Durch ihren intensiven Einblick in die finanziellen Details ihrer Kunden sind Rechnungsprüfer und Steuerberater neben ihrer eigentlichen Tätigkeit gleichzeitig prädestiniert dafür, den betreuten Unternehmen wertvolle Tipps für ein effizientes Management ihrer betrieblichen Abläufe zu vermitteln.

Davon haben nicht nur die Firmen etwas, denn optimierte Arbeitsprozesse auf Kundenseite erleichtern dem externen Prüfer seinen Job ungemein. Zudem verstärkt die Weitergabe hilfreicher Informationen die Kundenbindung und hilft den Firmen, erfolgreicher zu sein. Wir zeigen 5 technische Anwendungen, die besonders geeignet sind, in Unternehmen wertvolle Ressourcen wie Zeit, Manpower und Kosten einzusparen.

Dienstplanung und -management vereinfachen mit Planday

Alles, was mit der Organisation von Dienstplanung und Zeitmanagement der Mitarbeiter zusammenhängt, wird mit der Software von Planday effizient erledigt. Über das Planungs-Tool können Beschäftigte wie Management die anliegenden Schichten einsehen und bearbeiten. Die Dienstpläne werden übersichtlich angezeigt und ermöglichen allen Beteiligten, stets auf dem aktuellen Stand zu sein. Änderungswünsche wie der Tausch von Schichten oder spontane Absagen aufgrund von Krankheiten können online eingetragen und von den Vorgesetzten bestätigt, beziehungsweise gemanagt werden. Darüber hinaus wird die gearbeitete Zeit minutiös erfasst, was einen idealen Blick auf die Arbeitskosten und Gehälter gewährt. Das hilfreiche Tool ist online über den Desktop oder als App verfügbar, was allen Beteiligten die Möglichkeit gibt, jederzeit und ortsunabhängig auf das System zuzugreifen.

Die effektive Verwaltung des Dienstplans sorgt durch eine reduzierte Belastung aufgrund administrativer Tätigkeiten für zufriedenere Mitarbeiter. Die Geschäftsführung wird ebenfalls entlastet und gewinnt auf diese Weise neben zusätzlicher Flexibilität wertvolle Zeit für das Management des Unternehmens. Und auch der externe Berater profitiert direkt von Planday, da er auf diese Weise alle Informationen zu Lohn- und Arbeitskosten detailliert und strukturiert vom Kunden erhält.

Zentrale Kanäle für eine effiziente Kommunikation in Unternehmen

Wer kennt es nicht, das Gestöhne über all die unterschiedlichen Kanäle, mit denen im Unternehmen kommuniziert wird. Neben Mail und Telefon gibt es meist zumindest ein weiteres betriebsinternes System zum Informationsaustausch. Keine ideale Voraussetzung zum effizienten Prozessmanagement. Inzwischen gibt es eine Reihe von Onlinetools, die die interne Kommunikation bündeln und in einem zentralen Bereich den Gesprächsverkehr sowie relevante Anlagen speichern. Anbieter wie Bitrix24, Slack oder Basecamp bieten Kunden gegen monatliche Pauschalen diesen Service, auf den auch mobil per Smartphone-App zugegriffen werden kann. Jeder für einen Bereich freigeschaltete Beschäftigte kann leicht darauf zugreifen und das Unternehmen erspart sich die parallele Pflege der diversen Kommunikationskanäle. Darüber hinaus können neben den eigenen Mitarbeitern externe Personen hinzugeschaltet und in die Kommunikation mit eingebunden werden. Auch der externe Berater wird auf diese Weise leicht in das System integriert, was seine Kommunikation mit den Ansprechpartnern im Unternehmen ungemein erleichtert. Endloses mailen oder telefonieren entfällt, dazu sind die Themen sauber an einem Platz gebündelt, was die Arbeit sehr viel effizienter werden lässt. So profitieren alle: Das Unternehmen, das nun ein optimales Tool für seine internen Kommunikationswege hat, die Mitarbeiter, die sich nur noch über ein System austauschen müssen und der Berater, der mit Hilfe der Software direkt in das Geschehen eingebunden ist.

Dokumentenmanagement, damit wichtige Papiere stets griffbereit sind

Die effektive Erfassung und Sammlung von geschäftlichen Dokumenten ist für Unternehmen unerlässlich. Nur wenn Manager stets alle relevanten Unterlagen zur Verfügung haben, können sie ihre Aufgaben effektiv behandeln. Allerdings nehmen Anzahl und Vielfalt von wichtigen Unterlagen ständig zu, was den Organisationsaufwand weiter erhöht. Wer hier nicht den Überblick verlieren will, sollte in eine Technik investieren, die ihn bei der Sammlung und Strukturierung der Papiere unterstützt.

Inzwischen gibt es eine Vielzahl von darauf spezialisierten Systemen, die oft von Unternehmensberatungen wie KPMG entwickelt wurden. Basis ist zumeist eine papierlose Datenerfassung, durch die die Dokumente zentral auf einem internen Server oder der Cloud abgelegt und für jeden Mitarbeiter verfügbar werden. Projekte lassen sich auf diese Weise sehr viel besser managen. Für den Berater hat diese Dokumentenverwaltung den Vorteil, dass er auf die für ihn wichtigen Unterlagen des Kunden leicht zugreifen kann. Die gesparte Zeit sorgt für eine produktivere Arbeit mit dem Kunden.

Die reibungslose Planung von Geschäftsterminen

Jeder Manager weiß um die Problematik einer funktionierenden Terminplanung, welche mit zunehmender Gruppengröße des Meetings immer weiter ansteigt. Auch hier behelfen sich viele Unternehmen oft noch endloser Mail-Ketten, bei denen die diversen Termine diskutiert werden. Am Ende verlieren die Teilnehmer und auch der Organisator den Überblick oder es kommt zu einer Terminfestsetzung, die weit von einer optimalen Planung entfernt ist. Das muss schon lange nicht mehr sein, denn es gibt eine Reihe kostenloser Onlinetools, mit denen Termine effektiv gemanagt werden können. Mit Doodle lässt sich dies beispielsweise ideal umsetzen. Hier können der Organisator und die Eingeladenen auf intuitive Weise einen Termin abklären und kommen rasch zu einem Ergebnis. Dieses Hilfsmittel bietet sich auch für den Berater an, denn so kann er seine eigenen Termine leicht mit dem Kunden arrangieren.

Software für die clevere Ideenfindung

Gerade wenn es um die Planung neuer Projekte oder die Optimierung existierender Prozesse geht, greifen Firmen gerne auf Brainstorming ihrer Mitarbeiter zurück. Wurde dies früher oft in zeitraubenden Sitzungen am Flipchart durchgeführt, gibt es heute moderne Tools, um dies schneller und effektiver online zu gestalten. So können Unternehmen sich mit der Software von MindMeister auf Ideenfindung begeben. Die App greift auf das Mind Mapping-Prinzip zurück, bei der Ideen virtuell visualisiert werden. Im Gegensatz zum Flipchart kann das gesamte Team jedoch orts- und teilweise auch zeitunabhängig an der Mind Map arbeiten. Die komplizierte Terminfindung entfällt und besonders Unternehmen mit Mitarbeitern an diversen Standorten sparen die ansonsten anfallenden Reisekosten. Auch die Zusammenfassung der Ergebnisse gestaltet sich sehr viel einfacher, denn die Mind Maps lassen sich unkompliziert als PDF speichern und an die Teilnehmer versenden.

Der Berater profitiert auf diese Weise bei für ihn relevanten Themen ebenfalls von den Ergebnissen und erhält zudem einen tieferen Einblick in das von ihm betreute Unternehmen. Wie die anderen genannten Werkzeuge auch macht dies das Firmenmanagement produktiver, erspart den Betroffenen wertvolle Zeit und Kosten und erleichtert dem Berater die Arbeit mit den Kunden.

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