Der Begriff „Digitalisierung“ ist zurzeit überall und viele Gastronomen stehen vor der Aufgabe, sich dieses Themas anzunehmen. Denn dass es die Zukunft dieser Branche mitbestimmen wird, stellt kaum jemand noch infrage. Doch wie lässt es sich angehen, ohne dass die Welt der Bits und Bytes gleich überfordert? Mit diesem Beitrag wollen wir den Trend einordnen, grundsätzliche Tipps geben und etwaige Sorgen aus dem Weg räumen.

1. Digitalisierung schafft den Menschen nicht ab – im Gegenteil!

Die Gastronomie ist ein „people business“, das von der Mensch-zu-Mensch-Beziehung lebt. Und das bleibt auch so. Roboter- und Drohnenkellner, von denen bisweilen zu lesen ist, sind bizarre Ausnahmen einer Regel, die da lautet: Je digitaler unsere Welt wird, desto wichtiger wird das Analoge sein. Echte Gastfreundschaft, der persönliche Kontakt, das freundliche Lächeln der Servicekraft – das alles wird zukünftig noch relevanter. Und: Gutes Essen und gute Getränke sind vielleicht das Schönste, das die analoge „Kohlenstoffwelt“ zu bieten hat – eine sinnliche Erfahrung, die sich (bislang) nicht digitalisieren lässt. Das sollte nie vergessen werden.

2. Digitalisierung unterstützt den Gastronomen im Backoffice

Einkauf, Buchhaltung, Waren- und Lagerwirtschaft, digitales Marketing, Reservierung, Onlineshop, Kasse und Dienstplanung: In allen Bereichen, in denen es um Prozesse geht, bedeuten digitale Tools Vereinfachung, Verschlankung und nicht zuletzt Anschlussfähigkeit. Das bedeutet, dass die einzelnen Geschäftsbereiche nicht mehr, wie es in vielen Betrieben immer noch der Fall ist, separat betrachtet und gemanagt werden, sondern sich bedingen und beeinflussen: Alles baut aufeinander auf, alles steht im Verhältnis zueinander. Das wiederum benötigt ein zentrales Steuerungselement, dazu mehr in Punkt 3.

3. Cockpit-Lösungen halten Einzug in die Branche

Zentrale Steuerungstools für die gastronomische Betriebsführung sind im Kommen. Mit dem Cockpit unseres Partners METRO haben wir ein solches Tool kürzlich vorgestellt (https://www.planday.com/de/blog/moderne-loesungen-gastronomie-internorga/). Aber auch andere Unternehmen arbeiten an integrierten Lösungen oder haben sie bereits gelauncht. Losgelöst vom Produkt, für das sich ein Gastronom letztlich entscheiden mag, lässt sich sagen: Dadurch, dass die Daten und Informationen, die in den verschiedenen Bereichen entstehen, durch diese Cockpits auch für andere Bereich nutzbar gemacht werden, lässt sich Zeit und Geld einsparen.

Ein Beispiel macht das ganz schnell deutlich: Wer anhand von Reservierungsinfos, Wetterdaten und Vorjahreswerten seine Umsatzerwartungen prognostizieren kann, kauft effizienter ein, stimmt seine Teamplanung auf das erwartete Kundenaufkommen ab – und kann dementsprechend weitaus effektivere Marketingaktionen umsetzen. Um im Bild des Flugzeug-Cockpits zu bleiben: Statt eines Flugs auf Sicht, dem die Wetterlage bescheidene Grenzen setzt, steuert der digital ausgestattete Gastronom fortan mit den Instrumenten seines Cockpits – einem Radar, das hilft, Kollisionen zwischen Personaleinsatz und Umsatzerwartungen zu vermeiden.

4. Datenmanagement muss einer Strategie folgen

Was will und muss ich wissen? Welche Ziele will ich erreichen? Was brauche ich, um diese Ziele erreichen zu können? Fragen wie diese gilt es zu beantworten, bevor es ans Datenmanagement geht. So wie Unternehmen anderer Branchen auch, benötigen Gastronomen eine Strategie, um die Daten, die mittels verknüpfter Bereiche aggregiert und via Cockpit-Steuerung analysiert werden, sinnvoll zu interpretieren und für betriebswirtschaftliche Zwecke einsetzen zu können. Für die Optimierung des Einkaufs zur Kontrolle des Wareneinsatzes beispielsweise sind sehr genaue Mengeninformationen notwendig, mit denen das System „gefüttert“ werden kann. Hier steckt der Teufel im Detail oder positiv formuliert: Je genauer ich meine Fragestellung/Strategie formuliere, desto besser kann ich das System hinsichtlich der Datengewinnung ausrichten. Zudem gilt, und hier besteht der entscheidende Unterschied zum Flugzeug-Cockpit: Das System muss trainiert, laufend angepasst und stetig verbessert werden. Wer die Perfektion anstrebt, bevor das System zum Einsatz kommt, wird vermutlich niemals abheben.

5. Digitalisierungs-Setup braucht Expertise

Von keinem Gastronomen ist indes zu erwarten, dass er die digitale Expertise von Haus aus mitbringt. In der Regel liegen die Stärken in anderen Bereichen – Essen, Trinken, Service – und genau so sollte es auch sein. Weil der Trend zur Digitalisierung aber unumstößlich ist, sollte man sich externes Fachwissen dazu holen – wie bei einem Systemadministrator, der eine Computer- und Telefonanlage aufsetzt. Wer kann helfen, wer kann unterscheiden, was hilfreich ist, was nur Spielerei und was im schlimmsten Fall sogar kontraproduktiv ist? Spezialisierte Berater (die allerdings teuer sein können), technikaffine Mitarbeiter – aber auch Dienstleister, mit denen die Gastronomen bereits zusammenarbeiten. Sie alle streben eine langfristige Kooperation an und sind daher sicher willens, Ratschläge für das Setup einer solchen Infrastruktur zu geben. Wir von Planday jedenfalls sind es, sprechen Sie uns gerne an.

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