Von vielen Managern wird die Dienstplanung als ein notwendiges Übel angesehen, für die sie viel zu viel ihrer wertvollen Zeit aufwenden müssen.

Dementsprechend mager sieht das Resultat leider all zu oft aus: Ein nicht funktionierender, fehlerhafter Dienstplan, der die so wichtige Ordnung im Tagesgeschäft über den Haufen wirft. Doch nicht nur das Management leidet unter der nicht optimalen Dienstplangestaltung: Auch auf Seiten der Arbeitnehmer führen fehlende Verlässlichkeit und Ungenauigkeit in der Planung zu Verwirrung und Unsicherheit. Doch das muss nicht sein.

 

Ein funktionierender Dienstplan erleichtert das Management

Sicher ist, dass ein verlässlicher Dienstplan Ihr Tagesgeschäft als Manager ungemein vereinfacht. Zum einen erlaubt er Ihnen stets den aktuellen Überblick über die Arbeitszeiten und eingesetzten Mitarbeiter. Zum anderen können Sie mit einem einmal erstellten Plan eine Vorlage kreieren, mit der Sie die Schichtplanung für kommende Tage oder Wochen sehr viel einfacher durchführen können. Natürlich gibt es Zeiten mit hohem Arbeitsaufkommen und dann wieder geringerer Nachfrage. Aber auch diese Schwankungen können Sie durch die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle in die Vorlage integrieren, damit Sie für jede Eventualität gewappnet sind. Es wird Sie überraschen zu sehen, wie viel Zeit Sie auf diese Weise einsparen.

Wenn dieses Planungswerkzeug Ihnen und Ihren Mitarbeitern darüber hinaus die Möglichkeit gibt, jederzeit online auf den Plan zuzugreifen und sich über den jeweils aktuellen Stand der Dienstplanung zu informieren, besteht auf beiden Seiten stets Klarheit über die aufgetragenen Pflichten. Die endlose Kommunikation mit ihren Teammitgliedern über die jeweiligen Verfügbarkeiten und die mühsame Zusammenführung zu einem funktionierenden Dienstplan entfallen und geben Ihnen Zeit, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern.

 

Für Stundenkräfte besonders wichtig

Besonders wichtig ist ein funktionierendes System bei der Einplanung von Arbeitskräften, die auf Stundenbasis beschäftigt werden. Oft handelt es sich dabei um Studenten, Elternteile mit Erziehungsaufgaben oder Personen mit einem Zweitjob. Aufgrund ihrer anderweitigen Verpflichtungen können die auf Stundenbasis arbeitenden Mitarbeiter meist nur zu bestimmten Terminen arbeiten. Dies erfordert bei der Dienstplanung ein flexibles und vor allem zuverlässiges Konzept, bei dem vom Manager bis hin zu den Mitarbeitern sämtliche Beteiligte permanenten Einblick in den aktuellen Schichtplan haben. Es ist schließlich niemandem damit geholfen, wenn aufgrund eines unzuverlässigen Dienstplans Schichten nicht besetzt werden können oder wenn mehrere Mitarbeiter für nur eine verfügbare Schicht erscheinen, da sie von einer ungenauen Dienstplanung in die Irre geführt wurden.

 

Wie Ihre Mitarbeiter ausserdem profitieren

Neben der ständigen Überprüfbarkeit der eigenen Einsatzzeiten bieten sich Ihren nach Stunden eingesetzten Teilzeitkräften weitere Vorteile: So ist ihnen sehr damit geholfen, wenn sie ihre Einsatzwünsche selbstständig eintragen können und Sie als Manager diese nur noch prüfen und bestätigen müssen. Ihre Mitarbeiter erhalten auf diese Weise die Sicherheit, ganz nach ihrer zeitlichen Verfügbarkeit zu arbeiten und so für ihr Einkommen zu sorgen. Auch erhöht sich so ihre Lebensqualität, da sie sich beispielsweise nicht jeden Abend für eine Schicht eintragen müssen, sondern nach Möglichkeit frei über ihre Zeiteinteilung verfügen und auch andere Termine oder Verabredungen wahrnehmen können. Aufgrund der gesellschaftlichen Veränderung werden derartige flexible Arbeitszeitmodelle in Zukunft noch zunehmen. Für Arbeitgeber ist es deshalb wichtig, ihren Angestellten in diesem Punkt entgegenzukommen. Die Ausarbeitung von Kernarbeitszeiten und Gleitzeitmodellen erlaubt Beschäftigten, auf ihre Stundenanzahl zu kommen und sichert Sie gleichzeitig dahingehend ab, dass in Phasen hohen Arbeitsaufkommens stets ausreichend Personal vorhanden ist.

Die so gewährte Freizügigkeit mindert Stress sowie Anspannung bei Ihren Beschäftigten und sorgt für eine bessere Konstitution und damit letztendlich eine Reduzierung von Kranken- und Fehltagen. Die hohe Akzeptanz derartiger Modelle zeigt sich einer Studie zufolge, bei der 82 Prozent der Befragten, die die Möglichkeit zum flexiblen Arbeiten haben, diese tatsächlich wahrnehmen. Eine größere Freiheit bei der Arbeitsgestaltung (37 Prozent) und die bessere Work-Life-Balance (34 Prozent) werden dabei als Hauptgründe genannt.  Eine weitere Untersuchung ergab, dass 97 Prozent der Befragten davon ausgehen, dass zufriedene Mitarbeiter härter arbeiten und produktiver sind. Weitere zwei Drittel meinen, dass sich die angebotene Flexibilität positiv auf die Stimmung der Arbeitnehmer und das Betriebsklima auswirkt.

 

Krankheitsstand und Fluktuation sinken

Erhalten Ihre Mitarbeiter dazu die Gelegenheit, Änderungswünsche oder einen etwaigen Arbeitsausfall aufgrund einer akuten Notlage ortsunabhängig in den Dienstplan einzutragen oder zu melden, sorgt dies für zusätzliche Sicherheit und damit Motivation im Team, was Ihnen wiederum die Zuteilung der Schichten erleichtert. Je einfacher Sie es Ihrem stündlich beschäftigten Personal machen, seine Zeiten eigenständig zu verwalten, desto stärker fördern sie Eigenständigkeit und Selbstbestimmung; beides Faktoren, die sich direkt auf die Einstellung zum Job und die Motivation auswirken. Sie profitieren also nicht nur wegen der besseren Administration, sondern zudem von einer gesteigerten Einsatzbereitschaft ihrer Mitarbeiter. Und diese ist besonders in von hoher Mitarbeiterfluktuation geprägten Branchen wie der Gastronomie oder dem Dienstleistungssektor besonders wichtig. Je stärker die Identifikation mit dem Arbeitsplatz und je besser das Betriebsklima, desto geringer die Wahrscheinlichkeit eines Jobwechsels.

Ist jedoch das Gegenteil der Fall, indem Ihre Beschäftigten ständig mit einer chaotischen Dienstplanung voller Fehler und Ungenauigkeiten konfrontiert werden, treten sehr schnell Unzufriedenheit, Stress und Unsicherheit ein, was sich direkt auf Arbeitsmoral und mittelfristig auf die Verbleibdauer im Betrieb überträgt. Arbeitgeber, die diese Verhältnisse zulassen, brauchen sich deswegen nicht über einen gestiegenen Krankenstand und die hohe Fluktuation ihres Personals wundern.

 

Fazit

Eine faire und verlässliche Dienstplanung ist gleichermaßen für Betriebsführung und Beschäftigte mit einer Reihe von Vorteilen behaftet. Neben Zeitersparnis und vereinfachtem Management auf Arbeitgeberseite fallen beim Personal besonders die größere Flexibilität samt deren positive Auswirkung auf die individuelle Work-Life-Balance und Arbeitszufriedenheit positiv ins Gewicht. Eine hohe Zuverlässigkeit des Dienstplans ist somit in aller Interesse.

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