I Planday elsker vi at tale med vores kunder, fordi det giver os mulighed for at komme endnu tættere på dem og deres helt store passion.
For nyligt satte vi os derfor sammen med Simon Elkjær, CMO hos avXperten, der lægger navn til en online forhandler af elektronik. Han tager os med på virksomhedens rejse og fortæller om den spæde begyndelse. Vi skal helt tilbage til dengang brødrene Nikolaj og Frederik Nielsen som børn blev inspireret af Legoklodser.
Fra Lego til lagerreoler i kælderen
Som så mange andre børn var Nikolaj og Frederik Nielsen i sin tid vilde med Lego. Dem brugte de gerne flere timer på. Et 40 m2 stort lokale stopfyldt med klodser i alle former og farver var ethvert barns drøm dengang. De to drenge var ikke en undtagelse, så kvadratmeterne og klodserne blev bestemt brugt flittigt.
Da Nikolaj og Frederik Nielsen bliver gamle nok, skiftes lokalet ud med en kælder, og derfra finder de første idéer vejen frem. Frederik Nielsen køber ved et tilfælde kabler fra udlandet til at eksperimentere med lys og elektroniske døre i legohuse. Han forsøger at sælge kablerne videre i Danmark og det bliver en succes.
Herefter er der ikke langt fra tanke til handling. Brødrene Nielsen beslutter sig for at lave en elektronikvirksomhed på nettet og stifter den officielt i 2006. De får hurtigt etableret kontakt til en leverandør i Tyskland, hvilket resulterer i to fyldte lagerreoler. Tre måneder senere har de allerede solgt 80% af deres varelager, og så er de ellers godt i gang med at få avXperten på tavlen.
I begyndelsen skulle brødrene holde øje med 120 forskellige varer. I dag tæller kartoteket hele 7500 af slagsen. Ikke nok med at varelageret er vokset væsentligt siden da. Det samme gør sig gældende på medarbejderfronten, hvor de på kort tid er gået fra at være to til noget af en markant udvidelse med hele 80 nye ansigter i lagerrollen.
Investerer i digital personalehåndtering
I begyndelsen varetog Nikolaj og Frederik selv stort set alle roller, og kan derfor bryste sig med et CV der tæller ledelse, bogholderi, programmering, kundeservice, HR, marketing og alt det andet imellem. Og nårh ja, de har selvfølgelig også haft lagermedarbejder-hatten på.
En udvidelse af den størrelse stiller store krav til logistik og planlægning, men bestemt også personaleadministration. Der skal ikke den store hovedregning til, før man opdager, at det både er rentabelt og langt mere bæredygtigt i det lange løb at spare tid i en tætpakket 60-timers arbejdsuge.
Her kommer Planday ind i billedet og har på mange måder understøttet den voksende og varierende arbejdsstyrke ved at spare avXperten hundredvis af timer.
Når det kommer til vagtplanlægningssystemer, kan det faktisk godt kan være noget af en udfordring at vælge det rigtige system, som kan leve op til alle behov.
Vi har derfor spurgt Simon Elkjær, hvad det var, der gjorde, at de valgte at gå lige præcis med Planday?
“Vi brugte en del tid på at netværke med andre virksomheder i forhold til at blive klogere på, hvordan vi kunne optimere vores forretning. Planday har et godt rygte blandt vores sparringspartnere”, forklarer Simon Elkjær.
Gode anmeldelser gør i mange tilfælde udslaget, men for avXperten har det også betydning, at Planday er i stand til at tilbyde en skræddersyet løsning, der matcher virksomhedens behov.
“Det faktum at Planday er grundlagt af danske entreprenører, gjorde også en forskel. Vi havde tillid til, at softwaren kunne møde vores behov på alle niveauer. Vi opdagede undervejs i processen, at en del amerikanske virksomheder ikke kunne levere strukturer, der passede til vores behov for personalehåndtering”, uddyber Simon Elkjær.
Bedre lederskab og mere frihed under ansvar til medarbejderne
For mange virksomheder kan det være et stort spring at gå fra manuelle administrationsprocesser til de automatiske af slagsen, både for ledelsen, men også for medarbejderne. Det samme gælder for avXperten.
“For at være helt ærlig, så tager det tid at vænne sig til alle forandringer. I vores tilfælde er den digitale forandring nemmere for os ledere, end det er tilfældet med vores medarbejdere. Dog ansætter vi en del unge mennesker, som er fuldstændig tunet ind på det digitale, så de har ingen udfordringer med at bruge Planday”, forklarer Simon Elkjær.
Udover at brugen af Planday har været med til at frigøre rigtig mange timer på tværs af virksomheden, har vagtplanlægningssystemet bidraget til lavere stressniveau og bedre lederskab.
“Vi elsker det faktum, at Planday automatisk trækker minutterne fra den totale arbejdstid, hvis en medarbejder eksempelvis er syv minutter forsinket. Det betyder, at vi med Planday kan minimere stress og levere en fair og langt bedre ledelse med frihed under ansvar”, fortæller Simon Elkjær.
Han fremhæver flere Planday-funktioner, der uventet har gjort personaleadministrationen meget nemmere.
“Vores lagerpersonale, der har skiftende arbejdstider hver uge, kan få overblik over deres ugentlige indtjening. På den måde kan de altid se, om lønnen matcher deres arbejdsindsats.
Det uventede element her er, at både ledelsen og medarbejderne har fuld tillid til automatiseringen. Efter et stykke tid kontrollerer de ikke engang deres arbejdsplaner længere. Hos andre virksomheder har medarbejderne oplevet, at 1 ud af 10 lønsedler altid indeholdt fejl, hvorimod det ikke er tilfældet her”, uddyber Simon Elkjær.
5 hurtige spørgsmål fra Planday om Planday
Inden vi helt kunne slippe Simon Elkjær, havde vi fem lynhurtige spørgsmål om Planday til ham, som vi var supernysgerrige at høre svaret på.
- Hvad er din favoritfunktion i Planday?
Vagtplanlægning og håndtering af vagtplaner.
- Bruger I andre integrationer ved siden af Planday?
Vi bruger Danløn til vores lønadministration.
- Hvad er den største udfordring, som Planday løser for jer?
Tid er vores knappeste ressource, eftersom at vi er en familieejet virksomhed. Derfor er tidsbesparelsen enormt vigtig for os. - Hvor meget tid har Planday sparet jer – per dag/per måned/per år?
Før i tiden havde vi et lagerpersonale, der skrev deres arbejdstimer ned på arbejdsark. Den samme procedure blev overført til lønadministrationen. Det tog kun 10 minutter dengang, vi kun var 3-4 medarbejdere, men nu hvor vi er 80, ville det tage os over 200 minutter hver 14. dag. Jeg er sikker på, at der ville komme alt for mange fejl ud af det, så Planday har i hvert fald sparet os 10 timers administrativt arbejde. Derudover bruger vi også Planday til at planlægge samt håndtere vagter og tilgængelighed. Vores medarbejdere kan vælge, hvornår de gerne vil arbejde og kan bytte vagter på egen hånd uden at skulle gennem ledelsen først.
- Hvor mange penge har I sparet med Planday?
Vi sparer ca. 17 timers arbejde, hvilket rundt regnet svarer til 7.000 kroner om måneden. Vores besparelse i forhold til arbejdsstyrke og vagtplanlægning ligger på en anslået total på 10.000 kroner og 15.000 kroner om måneden.
En god vagtplan kræver et skarpt værktøj
Der er flere årsager til, at avXperten har oplevet så stor succes og vækst de seneste par år, men for at kurven fortsat skal pege opad, er det vigtigt at investere i de mennesker, der er med til at gør en forskel for forretningen – nemlig medarbejderne og kunderne.
Ved at bruge Plandays vagtplanlægningssystem har Nikolaj og Frederik Nielsen det nødvendige værktøj til både at minimere den administrative del af personalehåndteringen og dermed gøre hverdagen meget nemmere for dem selv og alle deres medarbejdere.
De utallige arbejdstimer Planday sparer dem for, kan de nu i stedet bruge på alt det sjove – nemlig at drive deres forretning.
Vil du også se, hvordan du kan spare tid på din personalehåndtering helt gratis?
