Schluss mit Whatsapp-Chats und Excel-Tabellen – VITO in Basel

Was gibt es eigentlich besseres als eine Pizza? Bis auf zwei natürlich. Oder eben eine ganze Reihe davon. Das dachten sich wohl auch Gründer Kristopher Wiegand und sein Team, als sie vor drei Jahren das Konzept für VITO auf die Beine stellten. „Einfach, schnell & gut!“ ist das Motto des jungen Gastrounternehmens, das sich dem runden Klassiker verschrieben hat. Aber Moment! Rund ist die Pizza hier gar nicht. Denn an den zwei Standorten in Basel kommt sie am Laufmeter aus dem Ofen direkt auf den Teller des bunt gemischten Publikums.

Pizza in Basel

Der Need

Umso mehr wird in der Planung und Organisation Wert auf runde Sachen gelegt.

Als die Planung für mittlerweile 50 Mitarbeiter komplexer wurde, begann das VITO-Team sich nach einem Tool umzusehen. „Wir wollten weg von unseren gefühlt 15 Whatsapp-Chats und Excel-Tabellen, die immer wieder aktualisiert und neu verschickt werden mussten“, erklärt Kristopher Wiegand, der sich auch um die Geschäftsleitung und Kommunikation bei VITO kümmert.

Die Lösung

Durch die Recherche im Internet und das Rumfragen in der Gastro-Szene stieß das Team auf Planday, das nun seit etwa zwei Monaten für alle Mitarbeiter im Einsatz ist.

Bei einem Mitarbeiter-Event wurde es dem Team vorgestellt. „Einer unserer Mitarbeiter kannte Planday aus einem anderen Betrieb und konnte so seine Begeisterung aufs Team übertragen“, erzählt der Gründer. Zur Einarbeitung liefen die alten Planungsstrukturen sowie Planday als neue Lösung einen Monat lang parallel. So bekam jeder die Möglichkeit, die Software in Ruhe zu testen und offene Fragen zu klären, bevor nach der Testphase komplett umgestellt wurde: „Wie bei jeder Veränderung erkennen einige Kollegen den Fortschrittsgedanken, während andere gleichgültig oder skeptisch sind. Auch deshalb war die Testphase, in der wir unsere Kollegen in den Veränderungsprozess einbezogen haben, sehr wertvoll.“

Kristopher Wiegand

Die Nutzung

Während die Geschäftsführer Planday für die Schichtplanung und Kommunikation nutzen, verwenden die Mitarbeiter die App, um ihre Schichten einzusehen und gegebenenfalls zu tauschen sowie ihre Stunden zu erfassen. Kristopher Wiegand übernimmt damit außerdem das Controlling und schaut sich täglich den effektiven Aufwand im Vergleich zum Umsatz an. In Zukunft soll auch die Budgetplanung für VITO über Planday laufen.

Das Resultat

„Die Lösung sorgt für eine wesentlich selbständigere Organisation innerhalb des VITO-Teams durch die Möglichkeit, Schichten unkompliziert zu tauschen. Insgesamt bedeutet Planday für uns auch weniger Papierkram, kein Chaos mehr mit den Stundenzetteln und eine übersichtlichere Stundenkontrolle. Zudem bekomme ich dank einer klaren Kommunikation nun nicht mehr 150 Whatsapp-Nachrichten“, so Kristopher Wiegand.

„Der größte Fortschritt ist aber, dass unsere Geschäftsführer jeden Tag direkt sehen, wie sie gewirtschaftet haben und dementsprechend Feedback geben und Maßnahmen ergreifen können. Das hat auch die Schichtleiter und Mitarbeiter wesentlich für das Thema Personaleinsatz sensibilisiert, ja sogar beinahe geschult.“

Pizza essen

Auch Kristopher Wiegand fühlt sich in seinem unternehmerischen Handeln sehr von Planday unterstützt, kann sofort einsehen, welche Tage gut und welche schlecht liefen – auch wenn er nicht direkt vor Ort ist: „Der tägliche Check des Personalaufwands ist meine erste Tat nach dem Aufstehen. Außerdem ist die monatliche Zusammenfassung eine enorme Hilfe. Vorher musste ich auf ein Monatsreporting meines Treuhänders warten, das erst sechs Wochen nach dem entsprechenden Monat bei mir ankam. Jetzt kann ich einfach selbst Hochrechnungen machen und Prognosen zum kommenden Monat abgeben.“ So konnte das VITO-Team den Einsatz des Personals deutlich optimieren – ohne Verluste bei der Servicequalität.

„Planday hat uns einfach geholfen, realistischer zu planen – nicht mehr nur nach Gefühl, sondern auf Basis der Zahlen. Ich würde nie wieder einen Gastrobetrieb ohne ein solches Tool führen.“

Lieber Kristopher Wiegand, wir freuen uns, das VITO-Team als Nutzer an Bord zu haben und hoffen, wir schaffen es bald mal auf eine Pizza am Laufmeter nach Basel ins VITO!

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