Unangemeldeten Besuch der Behörden ist man in der Gastronomie mittlerweile gewöhnt. Doch seit Beginn des Jahres schaut nicht mehr nur die Lebensmittelaufsicht ohne Termin im Unternehmen vorbei. Die Kassen-Nachschau macht es möglich. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzämter können während der Öffnungszeiten jederzeit einen Blick in die Kasse werfen. Ganz egal, ob die Inhaber gerade vor Ort sind oder nicht. Die Nachschau ist einer von mehreren Schritten, mit denen die Finanzbehörden den Kassenbetrug eindämmen und schließlich unmöglich machen wollen. Das mag lästig sein – Sie können sich und Ihr Team aber darauf vorbereiten.

Konfrontiert mit dem neuen Kontrollmechanismus sind nicht nur die Gastronomie und Hotellerie, sondern prinzipiell alle Unternehmen, in denen mit Bargeld hantiert wird. Wer schon heute ein elektronisches Kassensystem einsetzt, hat den ersten Schritt bereits getan. Berichte und Erfahrungen der vergangenen Monate zeigen, dass die Finanzämter oft gerade jene Betriebe für eine Kassen-Nachschau auswählen, die noch mit einer traditionellen Ladenkasse arbeiten. Die Weichen in Richtung der elektronischen Abwicklung sind ohnehin unwiderruflich gestellt: Ab Januar 2020 besteht eine Meldepflicht aller elektronischen Systeme gegenüber dem Finanzamt, drei Jahre später gehört auch ein spezieller Sicherheits-Chip zu den Voraussetzungen, der nachträgliche Änderungen unmöglich macht. Ist die Umstellung in Ihrem Betrieb also noch nicht erfolgt, ist spätestens jetzt eine gute Gelegenheit, für transparente Rahmenbedingungen zu sorgen: mit einem Kassensystem, das alle Transaktionen genau und ordnungsgemäß aufzeichnet, somit also der Pflicht zur Einzelaufzeichnung nachkommt, und die anfallenden Daten schützt. Generell gilt jedoch: egal ob analog oder digital – die lückenlose Kassenführung ist unumgänglich. Eine Tatsache, die im gesamten Team unbedingt präsent sein sollte.

Denn natürlich kann es bei einer nicht angekündigten Kassen-Nachschau vorkommen, dass die Zugangsberechtigten zum Kassensystem nicht vor Ort sind. Gerade wenn man mehrere Filialen hat, empfiehlt es sich, mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den benötigten Informationen auszustatten, um den Finanzbehörden die geforderten Daten zugänglich machen zu können. Hier sind Ihre Führungsqualitäten gefragt. Setzen Sie klare Regeln, und besprechen Sie die Problematik mit Ihrem Team. Bei der Kassen-Nachschau geht es um alleTransaktionen, also auch um alle Kassen. Nicht nur der Umsatz am Standort muss berücksichtigt werden, sondern auch etwaige Einnahmen aus dem Lieferdienst oder spezieller Stationen, an denen das Laufpublikum bedient wird.

Je komplexer das individuelle Setup im Betrieb ist, desto mehr empfiehlt es sich, tagesaktuell zu arbeiten und abzurechnen. Der Arbeitstagendet mit dem Tagesabschluss. Das ist nach einer stressigen Schicht nicht unbedingt der krönende Abschluss des erfolgreichen Miteinanders, hält dafür aber die Buchhaltung aktuell und signalisiert der Finanzbehörde, dass in Ihrem Betrieb professionell gearbeitet wird. Denken Sie an den alten Spruch „Viel hilft viel“, und motivieren Sie Ihr Team, den extra Aufwand als integralen Bestandteil der alltäglichen Arbeit zu verstehen.

Natürlich sind die oben genannten Schritte die „Traumbedingungen“, um der Kassen-Nachschau angemessen vorbereitet zu begegnen. Unser Rat: Arbeiten Sie stetig an deren Umsetzung, denn a) ist Ihr Betrieb kein „schwarzes Schaf“ und b) lohnt sich der Aufwand ohnehin. Mit diesen Maßnahmen stellen Sie – oder ein Mitglied Ihres Teams – sicher, dass es bei einer Kassen-Nachschau nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt:

  • Wenn eine Kassen-Nachschau ansteht, rufen Sie Ihren Steuerberater an und bitten ihn um Mithilfe. Er kennt die benötigten Kniffe und kann auch die Kommunikation mit den Beamten angemessen betreuen.
  • Wenn der Steuerberater nicht umgehend vor Ort sein kann, gewähren Sie den Beamtinnen und Beamten Zugang zu Ihrem Kassensystem.
  • Weisen Sie auf die Geschäftszeiten hin und die damit zusammenhängenden Gegebenheiten: Ist beispielsweise ein Kassensturz gefordert, erwähnen Sie das (baldige) Schichtende und die Komplikationen im Publikumsverkehr, wenn der Kassensturz sofort erfolgen soll.
  • Ist Ihr Steuerberater nicht zugegen, machen Sie eine Kopie aller Unterlagen, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzbehörde mitnehmen.

Die Digitalisierung schreitet voran und die GoBD – die Verordnung für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – mag bei vielen als Schikane ankommen und wahrgenommen werden und ist doch Teil der Zukunft – bzw. Gegenwart. Transparenz und Nachvollziehbarkeit werden mittelfristig unser Gewerbe zum Positiven verändern. Da ist man entweder dabei oder wird vom Finanzamt geprüft – mit Folgen.

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