8 tips til at få dine medarbejdere til at udfylde deres timeseddel til tiden

De fleste der har haft det daglige ansvar for timelønnede ansatte, har oplevet at det kan udfordrende at få medarbejderne til at udfylde deres timeseddel. Det er en stor del af grunden, til at souschefer og ledere tit har problemer med at få samlet alles sedler - i korrekt udfyldt stand, vel at mærke. Du har sikkert prøver alt, hvad du kan komme i tanker om, for at motivere dem til aflevere til tiden. Her kommer vores tips til at hjælpe dit personale med at huske timesedlen:

Planday Feature

1. Det skal være hurtigt

Det skal ikke tage mere end 5-10 minutter at udfylde en timeseddel skabelon. Hvis medarbejderne skal bruge en skabelon eller et system, der er langsomt eller tidskrævende, bliver de hurtigt frustrerede. For ikke at tale om den arbejdstid, virksomheden reelt set taber, fordi tiden kunne være brugt på noget mere produktivt.

Planday Feature

2. Det skal være nemt

Mange virksomheder har en kompliceret eller besværlig timeseddel skabelon som fx. en gammeldags Excel skabelon. Ved at automatisere en del af processen, bliver det nemmere for personalet at udfylde deres sedler i tide. Automatiseringen kan for eksempel ske ved hjælp af en app og et online vagtplanlægningsystem.

Planday Feature

3. ``Hvad får jeg ud af det?``

Forklar medarbejderne, hvad de får ud af at aflevere timesedlerne til tiden. Afstem dine forvetninger med dit personale og gør klart for dem, hvad grunden til at I bruger timesedler, er. Kommunikér klart, hvad de skal bruges til (og hvordan de ikke bruges). Forklar for alle, hvad I som virksomhed, får ud af at bruge dem. Ved at gøre klart hvad processen er, og hvordan de hjælper jer alle, bliver det nemmere for dine medarbejdere at forstå, og dermed bliver de mere villige til at give en hånd.

timesedler

4. Vær fleksibel

Du kan gøre det nemmere for både dig selv og dit personale, ved at begrænse hvor mange kategorier, der er på timeseddel skabelonen. Gør skabelonen kortere ved fx. at slå nogle af dine kategorier sammen. Det gør dine rapporter enklere at arbejde med, og gør det nemmere for dit personale at udfylde dem.

Planday Feature

5. Digitaliser timesedlerne

Fjern så mange manuelle processer som muligt. Det sparer rigtig mange timer, der ellers ville blive brugt på timeseddel skabeloner og administrativt arbejde. Det kan også være med til at reducere risikoen for menneskelige fejl, hvilket også sparer tid for den leder, der skal godkende timesedlerne.

Ved at automatisere timesedlerne og tidsregistreringen, bliver det også mere tilgængelige for alle, lige meget hvor de befinder sig. Det er især en stor fordel, hvis din virksomhed er spredt på flere lokationer.

6. Brug automatiserede notifikationer

Et system, som automatisk minder medarbejderne om, at det er på tide at indsende timeseddel, kan være en stor hjælp for både dig og dem. Det kan være et stort skridt på vejen til at få alle timesedler i hus til tiden.

Planday Feature

7. Spørg dine ansatte til råds

Der kan være mange forskellige grunde til at det er svært at få medarbejderne til at udfylde deres timeseddel til tiden. For eksempel kan de have brugt tiden på andre vigtige opgaver. Eller de kan have glemt det, fordi der var travlt den dag. Spørg dem hvorfor, og brug informationen som en mulighed til at finde eventuelle problemer ved din process og til at rette op på dem. Det kan være du får øje på noget, du ikke havde tænkt på før.

Planday Feature

8. Forsøg ikke at motivere ved hjælp af belønning og straf

Nogle virksomheder bruger straf, som en motivation til at udfylde timeseddel skabelonen til tiden. Det giver måske resultater på kort sigt, men det er ikke en god løsning i det lange løb. Ved at bruge et straf- eller belønningssystem, kan dit team nemt undermineres og det kan påvirke den tillid, der er mellem ledere og ansatte.

Vil du se hvad Planday kan hjælpe dig med?

Lær mere om Planday