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Die Personalverwaltung auf das nächste Level bringen mit einem Online-Dienstplanungssystem

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Olaf Gollek

Betriebsleiter

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“Was Planday eigentlich so interessant macht ist auch gerade die Kommunikation mit den Mitarbeitern über dieses Tool und das hat eigentlich dazu geführt, dass wir gesagt haben, wir würden das ganz gerne testen.”

Bigfood:

Das Planday Team sprach mit Olaf Gollek, Betriebsleiter der Bigfood Productions GmbH, welche sich in Zarrentin am Schaalsee, Mecklenburg-Vorpommern befindet. Bigfood ist bekannt für seine Dressing- und Dip- Produktion

Olaf ist selbst schon acht Jahre lang bei Bigfood tätig und zuständig für den gesamten kaufmännischen Bereich, darunter auch die Personalplanung und Lohnabrechnung. Olaf erzählt uns, wie Planday ihm geholfen hat, seinen Arbeitsalltag zu erleichtern und wie das System tagtäglich dafür genutzt wird, Dienstpläne für alle 64 Mitarbeiter digital zu erstellen. 
 
Bigfood Productions GmbH wurde 2000 gegründet und fing zunächst an, kleine Menüs und verpackte Snacks für die Luftfahrt (Lufthansa) herzustellen. Heute entwickeln, produzieren und vermarkten sie eine breite Palette von frischen Saucen, Dips und Dressings für den modernen Zeitgeist. Tauchen wir tiefer in ihr Geschäft ein, ist ihre Spezialität die Entwicklung von pflanzlichen oder fruchtbasierten, zuckerarmen Produkten ohne Zusatzstoffe und auf Basis von biologischen Rohstoffen.  
 
Das Unternehmen ist bekannt für innovative Lebensmittellösungen und strebt ständig danach, die neuesten Trends aufzuspüren, um ihren Kunden neue aufregende kulinarische Erlebnisse zu bieten. Deswegen veranstaltet das Team auch täglich Workshops mit Kunden in ihren Entwicklungsküchen. Und darüber hinaus sind die meisten Rezepturen auch online verfügbar durch ein eigenes Online-Tool.  

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Gestärkt aus COVID-19 hervorgehen

Letztes Jahr war Bigfood auf einem sehr guten Weg zum Unternehmenswachstum, was die 220 Tonnen Produktion eindeutig beweisen. Doch dann kam der erste Lockdown.  
 
Es ist kein Geheimnis, das den meisten Unternehmen in Deutschland COVID-19 schwer zu schaffen gemacht hat, und Bigfood ist da leider keine Ausnahme. Sie mussten sich in der Krise von 15 Mitarbeitern trennen.

“Entsprechend sind die Mengen dann auf einmal runtergefallen auf bis knapp 80 Tonnen. Wir haben uns dadurch, dass der erste Lockdown auch nicht allzu lange dauerte, und wenn die Gastronomen dann auch wieder aufmachen durften, dann schnell wieder stabilisiert und waren Mitte 2020 wieder so bei um die 160 bis 170 Tonnen”, erklärt Olaf.  
 
Als der zweite Lockdown anstand, hatten die Gastronomen eingesehen, dass sie ihre Prozesse umstellen müssen, um die erneuten Einschränkungen zu überleben, und neue Konzepte entwickeln müssen: 
 
“Das war jetzt beim zweiten Lockdown natürlich für uns ein bisschen auch ein kleiner Vorteil. Wir sind dann nicht von 170 Tonnen wieder auf 80 runtergefallen, sondern waren so bei 110-120 Tonnen.” 
 
“Jetzt hoffen wir natürlich, dass das jetzt irgendwann wieder ins Rollen kommt. Aber so wie die Zahlen aktuell aussehen, rechnen wir auch nicht damit, dass im April die Gastronomen aufmachen dürfen, wir gehen eher von Mai aus”.  

Investition in ein Dienstplanungssystem kurbelt das Geschäft an

Zusammen mit den Kunden hofft man nun auf bessere Zeiten und die erste Priorität für 2021 ist für Bigfood, die Krise gut zu überstehen.  

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“Unser Ziel ist erstmal langsam wieder auf Spur zu kommen und dass wir extrem stark auch im Einzelhandel starten, unsere Dressings und Dips eben auch im Einzelhandel anbieten, verstärkt Präsenz zeigen und den Absatz halten,” erklärt Olaf. 

Deshalb war es sinnvoll, in ein Dientsplanungsprogramm zu investieren, um dieses Ziel zu erreichen.  

“Wir haben ein bestehendes Zeiterfassungssystem, das auch jetzt schon seit 15 Jahren hier verwendet wird. Diese Software läuft im Prinzip parallel auch zu Planday. Wir haben hier am Standort neu gebaut und hatten da die Möglichkeit auch zu sagen, wir implementieren ein neues Zeiterfassungssystem,” 

“Ein Kollege kam und sagte es gibt da jemanden, die haben eine Zeiterfassungs-Software, die ganz stark ist und im gastronomischen Bereich genutzt wird. Dann haben wir uns nicht für das erste entschieden, sondern nahmen stattdessen Planday.” 

Das Kommunikations-Tool macht jeden Mitarbeiter erreichbar

Was hat zu Bigfoods Systemwechsel geführt? Das Kommunikations-Tool von Planday war ausschlaggebend, erklärt Olaf.

“Was Planday eigentlich so interessant macht ist auch gerade die Kommunikation mit den Mitarbeitern über dieses Tool und das hat eigentlich dazu geführt, dass wir gesagt haben, wir würden das ganz gerne testen.”

“Danach wurde mir gezeigt, wie wir vorzugehen haben mit Planday, dann haben wir das gesamte Grundkonzept erstellt und ich habe mich immer mehr selbständig mit dem System beschäftigt und immer wieder neue Sachen gefunden und die auch angewendet”.

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Es dauerte nicht lange, bis das Personal von den Vorteilen des Systems überzeugt waren. Heute nutzen alle 64 Mitarbeiter das System.  

“Bei der Vorstellung haben wir eben auch die Mitarbeiter darauf hingewiesen, dass sie Planday über das Smartphone bedienen können, über die App,” erklärt Olaf.  

“Wir haben gleichzeitig auch noch zwei Tablets installiert, sodass die Mitarbeiter sich auch über Planday Kiosk entsprechend an- und abmelden können”.  

Die Mitarbeiterzufriedenheit ist ganz offensichtlich und Olaf glaubt, dass sich die Kommunikation zwischen ihm und seinem Personal deutlich verbessert hat.  

“Die Mitarbeiter nutzen Planday als Informationsplattform, auch wenn es irgendwelche Anfragen gibt, da wir in drei Schichten arbeiten.” 
 
“Ich finde das System sehr vorteilhaft, weil man jeden einzelnen Mitarbeiter erreicht, egal in welcher Schicht er unterwegs ist. Und den Button mit der Lese-Bestätigung, den man nochmal anklickt, finde ich richtig gut”. 
 
“Die Funktionen wie z.B. den Schichttausch finde ich auch hilfreich. Ich habe die Mitarbeiter mit gleichen Fähigkeiten eingeteilt, sodass sie untereinander tauschen können, und die Anfragen landen dann sowieso bei mir und ich bin derjenige, der es dann freizeichnet”.  

Die Möglichkeit zum Schichttausch bedeutet, dass Olaf mehr Zeit in seinem Arbeitsalltag hat, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.  

“Es ist sehr wichtig für mich, dass ich unsere Mitarbeiter auch außerhalb ihrer Arbeitszeit erreichen kann, und dass ich auch die Verantwortung bei gewissen Schichten den Mitarbeitern übertragen kann”.  

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Alles läuft jetzt mit Planday

64 Mitarbeitern zu den einzelnen Funktionen zuzuordnen und dann den Personalplan für die kommende Woche zu planen nimmt eine gewisse Zeit in Anspruch, aber mit Planday läuft das tadellos.  

“Ich habe mir jetzt eine blanko Vorlage geschaffen, die ich dann nutze und einfach nur mitkopiere. Dann ziehe ich ja automatisch nur den Mitarbeiter auf den nächsten Tag und verplane ihn. Das spart mir schon viel Aufwand.” erklärt Olaf.  

Neben der Übersicht der Dienstpläne hat auch die Berichtsfunktion Olaf geholfen, den Überblick über Bigfoods finanzielle Situation zu behalten.  
 
“Wir haben zwei Mitarbeiter ausgewählt und Planday getestet, mit den alten und den neuen Lohnabrechnungen. Beide waren super mit keiner Abweichung. Da wir mit Zuschlägen arbeiten, wie z.B. Nachtzuschlägen, die sind alle mitberechnet und mit in der Gehaltsabrechnung.”  
 
“Ich habe jetzt das erste Mal angefangen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung als Bericht eben vom System erzeugen zu lassen und auch ausgedruckt. Im April wollen wir das alte Zeiterfassungssystem dann komplett abschalten und wirklich alles nur noch mit Planday machen.”  
 
“Dann fangen wir schon an, mit diesen Zahlen zu rechnen und zu arbeiten”.  

Gute alte Gewohnheiten können schwer zu brechen sein, besonders für die erfahrene Generation von Bigfood. Doch mit einem Online-Personalverwaltungstool, das die meisten Aufgaben automatisiert, sehen sie jetzt auch den Vorteil der digitalen Dienstplanung.  

“Viele erfahrene Mitarbeiter haben sich schon ein bisschen gesperrt und bisher davor gescheut, aber wurden von den Jüngeren mit an die Hand genommen,”  
 
“Mittlerweile ist es so, dass die App bei allen sehr gut angekommen ist. Jeder arbeitet damit. Ich habe bei den 64 Mitarbeitern auch täglich fast keine Zeiten, die vergessen werden beim Stempeln.”  

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