Als Vorgesetzter sind Sie es gewohnt, parallel mit vielfältigsten Herausforderungen konfrontiert zu werden. Die Erstellung eines funktionierenden Dienstplans bildet da keine Ausnahme.

Sicher kennen Sie das: Sobald Sie die erste Fassung erarbeitet haben, trudeln Änderungswünsche bei Ihnen ein. Einer Ihrer Angestellten fragt vielleicht statt einer halben eine ganze Woche Urlaub an, ein weiterer möchte seine Schichten tauschen, während wiederum ein anderer spontan einen Arzttermin einreicht.

All das summiert sich zu unzähligen Dienstplanänderungen, die Sie nur schwer abarbeiten können, ohne Ihre eigentlichen Aufgaben zu vernachlässigen.

Dabei kommt gerade einer funktionierenden Dienstplanung hohe Bedeutung zu; führen Fehlplanungen doch schnell zu einer sinkenden Motivation Ihrer Mitarbeiter. Besonders die Übernahme unregelmäßiger Schichten kann bei Beschäftigten das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben leicht durcheinander bringen.

Neben einer sinkenden Mitarbeitermotivation leidet jedoch auch die Zufriedenheit Ihrer Kunden, wenn diese mit ständig wechselnden Ansprechpartnern konfrontiert werden. Kommt es darüber hinaus vor, dass durch Fehlplanungen Ihre qualifizierten Mitarbeiter ungleichmäßig über die Schichten verteilt werden, kann auch die Produktions- oder Servicequalität in Ihrem Unternehmen Schaden nehmen.77

Wie können Sie dies verhindern und dabei die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen, ohne zu viel Ihrer Zeit für die Dienstplanung investieren zu müssen?

Lesen Sie einfach weiter, wenn Sie erfahren möchten, wie es funktioniert.

 

Lernen Sie Ihre Angestellten kennen

Die Ausarbeitung eines effektiven Dienstplans, der die Unternehmensziele mit den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter vereint, setzt voraus, dass Sie Ihre Angestellten kennen. Nehmen Sie sich also ein wenig Zeit, setzen Sie sich zusammen und erfahren Sie mehr aus ihrem Leben über den eigentlichen Beruf hinaus.

Machen Sie sich Notizen und fragen Sie ruhig nach Besonderheiten im Privat- und Familienleben, die mit Ihrer Dienstplanung kollidieren könnten. Achten Sie dabei besonders auf die oft zeitkritische Situation von Eltern, Studenten oder Mitarbeitern, die mehrere Jobs bewältigen müssen.

Tauschen Sie dann ganz einfach die Rollen und fragen Sie ihre Angestellten, wie sie sich ihre optimale Diensteinteilung vorstellen. Auch wenn Sie wahrscheinlich nicht alle Wünsche erfüllen können, so bekommen Sie doch einen viel besseren Einblick in Ihr Team. Gleichzeitig steigern Sie durch diese Art des offenen Gesprächs die Motivation Ihrer Mitarbeiter und den teaminternen Zusammenhalt.

 

Kalkulieren Sie Ausfälle mit ein

Erstellen Sie einen Ausweichplan für Arbeitsausfälle und andere eventuelle Problemsituationen, denn auch Ihre zuverlässigsten Beschäftigten bleiben irgendwann von einer Krankheit nicht verschont. Überlegen Sie, wie Sie sich darauf vorbereiten können: Verfassen Sie eine Liste mit den Telefonnummern von verfügbaren Mitarbeitern, die im Krankheitsfall einspringen möchten und kontaktieren Sie diese dann so rasch wie möglich.

Vermeiden Sie jedoch, im Notfall immer die gleichen der auf Abruf befindlichen Mitarbeiter einzusetzen. Insbesondere, wenn es sich um sehr arbeitsintensive Schichten handelt, denn Arbeitsbelastung und Stress steigen mit jedem unregelmäßigen Einsatz.

Dazu kann eine permanente Bereitschaft Ihre Angestellten auch demotivieren: So können sie nicht frei über ihre Zeit verfügen, da stets ein Notfall eintreten kann. Ist dies dann der Fall und der Beschäftigte springt ein, empfindet er seine Arbeit vielleicht gar nicht als den selbst erwünschten Hilfsdienst, sondern als einen normalen Einsatz; schließlich war er ja für einen Ausfall fest eingeplant.

 

Überprüfen Sie Ihre Workflows

Die manuelle Erstellung Ihrer Dienstpläne nimmt mehr und mehr Ihrer Zeit in Anspruch? Dann sollten Sie überlegen, ob Sie nicht technologisch aufrüsten wollen.

Sie nutzen bereits eine Planungssoftware? Dann vergewissern Sie sich, dass deren Einteilung nicht zu Überlastungen – beispielsweise durch eine Zuordnung mehrerer Schichten auf einen kurzen Zeitraum – und damit verbundenen Ausfällen oder Fluktuation auf Seiten Ihrer Angestellten führt.

 

Veröffentlichen Sie frühzeitig

Versuchen Sie, den Dienstplan stets mit einem Monat Puffer zu verfassen. Auch wenn Sie dafür etwas mehr Zeit benötigen, Sie werden davon profitieren und später die verbrauchte Zeit locker einsparen.

Auch Ihre Angestellten gewinnen, denn es bleibt ihnen nun ausreichend Zeit zur Planung. Und dies ist extrem wichtig, schließlich sind die Unsicherheit über die eigenen Einsatzzeiten und die Angst vor kurzfristigen Änderungen die Hauptgründe für Stress und eine sinkende Mitarbeitermotivation. Durch die frühzeitige Erstellung nehmen Sie Ihren Mitarbeitern diese Last.

 

Erstellen Sie flexible, aber nicht unregelmäßige Pläne

Immer mehr Studien heben die positive Wirkung flexibler Dienstpläne auf Management und Angestellte sowie den Unternehmenserfolg insgesamt hervor. Je mehr Einfluss die Mitarbeiter auf ihren Einsatz haben, desto größer sind demnach ihre Produktivität, Motivation und Gesundheit.

Dies verbessert das Arbeitsklima in Ihrem Team und senkt die Fluktuation. Beachten Sie dabei jedoch, dass ein Mehr an Flexibilität nicht geleichbedeutend mit unregelmäßigen Einsatzzeiten ist. So bevorzugt beispielsweise eine Angestellte, die tagsüber ihr Kind betreut, vielleicht die Übernahme von vier Nachtschichten in der Woche. Wenn sie diese jedoch nicht in gleichbleibendem Rhythmus, sondern an unterschiedlichen Tagen übernehmen muss, resultiert dies schneller in wachsendem Stress und Unzufriedenheit, als wenn sie kontinuierlich immer Montags bis Donnerstags arbeiten könnte.

 

Bewerten Sie Verspätungen richtig

Regelmäßigen Verspätungen Ihrer Angestellten können Sie durch ein Gespräch oder disziplinarische Maßnahmen begegnen. Allerdings kann ein vermehrtes Auftreten auch auf Probleme in Ihrer Dienstplangestaltung hindeuten. Nutzen Sie Ihre Planungssoftware deshalb zur Analyse der individuellen Muster und entscheiden Sie dann auf Basis dieser Informationen von Fall zu Fall.

Wenn Sie die Herausforderungen einer effektiven Dienstplanung direkt angehen, verschwenden Sie später keine Ressourcen mit der Behebung all der auftretenden Problemfälle – denn Sie sind auf diese Eventualitäten bestens vorbereitet. Deshalb können Sie sich ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren, anstatt mit administrativen Tätigkeiten Zeit zu vergeuden.

Ihre Angestellten werden es Ihnen danken, ihre Motivation und Zufriedenheit wachsen. Natürlich können Sie es nicht jedem zu jeder Zeit Recht machen, aber mit der richtigen Arbeitsplan-Strategie kommen Sie diesem Ideal schon ziemlich nahe.

Kyra Kuik
Kyra Kuik Head of Content
Kyra is Planday's Head of Content. When she's not busy spinning up blog posts or editing, you can find her with a big cup of coffee, running, or admiring the charming pups of Copenhagen.