Heim Marketing hat es sich zur Aufgabe gemacht, individuelle Marketingstrategien für die Verlagsbranche, insbesondere für Tageszeitungen, zu entwickeln. Die Themen Kundenpflege und -service sowie Neukundengewinnung spielen dabei eine wesentliche Rolle. Um Urlaube und Dienste der verantwortlichen Mitarbeiter übersichtlich zu planen, machten sich Lisa Hansen, Projektleitung der Marketingfirma, und ihr Team auf die Suche nach einem Tool – und stießen dabei auf Planday.

Team kommuniziert

Der Need

Bei Heim Marketing findet ein essentieller Teil der Arbeit am Telefon statt. Die Zuordnung eines 66-köpfigen Teams auf nummerierte Telefonplätze muss dafür täglich koordiniert werden.

Die Lösung

Eher zufällig stößt das Team via Facebook auf Planday: „Wir waren schon länger auf der Suche nach einem Tool, welches wir genau für unsere Schwerpunkte einrichten können. Von Beginn an hatten wir einen sehr guten Eindruck von Planday. Dann haben uns die Funktionen und das Handling sehr schnell überzeugt. Unser vorheriges Tool bot nicht so viele Möglichkeiten, wie Planday es tut“, erzählt Lisa Hansen.

Die Einführung

„Um ein Gefühl für das Tool zu bekommen, haben wir direkt mit der Einführung begonnen und vieles intuitiv ausprobiert. Für den Feinschliff gab es Schulungen und zahlreiche wertvolle Ratschläge vom Planday-Team“, so die Projektleiterin. „Auch wenn die Umstellung noch im Gange ist, können wir schon sagen, dass die Reaktionen der Mitarbeiter auf Planday sehr positiv sind – vor allem weil sie nun auch von zu Hause aus beispielsweise die Dienste einsehen und Urlaubsanträge stellen können.“

Für die Leitung stellte währenddessen einzig das initiale Einpflegen der Mitarbeiterdaten sowie der bereits beantragten Urlaube einen größeren Aufwand dar. Aber laut Lisa Hansen „gab es keine Probleme in dem Sinne, denn eine Lösung war immer schnell in Sicht.“

Die Nutzung

Planday ist vor allem bei der Mitarbeiterplanung für den Kundenservice und die Neukundengewinnung im Einsatz. Die Telefonstationen, an denen das Team arbeitet, sind nummeriert und im Planday-Dienstplan mit ihrer jeweiligen Ziffer verzeichnet. So weiß jeder genau, welcher Station er für seine Schicht zugeteilt ist. Auch die Urlaubsplanung läuft über das Tool. „In Zukunft wollen wir auch die Reports noch mehr nutzen. Aus Zeitgründen kamen wir bisher noch nicht dazu“, erklärt Lisa Hansen.

Heim Marketing

Das Fazit

Da das Team von Heim Marketing noch in der Umstellungsphase ist, kann Lisa Hansen aktuell nicht konkret sagen, wie viel Zeit und Personalkosten die Marketingfirma mit Planday tatsächlich einspart. Sicher ist aber, dass „die übersichtliche Mitarbeiterplanung das wertvollste Feature für das Unternehmen ist, während die Mitarbeiter extrem schätzen, dass sie nun zu jeder Zeit von überall aus auf ihre Arbeitszeiten zugreifen können.“

Liebe Lisa Hansen, liebes Team von Heim Marketing, wir freuen uns, Sie als Kunden an Bord zu haben!

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