Der Sommer war episch – wohl denen, die ihre Gäste in einem Outdoor-Bereich begrüßen konnten. Doch die Tage werden wieder spürbar kürzer – für die Gastronomie und Hotellerie bedeutet das: vorweihnachtliche Hochsaison.

Wer hat eigentlich den Begriff „Stille Zeit“ erfunden? Denn die kommenden Wochen gehören zwar zu den umsatzstärksten für Gastronomie und Hotellerie, damit aber auch zu den anstrengendsten, in denen alles noch perfekter laufen muss als im Rest des Jahres. Advent, Weihnachten und der Jahreswechsel bedeuten Hochsaison. Alle wollen sich nochmal treffen, jeder Betrieb, jede Abteilung oder Arbeitsgruppe veranstalten die obligatorischen Weihnachtsfeiern, um Danke zu sagen, die vergangenen Monate Revue passieren zu lassen und sich gemeinsam auf die kommenden vorzubereiten. Happy times für das Gastgewerbe? Wenn alle Beteiligten gut vorbereitet sind: ja!

Blick-fürs-Detail

Es ist also sehr wichtig, Betriebe des Gastgewerbes organisatorisch auf eine sichere Basis zu stellen, Aufgaben verlässlich und transparent zuzuweisen und so die Lasten des alltäglichen Geschäfts besser zu verteilen. Und in Stoßzeiten wie im Advent kann sich die Digitalisierung besonders auszahlen. Wenn Sie in den Wochen vor Weihnachten unter Umständen jeden Abend gleich mehrere große Gruppen betreuen, muss jeder Arbeitsschritt sitzen. Menüs wollen geplant und mit der Küche abgesprochen werden. Je nach Größe der Gruppen muss die Teamgröße in den unterschiedlichen Betriebsbereichen angepasst und im Zweifelsfall aufgestockt werden. Reservierungen wollen gecheckt und an die räumlichen Gegebenheiten angepasst werden. All dies geschieht hinter den Kulissen – der Gast soll sich einfach nur wohlfühlen und die Zusammenkunft mit Freunden oder Kollegen in der „Stillen Zeit“ genießen können. Es muss perfekt sein. Das zu arrangieren, ist Ihre Aufgabe als Gastronom.

Mit einer App wie Planday können Sie die Dienstpläne für diese besonders geschäftigen Tage komfortabel im Voraus planen und gemeinsam mit Ihrem Team immer wieder flexibel den Gegebenheiten anpassen. Dabei gilt es vieles im Blick zu haben, bzw. auf bestimmte Dinge und Eventualitäten noch besser vorbereitet zu sein als sonst im Jahr. Der beginnende Winter lässt die erste Erkältungswelle über das Land fegen, kurzfristige Krankmeldungen sind an der Tagesordnung. Als Chef will man in solchen Momenten nicht gleichzeitig am Telefon Reservierungen entgegen nehmen und mit dem Handy verzweifelt versuchen, Service-Kräfte zu organisieren, die schnell einspringen können. Planday erlaubt es Team-Mitgliedern, ihre Dienste selbstständig zu tauschen und für Ersatz zu sorgen. Und dank der in Planday integrierten Kommunikationsmöglichkeiten können Sie als Chef auch im letzten Moment noch wichtige Informationen an Ihre Teams weitergeben – exakt ausgesteuert für die, die es wirklich betrifft.

Digitales-Arbeiten

Weil es manchmal besonders schnell gehen muss

Die Rushhour in Ihrem Betrieb kann unter Umständen eingeschliffene Arbeitsabläufe und Strukturen einem Stresstest unterziehen. Wir bei Planday haben in den vergangenen Monaten intensiv daran gearbeitet, dass Sie bestens auf solche Ausnahmezustände vorbereitet sind. Mit unserer neuen Kiosk-App für das iPad haben wir eine Möglichkeit entwickelt, dass sich selbst Mitarbeiter ohne Smartphone zentral an einem Tablet einstempeln können, sobald sie startklar sind. Auch das Ausstempeln ist so organisiert. Manchmal sind es eben die kleinen Dinge, die den großen Unterschied machen und wertvolle Minuten wieder auf die Haben-Seite eines Betriebes schreiben, der gut und verlässlich funktionieren soll und muss. À propos verlässlich: Alle Team-Mitglieder mit iPhone können ihren Schichtplan ab sofort in die Kalender-App ihres Smartphones importieren – das schafft Sicherheit.

Austausch

Wenn Sie diesen Blogpost lesen, haben Sie den Dienstplan für die Adventszeit bestimmt schon mit Ihrem Team besprochen und in seinen Grundzügen auch bereits angelegt. Sehr gut. Denken Sie daran: Dienstpläne lassen sich als Vorlagen abspeichern und so immer wieder verwenden – auch für saisonale Anforderungen. Das nächste Weihnachten kommt bestimmt. Mit dem gleichen Mehraufwand und dem gleichen Mehr an Personal. Was uns dazu motiviert hat, die Performance solcher Daten-intensiven Vorlagen deutlich zu verbessern. Nein, das ist kein verfrühtes Weihnachtsgeschenk an Sie. Das machen wir einfach so. Das ist unser Job.

Wir wünschen Ihnen ein erfolgreiches und vor allem reibungsloses Weihnachtsgeschäft!

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