedback darüber, wie die ersten Aufgaben erfüllt wurden.
Schauen Sie regelmäßig beim neuen Mitarbeiter vorbei und beantworten Sie alle Fragen, die er möglicherweise stellt.

In der ersten Woche ist es wichtig, dass Ihr neuer Mitarbeiter genau versteht, was von ihm erwartet wird und an wen er sich wenden kann, wenn weitere Fragen bestehen. Hilfreich ist hier die Erstellung einer Onboarding-Checkliste in Excel (oder Asana), die Folgendes enthält:

Lesematerial, damit der neue Mitarbeiter erfährt, was genau sein Aufgabenbereich ist.
Ein Link zum Unternehmenshandbuch bzw. zu den Unternehmensrichtlinien, zum Zeiterfassungsverfahren, etc.
Informationen über geplante Einführungsgespräche mit Teammitgliedern in den ersten Wochen.

Die Voraussetzung für den langfristigen Erfolg Ihres neuen Mitarbeiters ist eine regelmäßige Kommunikation, klare Erwartungen und eine Vision für die Zukunft. Beginnen Sie, neue Mitarbeiter nach Möglichkeit in die tägliche Arbeit Ihres Teams so schnell wie möglich zu integrieren, aber denken Sie auch daran, dass sie geschult werden müssen, bevor die wirkliche Integration in Ihr Unternehmen erfolgen kann.

Lesetipp: So engagieren Sie Ihre Mitarbeiter richtig

Was passiert danach?

In diesem Leitfaden haben wir uns die folgenden Prozesse angeschaut und untersucht:

Das Finden der besten Kandidaten bzw. passender Bewerber.
Wie Sie potenzielle neue Mitarbeiter überzeugen für Ihr Unternehmen und nicht für die Konkurrenz zu arbeiten.
Alle eingegangenen Bewerbungen nachzuverfolgen und im Blick zu behalten.
Auswahl der besten zukünftigen Mitarbeiter aus Ihrem Bewerber-Pool.
Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeiter, damit sie mit voller Kraft durchstarten können (und in Ihrem Unternehmen bleiben wollen).

Zusätzlich zu den oben genannten Tipps müssen Sie natürlich auch fortlaufend viel Zeit und Mühe in den Aufbau Ihrer Unternehmenskultur und Arbeitgebermarke investieren. Denken Sie daran, dass Sie als Personalverantwortlicher nicht nur auf der Suche nach Mitarbeitern sind, die zu Ihrem Team „passen“, sondern auch nach Mitarbeitern, die sich für Ihr Unternehmen voll einsetzen und langfristig bleiben.

Viel Erfolg bei der Personalsuche!

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