Lederens udfordring

Der er mange udfordringer i at stå for de administrative opgaver i en virksomhed, der primært at timelønnede ansatte. Især kan det være tidskrævende at lave et vagtskema, som både passer dig og dine ansatte. Du har sikkert prøvet at bruge timevis på at lave det perfekte vagtskema, hvorefter den vigtigste medarbejder beder om ferie i den uge.

For at få en vagtplan til at fungerer, skal man have indblik i rigtig mange logistiske lag. Hvor meget personale du har brug for afhænger af, hvor travlt du regner med at I får de enkelte dage. Og medarbejdernes kvalifikationer spiller også en stor, hvis ikke afgørende rolle for, hvordan vagtskemaet kan sættes sammen.

Med så mange logistiske ender at holde styr på, kan vagtplanlægningen tage rigtig meget af din tid. Heldigvis findes der forskellige måder, du kan gøre det hele lidt nemmere og meget mere effektivt.

Planday Feature

Brug en online vagtskema skabelon

Du kan spare rigtig meget tid, ved at have en basis vagtskema skabelon, som du af erfaring ved, fungerer for både dig, virksomheden og personalet. I et vagtplanlægningssystem kan du gemme vagtskemaet som skabelon, og bruge det igen og igen.

Når du skal lave vagtskema for en ny periode, tager det dig minimal tid at trække de medarbejdere ud af vagtskema skabelonen, som har bedt om ferie eller er syge, og erstatte dem med andre. Personalet ved, hvad de kan regne med, hvilket gør det nemmere for dem at få hverdagen til at hænge sammen. Men først skal du selvfølgelig have et vagtskema, der passer til alles behov.

Planday Feature

Overblik over dine medarbejderes tilgængelighed

Det kan være svært at få både personalet og forretningens behov til at gå op i en højere vagtplan-enhed. Derfor er det en stor fordel at have et klart overblik over, hvornår dine ansatte er tilgængelige.

 

Med det rette workforce management værktøj, kan du nemt se, hvem af dine medarbejdere, der kan arbejde de enkelte dage. Du beder bare dine ansatte om at notere i appen, hvilke vagter der passer dem. Så hjælper Planday med dig med kun at lægge medarbejdere ind i vagtskemaet, de dage, hvor de faktisk kan arbejde.

 

Dit personale kan også bede om ferie igennem skemalægningsværktøjet så du ved, hvem der ikke er tilgængelig. Når du har godkendt en ferieanmodning, sørger systemet for, at den medarbejder ikke kan sættes på vagtskemaet.

Send dit online vagtskema ud i god tid

Mange virksomheder som har timelønnede ansatte, hænger vagtskemaet på i virksomheden, og det er ikke altid, det bliver hængt op i særlig god tid. Det kan skabe problemer for både medarbejdere og ledere, fordi de ansatte kan være nødt til at bede om fri eller bytte vagter i sidste øjeblik, og lederens står med opgaven at koordinere det hele.
Alt det slipper du imidlertid for med et online vagtplanlægningssystem.

Det bliver meget nemmere at sende vagtplanen ud i god tid, og du og dit personale kan løse eventuelle konflikter på forhånd. Så er alle fri for at have travlt i sidste øjeblik.

Når du har et ugentligt vagtskema, der fungerer for din virksomhed, kan du bruge det som vagtskema skabelon i vagtplanlægningsværktøjet. Så kan du bare anvende din vagtskema skabelon uge efter uge, og nøjes med at lave de tilpasninger, der er behov for, i den enkelte uge.

Planday Feature

Åben kommunikation

Kommunikation er nøglen til at få succes med vagtplanlægningen. Både ledere og personale har brug for overblik over hvem der arbejder hvornår. Hvis der er ændringer, skal alle vide det.

Workforce management-planlægning kan gøre kommunikationen mellem ledere og personale meget nemmere fordi det hele kan foregå gennem én platform. Ledere kan sende en hurtig mail eller sms til personalet, som de modtager idet, de stempler ind via vagtplan appen. Så er alle opdaterede, når vagten begynder.

Medarbejderne kan sende beskeder til lederen, hvis har spørgsmål eller lignende til vagtskemaet. Og vigtigere endnu, kan de sende beskeder til hinanden, så de kan bytte vagter eller finde en afløser. Som leder står du for den endelige godkendelse. Sådan beholder du overblikket, men slipper for at koordinere og micromanage det hele.

Ensartet vagtskema - gør brug af en vagtskema skabelon

For virksomheder med timelønnede ansatte ændrer behovet sig hele tiden, men prøv så vidt muligt at bruge den samme fremgangsmåde, hver gang du laver vagtplan. Når du har fundet frem til et vagtskema der fungerer for både din forretning og dit personale, kan du med fordel bruge planen som vagtskema skabelon i fremtiden. Når du arbejder ud fra en fast vagtskema skabelon ved personalet, hvad de kan forvente, og det forbedrer deres engagement og sænker deres stressniveau.

Derudover er der mindre fravær i virksomheder som har en fast eller ensartet vagtskema skabelon. Kolleger der jævnligt arbejder sammen, lærer også hinanden bedre at kende, og det styrker samarbejde og teamspirit.

Et fast eller ensartet vagtskema giver tryghed for medarbejderne, både med hensyn til relationer på arbejdspladsen, antal timer og løn. Alle sammen elementer, som giver bedre gladere og bedre ansatte.

Begynd en mere effektiv vagtplanlægning med vores vagtskema-system i dag.

Planday Feature

Vil du se hvad Planday kan hjælpe dig med?

Lær mere om Planday