Als erfolgreicher Manager genießen Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Angestellten und es freut Sie zu sehen, wie Mitglieder Ihres Teams unter Ihrer Führung aufblühen oder wenn Sie Ihnen dabei helfen, ihre Jobs erfolgreich zu gestalten?

Das sind die schönen Seiten Ihrer Position, allerdings gibt es auch weniger angenehme Aufgaben. Die Bekanntgabe von Kündigungen gehört sicher für die meisten dazu. Schließlich bringt man bei einem Mitarbeiter höchst ungern zentrale Aspekte seiner Existenz, wie zum Beispiel Karriere, Selbstwertgefühl und Sicherheit in Gefahr. Deshalb ist eine Entlassung nie einfach, ob nun beim ersten oder beim hundertsten Mal.

Es gibt jedoch Hilfsmittel, um diesen Prozess leichter für alle Beteiligten zu gestalten. Beachten Sie dabei aber bitte, dass es seine Zeit braucht, denn ein fairer und transparenter Prozess kann Monate dauern. Wenn Sie die folgenden Tipps beherzigen, werden Sie eine Entlassung jedoch auf taktvolle und rechtlich einwandfreie Weise managen können.

Von der Verwarnung bis zur Kündigung: Ein Prozess in 6 Schritten

1. Identifizieren Sie das Problem und verwarnen Sie mündlich

Solange Ihr Mitarbeiter sich nichts Illegales zuschulden kommen lässt oder explizit gegen Unternehmenzprinzipien verstößt, besteht kein Grund für eine fristlose Kündigung.

Treten jedoch Probleme auf, suchen Sie das Gespräch mit der Person, um die Ursachen herauszufinden. So können es manchmal persönliche oder familiäre Faktoren sein, die die Leistung negativ beeinflussen. Ist dies der Fall, sollten Sie es auf jeden Fall bei Ihrer Bewertung berücksichtigen.

Gleichzeitig sollten Sie beim erkennen eines Leistungsabfalls eine mündliche Verwarnung an den Mitarbeiter formulieren. Eine Kündigungsabsicht müssen Sie nicht erwähnen, dem Mitarbeiter aber explizit bewusst machen, wo Sie das Problem sehen. Erklären Sie ihm, warum seine Leistung oder sein Verhalten seine beruflichen Perspektiven bei Ihnen gefährden.

Verfassen Sie einen Aktionsplan, wie er seine Situation verbessern kann und verdeutlichen Sie ihm, dass er bei der Lösung auf Ihre Unterstützung bauen kann. Damit es hinterher nicht zu Missverständnissen kommt und dem Mitarbeiter klar ist, was er zu tun hat, sollten Sie alle Punkte schriftlich festhalten und den Plan von ihm unterschreiben lassen.

2. Erteilen Sie eine Abmahnung

Tritt nach dem Gespräch keine Besserung ein, kommt der Zeitpunkt für eine formelle Rüge – die Abmahnung. Um Ihre Argumentation zu stärken, sollten Sie das Problem detailliert benennen und anhand von Beispielen belegen. Die Abmahnung wird dem Mitarbeiter zugestellt und gleichzeitig in seiner Personalakte hinterlegt. Mit Erteilung dieser gelben Karte soll dem Mitarbeiter der Ernst seiner Lage deutlich vor Augen geführt werden. Er muss erkennen, dass er mit der Kündigung zu rechnen hat, wenn er sein Verhalten nicht ändert.

Suchen Sie auch nach einer Abmahnung weiter das Gespräch. Manche brauchen vielleicht diese eindeutige Warnung um zu erkennen, wie es beruflich um sie steht.

3. Sprechen Sie mit der Personalabteilung

Führt auch die Abmahnung zu keiner Verbesserung, sollten Sie eine Trennung ernsthaft in Erwägung ziehen. Sprechen Sie dazu mit der Personalabteilung, über die die Entlassung formal läuft. Sie sind mit den unternehmensinternen Richtlinien sowie den gesetzlichen Rahmenbedingungen einer Kündigung vertraut und können sicherstellen, dass der Vorgang rechtlich einwandfrei begleitet wird.

Auch die Hinzuziehung des Betriebsrats oder zeitliche Aspekte der Trennung unter Einhaltung rechtlicher Fristen werden von der Personalabteilung geklärt. Sie stellen im Einzelfall zudem sicher, dass der Beschäftigte nach dem Ausspruch der Kündigung keinen Zugriff auf vertrauliche Dokumente des Unternehmens mehr hat.

4. Bedenken Sie Auswirkungen auf den Dienstplan Ihres Teams

Die Entlassung eines Mitarbeiters hat auch Auswirkungen auf Ihr restliches Team. Kalkulieren Sie deshalb mit ein, dass eine solche Maßnahme den Dienstplan beeinträchtigt, da die verbliebenen Teammitglieder zumindest kurzfristig die Arbeit des Gekündigten mit übernehmen müssen. Planen Sie anhand des Dienstplans und freier Verfügbarkeiten, wer wann und wo einspringen kann.

Dazu sollten Sie Ihre Mitarbeiter darauf vorbereiten, dass es bei der Planung von Urlaub und Freizeiten aufgrund der beengten Personalsituation zu Beeinträchtigungen kommen kann. Falls Sie das nicht schon über eine Onlineversion Ihres Dienstplans erledigen, sollten Sie das mit den verbliebenen Mitarbeitern in persönlichen Gesprächen abklären.

5. Führen Sie ein knappes und konkretes Kündigungsgespräch

Wenn der Zeitpunkt zum Ausspruch der Kündigung gekommen ist, sollten Sie das Gespräch knapp, aber verständlich halten. Leiten Sie es beispielsweise folgendermaßen ein: „Bedauerlicherweise muss ich Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen zum heutigen Tag kündigen.“ Oder: „Nach reiflicher Überlegung haben wir beschlossen, uns von Ihnen zu trennen.“

Stellen Sie sicher, dass bei dem Termin ein Angehöriger der Personalabteilung anwesend ist. Diese ist für die Klärung von Fragen zu Fristen, Abfindung oder dem auszustellenden Zeugnis zuständig und wird im Bedarfsfall den Gekündigten auf die Einhaltung von Vertraulichkeits- oder Wettbewerbsverbotsrichtlinien hinweisen.

Jeder Mensch reagiert individuell auf eine Kündigung. Manche werden sie äußerlich emotionslos aufnehmen, während andere aufbrausend und wütend reagieren werden. Kalkulieren Sie dies stets ein und lassen Sie sich keinesfalls auf eine Diskussion ein. Auch eine überschwängliche Entschuldigung Ihrerseits ist in dieser Situation fehl am Platz. Es mag Ihnen kaltherzig erscheinen, aber es trägt entscheidend zu Beruhigung und Deeskalation der angespannten Atmosphäre bei.

6. Machen Sie Ihrem Team Mut

Nach Bekanntgabe der Entlassung werden nicht nur Sie sich unwohl fühlen, sondern auch Ihr Team. Manchmal mag Ihre Maßnahme bereits erwartet worden sein, manchmal aber werden Sie damit in Ihrem Team für Überraschung sorgen. Das kann für Unruhe sorgen, da sich die Mitarbeiter nun Gedanken über die Sicherheit Ihres eigenen Jobs machen werden.

Deshalb sollten Sie Ihnen als Erstes diese Angst nehmen und ihnen versichern, dass ihre Jobs nicht in Gefahr sind. Verdeutlichen Sie Ihrem Team gleichzeitig, dass aufgrund der Entlassung die berufliche Belastung in der nächsten Zeit größer ausfallen kann, Sie aber sicher sind, dass sie die schwierige Lage gemeinsam erfolgreich meistern werden.

Die Entscheidung, einen Mitarbeiter zu entlassen und der damit verbundene Prozess sind nie einfach. Nehmen Sie sich deswegen Zeit, um ihn so gut wie möglich zu begleiten. Auch wenn Sie diesen 6 Tipps folgen, wird Sie der Kündigungsprozess wahrscheinlich weiterhin mit Unbehagen erfüllen. Sie werden danach jedoch erkennen, dass Sie die unangenehme Situation auf bestmögliche Weise gemeistert haben.

Kyra Kuik
Kyra Kuik Head of Content
Kyra is Planday's Head of Content. When she's not busy spinning up blog posts or editing, you can find her with a big cup of coffee, running, or admiring the charming pups of Copenhagen.