Erfahrene Arbeitgeber wissen, welche Vorteile die Beschäftigung studentischer Arbeitskräfte in ihrem Betrieb hat. Kein Wunder, sind Studenten doch zumeist überaus aufnahmebereit und lernfähig. Dazu ist ihre Einarbeitung und Beschäftigung im Vergleich zu erfahrenen Fachkräften finanziell gesehen vergleichsweise günstig.

Erhebungen zufolge arbeiten etwa zwei Drittel der Studenten in Deutschland neben ihrem Studium. Dabei stellen sie ihre Arbeitgeber jedoch immer wieder vor die Herausforderung, ihre unregelmäßigen Studienzeiten mit der Dienstplanung zu vereinen. Doch mit Flexibilität und einer vorausschauenden Planung lassen sich diese Schwierigkeiten relativ unkompliziert beheben.

Die folgenden Tipps werden es Ihnen erleichtern, Studenten besser in Ihre geschäftlichen Abläufe zu integrieren.

Klären Sie zuerst Ihre Anforderungen bevor Sie mit der Planung beginnen

Um den Einsatz von Studenten erfolgreich mit Ihrem Ablaufplan zu harmonisieren, sollten Sie zuerst genau festlegen, was und wen sie für den Job brauchen. Außerdem raten Experten dazu, vorher die Anforderungen an den Job zu identifizieren, welche mit der zeitlichen Verfügbarkeit von Studenten eventuell kollidieren: So ist ein Großteil der Studenten bereit, wöchentlich zwischen 12 und 20 Stunden neben dem Studium zu arbeiten. Zusätzliche Stunden wären zwar möglich, darunter würden jedoch über kurz oder lang die akademischen Leistungen leiden. Prüfen Sie auch, welche gesetzlichen Bestimmungen für eine Begrenzung der Arbeitszeit verantwortlich sein könnten.

Bevor Sie mit der Einstellung neuer Kräfte und der Dienstplanung beginnen, sollten Sie deshalb folgende Fragen klären:

  • Welche Position soll besetzt werden?
  • Wie hoch ist die wöchentliche Arbeitszeit?
  • Gibt es für diese Position oder den Bewerber gesetzliche Bestimmungen/ Einschränkungen?

Teilen Sie Ihre Anforderungen detailliert und schriftlich mit

Als Verantwortlicher kennen Sie die herausragende Bedeutung der offenen und präzisen Kommunikation Ihrer Anforderungen gegenüber Ihren Beschäftigten. Bedenken Sie bitte, dass dies besonders auf jüngeres Personal und Studenten zutrifft, die noch über wenig oder keine berufliche Erfahrung verfügen. Aber auch erfahrenen Studenten in Ihrem Team gegenüber ist es unerlässlich, Ihre Erwartungen an ihre Arbeitsleistung präzise zu definieren und gleichzeitig zu erklären, wie der Job erfolgreich erledigt wird.

Deshalb sollten Vorgesetzte jedem Beschäftigten bereits bei der Einstellung eine schriftliche Arbeitsplatzbeschreibung samt einer Aufstellung der Richtlinien und Grundsätze ihres Betriebes aushändigen. Zur Motivation der oft noch wenig routinierten Studenten können Sie einen Schritt weiter gehen, und ihnen in regelmäßigen Gesprächen Ihre Erwartungen und Einschätzungen näher verdeutlichen. Dazu gehört auch die Festlegung von Regeln für das Mitarbeiterverhalten in Ihrem Geschäft.

Viele unerfahrene Studenten wissen nicht, dass die Gestaltung von Dienstplänen nicht auf bloßen Präferenzen des Geschäftsleiters, sondern auf handfesten Dringlichkeiten beruht. Deshalb sollten Sie ihnen verdeutlichen, dass bei aller Rücksichtnahme auf die zeitlichen Präferenzen der jungen Mitarbeiter die Bedürfnisse des Betriebs Vorrang haben

Streben Sie eine langfristige Dienstplanung an

Das Sprichwort Gut präpariert ist halb gewonnen trifft in besonderem Maße für eine erfolgreiche Dienstplanung zu. Bringen Sie Ihre studentischen Hilfskräfte deshalb von Beginn an dazu, Ihnen ihre Studienpläne für das Semester und mögliche Arbeitszeiten so früh wie möglich mitzuteilen. Auf dieser Basis können Sie dann einen funktionierenden Dienstplan erstellen.

Damit Sie den Überblick behalten, sollte für Urlaubsanfragen oder den Tausch von Schichten eine klare Vorgehensweise festgelegt werden. Diese kann recht unkompliziert gestaltet werden. Manchmal kann beispielsweise auch eine per Mail an den Vorgesetzten geäußerte Anfrage des Beschäftigten reichen.

Um sicherzustellen, dass alle verstanden haben, was Sie von Ihnen erwarten, setzen Sie sich mit Ihren studentischen Kräften zusammen und gehen mit ihnen das Verfahren Schritt für Schritt durch.

Unterstützen Sie Ihre Beschäftigten

Für unerfahrene Studenten ist die Einarbeitung im Tagesgeschäft eine gute Möglichkeit, die Arbeitsabläufe schnell zu erlernen. Trotzdem kann ein wenig Hilfestellung auf ihrem Weg zu einer kompetenten und routinierten Arbeitskraft nicht schaden.

So kann bereits ein kurzes Seminar über die Rechten und Pflichten im Arbeitsverhältnis zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führen. Dies macht es Ihnen wiederum leichter, die Erwartungen Ihrer Angestellten und Ihre eigenen erfolgreich unter einen Hut zu bekommen.

Besonders wichtig ist dabei die Schaffung eines offenen Betriebsklimas, das Ihre studentischen Arbeitskräfte voll und ganz dabei unterstützt, sich schon nach kurzer Zeit als vollwertiges Mitglied Ihres Teams – und damit als Teil des gemeinsamen Erfolgs – zu sehen.

Geben Sie Feedback

Wir alle freuen uns über ein positives Feedback zu unseren erbrachten Leistungen. Deshalb steigt bei einer entsprechenden Würdigung quasi automatisch die Motivation, sich noch stärker zu engagieren.

Aus diesem Grund weiß ein erfolgreicher Vorgesetzter genau, wie er seine Mitarbeiter am besten für ihre Performance lobt oder belohnt. Gerade bei der jüngeren Generation ist der Wunsch nach einer offenen und regelmäßigen Rückmeldung durch den Vorgesetzten besonders ausgeprägt.

Vermitteln Sie Ihren Angestellten auf diese Weise Ihre Einschätzung, lernen diese daraus und werden gleichzeitig motiviert. Auch Ihre Dienstplanung wird davon profitieren, denn engagierte Mitarbeiter halten sehr viel stärker die vereinbarten Arbeitszeiten ein, als eine demotivierte Kraft, die einem funktionierenden Dienstplan wenig Bedeutung beimisst.

Sollten bei der Planung oder der tatsächlichen Umsetzung des Dienstplans Probleme auftreten, sprechen Sie diese sofort und offen an. Dies trifft besonders zu, wenn Sie den Eindruck haben, dass eine Ihrer Kräfte durch zu viel Arbeitszeit überlastet ist.

Natürlich kann es vorkommen, dass ein Angestellter aufgrund eines akuten Vorfalls zu spät kommt oder kurzfristig ausfällt. Wenn dies häufiger vorkommt, sollten Sie mit der Person rasch das Gespräch suchen, in dem Sie freundlich, aber bestimmt Ihre Bedenken äußern.

Fazit

Studenten können ein hohes Maß an Energie und eigenen Vorstellungen in die Arbeit mit einbringen. Dies mag die Gestaltung eines für alle akzeptablen Dienstplans manchmal erschweren. Das sollte Sie aber nicht davon abhalten, eine ansonsten gut in Ihren Betrieb passende Arbeitskraft einzustellen.

Denken Sie nur daran, Ihre Anforderungen dem Bewerber gegenüber klar zu kommunizieren und schriftlich darzulegen. Dazu gehören die bereits beschriebene längerfristige Planung auf Basis der eingereichten Arbeitszeiten sowie das Verhalten bei Anfragen zu Urlaub oder Änderung vereinbarter Schichten.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern alle verfügbaren Hilfsmittel in die Hand, mit denen sie ihre Arbeit erfolgreich gestalten können und gewähren Sie stets ein ehrliches Feedback.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, schaffen Sie alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Leistung der Angestellten und Studenten in Ihrem Betrieb. Sie werden sehen, besonders Sie werden davon profitieren.

 

Kyra Kuik
Kyra Kuik Head of Content
Kyra is Planday's Head of Content. When she's not busy spinning up blog posts or editing, you can find her with a big cup of coffee, running, or admiring the charming pups of Copenhagen.