Wichtige Neuerungen für Betriebe ab dem 01.01.2018

Wie in beinahe jedem neuen Jahr müssen sich Unternehmen auch für Anfang 2018 mit Neuerungen bei den sie betreffenden steuerlichen Prüfungsrichtlinien vertraut machen. Im Zuge des vom Bundesrat beschlossenen Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens von Betrieben wurde die verpflichtende Einführung der Digitalen Lohnschnittstelle (§ 41 Abs. 1 Satz 7 EStG) in jedem Angestellte-beschäftigenden Unternehmen verordnet. Demnach ist der Arbeitgeber verpflichtet, bei Prüfungen der Steuerbehörden die im Lohnkonto eines jeden Arbeitnehmers aufgezeichneten steuerrelevanten Daten künftig elektronisch vorzuhalten und bereitzustellen. Das Lohnkonto ist für das Finanzamt die Grundlage für Betriebsprüfungen und die Lohnsteuererhebung. In ihm werden sämtliche für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Daten eines Arbeitnehmers, wie beispielsweise die gezahlten Bezüge und die Höhe der einbehaltenen Steuerbeträge ausgewiesen. Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, für jeden seiner Beschäftigten und jedes Kalenderjahr am Ort der Betriebsstätte ein entsprechendes Lohnkonto zu führen.

Vom 1. Januar 2018 an müssen diese Informationen über die einheitliche Digitale Lohnschnittstelle (DLS) zur Verfügung gestellt werden. Diese wurde von der Finanzverwaltung entwickelt, damit sämtliche steuerrelevanten, vom Arbeitgeber bereitgestellten Daten vom Finanzamt leichter ausgewertet werden können. Die Vereinheitlichung soll künftig dafür sorgen, dass dies unabhängig von der im jeweiligen Unternehmen verwendeten Lohnabrechnungs-Software funktioniert.

Nachdem diese Regelung bislang auf freiwilliger Basis durchgeführt wurde, gilt sie ab 01.01.2018 verpflichtend für alle Unternehmen, die Lohnkonten für ihre Beschäftigten führen. Die künftige digitale Führung und Übermittlung der DLS soll sicherstellen, dass die Daten

  •       einheitlich strukturiert und bezeichnet
  •       den Anforderungen der Steuerbehörden entsprechend
  •       unabhängig von der Lohnsteuer-Software des Arbeitgebers einheitlich

bereitgestellt werden.

Herausforderungen für Betriebe

Wie für alle Unternehmen zieht die Einführung auch für Schichtbetriebe einen zusätzlichen organisatorischen Aufwand nach sich. Erschwerend kommt für Betriebe hinzu, dass von staatlicher Seite keine Mustervorlage bereitgestellt wird. Es existiert lediglich eine technische Darstellung der Digitalen Lohnschnittstelle. Die Beschreibung der DLS ist beim Bundeszentralamt für Steuern einzusehen. Eine Prüfung der Funktionalität muss allerdings durch jedes Unternehmen selbst geschehen.

Bei älteren Softwareprogrammen zur Lohnbuchhaltung kann es sein, dass sie lediglich eine veraltete oder auch gar keine Version der DLS enthalten. Betroffene Betriebe müsse ihre Programme in diesen Fällen folglich entweder umprogrammieren oder neu erstellen, beziehungsweise kaufen. Darüber hinaus ergibt sich für alle der zusätzliche Aufwand für die permanente Datenpflege der DLS.

Um nicht steuerrechtlich in eine kritische Situation zu geraten, sollten betroffene Unternehmen deshalb folgende Fragen klären:

  •       Besitzt die Lohnverwaltung bereits eine funktionierende digitale Lohnschnittstelle?
  •       Kann die Software umprogrammiert werden, oder ist eine Neuanschaffung nötig?
  •       Welche Lohnverwaltungs-Software beinhaltet eine Digitale Lohnschnittstelle?

Bei der Prüfung eines Softwareanbieters sollten Unternehmen darauf achten, dass der reibungslose Export und die Sichtbarkeit der Daten für die Außenprüfer gegeben sind. Deshalb sollten sie sicherstellen, dass folgende Anforderungen erfüllt sind:

  •       Nachweis von Verfügbarkeit und Funktionalität der DLS
  •       Prüfung der Ergebnisse jederzeit möglich
  •       lückenlose Dokumentation aller verarbeiteten Informationen

Grundsätzlich ist ein einheitlicher Standard auch für Arbeitgeber vorteilhaft, denn auf diese Weise sinkt der Aufwand für Datennachforderungen der Außenprüfer durch die Vereinheitlichung.

Zur Zeit steht noch nicht fest, welche Sanktionen im Falle einer Nichtbeachtung der gesetzlichen Regelung drohen. Es ist jedoch damit zu rechnen, dass der Gesetzgeber vor dem ersten Geltungstag entsprechende Richtlinien erlassen wird. Nicht zuletzt deshalb sollten sich Betriebe bereits jetzt mit den Auswirkungen der Digitalen Lohnschnittstelle für ihre organisatorischen Prozesse auseinandersetzen und die nötigen Vorbereitungen treffen. Selbstverständlich unterstützt Planday Unternehmen bei der Einführung der neuen Regelung. Kunden, die bereits Plandays hilfreiche Tools zur Dienstplanung und vorbereitende Lohnbuchhaltung nutzen, können der Einführung entspannt entgegensehen, da die DLS von der Personalverwaltungssoftware von Planday bereits vor dem 01.01.2018 vollständig unterstützt wird.

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